Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Thuật ngữ “chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân” là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán và cá nhân. Cá nhân người lao động nộp thuế lần đầu sẽ còn bỡ ngỡ với thật ngữ này. Để hiểu hơn về thuật ngữ này, mời bạn xem tại bài viết bên dưới đây.

I. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là các tài liệu hoặc hồ sơ mà người lao động cung cấp cho nhà tuyển dụng. Nhũng tài liệu này nhằm yêu cầu giảm trừ một phần thuế TNCN trong thu nhập của họ. 

Các chứng từ này sẽ bao gồm: Phiếu khấu trừ, hóa đơn tạm ứng và các tài liệu khác liên quan đến việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật. 

Việc giữ chứng từ này là rất quan trọng. Đầu tiên là để bảo vệ quyền lợi của người lao động. Tiếp đó, là đảm bảo tính minh bạch trong việc tính toán thuế TNCN.

b) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có bắt buộc không?

Chứng từ để khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy. Nó có thể giúp bạn khi găp các vấn đề ảnh hưởng đến quyền lợi về khấu trừ trong thu nhập. Bạn sẽ nhận được khi tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp, cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN. 

Mục đích việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là:

• Đầu tiên, để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ này. 
• Tăng độ minh bạch và tính xác thực.
• Đây là căn cứ để bạn biết được mình đã khấu trừ khoản thuế theo quy định hay chưa. Mình có phải đóng Thuế TNCN hay không?
• Là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN tự mình đi quyết toán. (Theo dõi tại phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
• Ngược lại, nếu bạn thiếu loại chứng từ này thì khi gặp vấn đề. Bạn sẽ bị thiệt thòi về quyền lợi cá nhân mình.

Chứng từ này được lập, tồn tại dưới dạng nhiều dạng. Phổ biến nhất là chứng từ giấy (quyển biên lai) – đặt in, tự in hoặc chứng từ điện tử. 

Lưu ý: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới nhất. Nghị định có quy định về hoá đơn, chứng từ như sau: Từ ngày 01/07/2022 bắt buộc phải chuyển giấy tờ truyền thống qua sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử.

 

II. Khi nào thì lập chứng từ thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chứng từ này sẽ được lập ngay tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế TNCN, thu thuế, lê phí. Đối với tổ chức khẩu trừ thuế TNCN, bên thu thuế, phí, lệ phí, phải trách nhiệm lập chứng từ, biên lai giao cho người bị khẩu trừ thuế, người nộp thuế, phí trước đó.

Từ 01/07/2022, phải sử dụng hệ thống chứng từ điện tử đối với DN, tổ chức thực hiện khấu trừ. Đồng thời, không thực hiện các thủ tục gửi hồ sơ lên cổng thông tin HCM Tax ( Xem chi tiết hướng dẫn tại mục 2, Công văn 7563, 7564/CTTPHCM-TTHT).

 

III. Cách thức sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân.

a) Nội dung trong tờ chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Các phần có trên chứng từ, ý nghĩa của các phần đó như sau:

1. Đầu tiên là phần mở: Tên loại chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế;
2. Tiếp theo đến phần tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của bên trả thu nhập (người nộp);
3. Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, số điện thoại, MST của người nộp thuế (nếu có);
4. Quốc tịch (nếu không có quốc tịch Việt Nam);
5. Thông tin về khoản thu nhập của cá nhân người nhận, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thu nhập thực còn được nhận, số thuế đã khấu trừ;
6. Phần thông tin về thuế thu nhập cá nhân khấu trừ
7.  Ngày, tháng, năm lập giấy chứng từ khấu trừ thuế;
8.  Họ tên, chữ ký của bên trả thu nhập.

Tham khảo: Cách quyết toán thuế TNCN với các bước đơn giản, cách tính lương tháng 13 

Tham khảo: Cách quyết toán thuế TNCN online

Khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN trên thuế điện tử, thì chữ ký sẽ là chữ ký số. Trên đây là một số nội dung cần có trên chứng từ thuế TNCN. Một số mẫu khác có thể thay đổi nhưng không đáng kể.

b) Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có khái niệm như sau:

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”

Ngoài ra, quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC cũng có nêu: 

“Khấu trừ thuế là việc mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.”

Như vậy, chúng ta có thể rút ra được quy định về khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sẽ là loại giấy tờ mà tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động khi bị khấu trừ thuế TNCN về khoản thuế phải khấu trừ.
• Hình dạng: Là dạng chứng từ giấy ( hay quyển biên lai). Ngoài ra còn có thể đặt in, tự in lấy hoặc là chứng từ điện tử. 
• Hiện nay, loại chứng từ này đã được chuyển đổi từ dạng giấy thành chứng từ thuế TNCN điện tử. Bắt buộc sử dụng có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, theo nghị định 123//2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Chứng từ thuế TNCN điện tử

Các trường hợp mà cá nhân, tổ chức trả thu nhập phải cung cấp các bản chứng từ khấu trừ theo yêu cầu theo yêu cầu: (trừ trường hợp ủy quyền).

• Thu nhập là cá nhân không cư trú.
• Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Nguồn thu nhập từ các hoạt động làm đại lý bảo hiểm, bán hàng đa cấp; đại lý xổ số. Thu nhập từ hoạt động khác cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
• Từ đầu tư vốn.
• Hoạt động chuyển nhượng chứng khoán.
• Chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
• Trúng thưởng.
• Thu nhập tù việc nhượng quyền thương mại, từ bản quyền.
• Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác,… (khấu trừ 10% trước khi tiến hành trả thu nhập).

Bên cạnh đó, các trường hợp quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ như:

• Là cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc có ký hợp đồng nhưng dưới ba (03) tháng.
• Các cá nhân đều có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân bên trả thu nhập. Cấp giấy chứng từ khấu trừ thuế cho bạn theo từng lần trả thu nhập hoặc trong từng kỳ tính thuế.
• Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động trên 3 tháng: Bên trả thu nhập chỉ cần cấp cho cá nhân chứng từ khấu trừ thuế thu nhâ cá nhân trong một (01) kỳ tính thuế.

C) Khi làm mất chứng từ khấu trừ thuế thì xử lý như thế nào?

Theo quy định ban hành của pháp luật. Đối với các trường hợp làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm báo cáo mất, cháy, hỏng. Chuyển ngay báo cáo này ngay trong ngày cho Bộ phận ấn chỉ để được xem xét và xử lý giải quyết. Tùy vào trường hợp người làm mất sẽ bị đóng phạt. Khi có phát sinh tiền phạt,  thì phải sẽ lên chi cục thuế quản lý để lập biên bản và đợi xử lý theo quy định.

Tham khảo: Xử lý trường hợp làm mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Tham khảo: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế tncn

Như vậy, với bài viết trên đây Kế Toán Thuận Việt đã giúp bạn làm rõ được chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Trường hợp được lập và các quy định liên quan về loại chứng từ này. Các cá nhân, tổ chức người nộp thuế và chi trả tiền thu nhập sẽ thuận lợi hơn trong công việc. Chú ý, đối với người bị khấu trừ thuế cần yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ để bảo vệ quyền và lợi ích về sau của chính mình.