Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử như khái niêm, điều khoản, quy định sẽ được nêu chi tiết ở bài viết bên dưới đây. Cùng Thuận Việt tìm hiểu tường tận nhé.
1. Giới thiệu về xuất hóa đơn điện tử Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Khái niệm và lợi ích của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp thông tin dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng phương tiện điện tử.
Bạn có biết hóa đơn điện tử là phiên bản điện tử của hóa đơn truyền thống hay không? Nó được tạo ra và trao đổi qua các phương tiện điện tử như email, file PDF, hoặc thông qua các hệ thống và phần mềm quản lý hóa đơn. Hiện nay, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy, được cơ quan chính phủ công nhận. Là phương thức thực hiện các giao dịch thương mại.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn và vận chuyển. Tăng tính chính xác, minh bạch và quản lý dễ dàng trong quá trình xuất, lưu trữ và tra cứu thông tin hóa đơn.
Ứng dụng của hóa đơn điện tử trong kinh doanh
Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày hóa đơn điện tử được ứng dụng rất rộng rãi. Nhất là trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý như:
- Giảm tải các thủ tục và chi phí: Giúp loại bỏ quy trình in ấn, gửi, lưu trữ thông tin bằng giấy tờ truyền thống. Hạn chế phát sinh các chi phí liên quan.
- Tăng độ chính xác: Giảm thiếu sai sót không đáng có trong quá trình xuất hóa đơn. Thông tin sẽ được tự động nhập vfa xác nhận.
- Quản lý dễ dàng: Hóa đơn điện tử cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn dễ dàng hơn. Thông tin được tìm kiếm, truy xuất một cách nhanh chóng. Giúp bạn rút ngắn thời gian, công sức trong việc kiểm tra và tra cứu thông tin hóa đơn như truyền thống.
- Bảo mật thông tin: Được mã hóa và bảo mật để đảm bảo tính riêng tư và an toàn của thông tin khách hàng và doanh nghiệp.
- Tích hợp với hệ thống quản lý: Có thể tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác như quản lý kho, bán hàng, tài chính. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Hỗ trợ phân tích và báo cáo: Dữ liệu từ hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để phân tích và tạo báo cáo về hoạt động kinh doanh.
2. Văn bản pháp luật liên quan khi xuất hóa đơn điện tử
Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử được căn cứ dựa trên những văn bản luật sau:
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về quy định xuất hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2024 của Chính Phủ về văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót. Trường hợp Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về xuất hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC về thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP
- Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung của thông tư 156/2013/TT-BTC về cung ứng hóa đơn điện tử
- Hay muốn bổ sung thêm hóa đơn sử dụng theo quy định tại khoản 5, điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ
- Theo thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP về các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót
Xem thêm: Quy trình và yêu cầu để được xuất hóa đơn điện tử
Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
3. Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
Bắt buộc xuất hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2023
Theo các nguồn thông tin tin cậy từ Tổng cục Thuế: Việc xuất hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc.
Theo Nghị định số 123 đã quy định rõ: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2022. Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/07/2022”.
Hiện nay, tất cả doanh nghiệp đều phải chuyển đổi số hóa và BẮT BUỘC XUẤT HÓA ĐƠN khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện các giao dịch thương mại và không được sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán tại Thuận Việt
Cập nhật thông tin của khách hàng
Để chuẩn bị tốt các hóa đơn điện tử không xảy ra vấn đề ngay từ bước đầu tiên bạn cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra lại thông tin khách hàng trong hệ thống của bạn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Nếu thông tin khách hàng không đầy đủ hoặc chưa chính xác, hãy liên lạc với khách hàng để cập nhật thông tin.
- Bảo vệ thông tin khách hàng bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, chứng thực, và giám sát.
- Đảm bảo giữa bạn và khách hàng các thông tin này chỉ được sử dụng cho mục đích xuất hóa đơn và không được tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào.
Tuân thủ quy trình và biểu mẫu hóa đơn điện tử:
- Chủ động tìm hiểu và nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử và các quy định về xuất hóa đơn tại quốc gia hoặc cơ quan quản lý thuế.
- Xem xét các biểu mẫu hóa đơn điện tử trước khi cần sử dụng để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, yêu cầu cơ quan thuế.
- Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi xuất
- Kiểm tra các thông tin như mã số thuế, tên công ty, số tiền, ngày tháng năm xuất hóa đơn và các thông tin khác.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử: Đảm bảo rằng phần mềm hoặc công cụ được sử dụng tuân thủ quy trình và yêu cầu pháp lý.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định: Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan quản lý thuế.
4. Các QUY ĐỊNH cần tuân thủ tuyệt đối
a. Về Thời điểm Lập Hóa đơn (Quan trọng nhất)
Đây là quy định thường bị sai sót nhất và dễ bị cơ quan thuế phạt.
Lưu ý cho mô hình quán nước HKD kê khai hay doanh nghiệp: Nếu bạn dùng HĐĐT từ máy tính tiền, hóa đơn phải được xuất ngay lập tức khi khách hàng thanh toán để đảm bảo tuân thủ và rủi ro quên hoặc nhầm lẫn.
b. Về Nội dung Bắt buộc ghi trên hóa đơn điện tử:
Hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên hóa đơn – ký hiệu – ký hiệu mẫu số hóa đơn – số hóa đơn
- Tên, Địa chỉ, Mã số thuế của người bán (bên xuất hóa đơn) và người mua (nếu người mua lấy hóa đơn).
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, chi tiết theo thực tế giao dịch.
- Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá (Chưa bao gồm thuế GTGT), Thành tiền (Chưa bao gồm thuế GTGT).
- Thuế suất GTGT: Ghi rõ thuế suất áp dụng ( hoặc “Không chịu thuế/Miễn thuế”).
- Tổng cộng tiền thanh toán (Đã bao gồm thuế GTGT).
- Chữ ký điện tử của người bán (Doanh nghiệp) và người mua (trừ một số trường hợp đặc biệt).
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan
*Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử: Bạn cần chú ý điền đày đủ thông tin kê khai và chắc rằng tất cả thông tin được nhập vào hoàn toàn chính xác. Nên kiểm tra chúng lại một lần. Để tránh tình trạng sai sót, thiếu thông tin hoặc mâu thuân khác xảy ra.
Các trường hợp ngoại lệ khi xuất hóa đơn diện tử
5. Các Lưu ý Kỹ thuật và Xử lý Sai sót
a. Về định dạng và Mã của Cơ quan Thuế
- HĐĐT phải được lập bằng phần mềm và có định dạng theo quy định của Tổng cục Thuế (thường là định dạng XML).
- Đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế, bạn phải nhận được Mã xác thực từ Cơ quan Thuế trước khi gửi cho khách hàng.
b. Xử lý sai sót (Cần nắm rõ):
Khi hóa đơn đã xuất có sai sót, bạn cần xác định hóa đơn đó đã được gửi cho người mua chưa và cơ quan thuế đã cấp mã chưa.
6. Ký hiệu hóa đơn (Invoice Symbol)
Ký hiệu hóa đơn (thường là một chuỗi ký tự chữ cái và số) dùng để phân biệt các loại hóa đơn, hình thức hóa đơn, và đơn vị phát hành.
Theo quy định hiện hành về HĐĐT (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC), Ký hiệu hóa đơn bao gồm ký tự và được quy định như sau:
Ví dụ: 1C25TAZ
- : Ký hiệu mẫu số hóa đơn (Xem phần dưới).
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- : Phát hành năm 2025.
- T: Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT).
- A: Loại A.
- Z: Ký tự cố định.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn chỉ là một con số duy nhất, nằm ở đầu tiên của chuỗi Ký hiệu hóa đơn (ví dụ: số 1 trong chuỗi 1C25TAZ).
- Ý nghĩa: Dùng để phân biệt loại HĐĐT theo phương thức quản lý.
- Số 1: HĐĐT có mã của cơ quan thuế (áp dụng phổ biến).
- Số 2: HĐĐT không có mã của cơ quan thuế (áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro thấp và đáp ứng điều kiện).
- Số 3: HĐĐT đặc thù, v.v.
Tóm lại mối liên hệ:
7.Kết luận & Lưu ý
Trên đây là các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử và một số thông tin hữu ích về lợi ích và thách thức HĐĐT.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp, bao gồm: Tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng tính chính xác và minh bạch, cùng với khả năng quản lý dễ dàng.
Tuy nhiên, việc thích nghi với công nghệ và tuân thủ các quy định pháp lý là những thách thức cần được vượt qua. Để tận dụng tối đa lợi ích của xuất hóa đơn điện tử trong năm, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định mới nhất và áp dụng công nghệ sao cho phù hợp. Đồng thời, sẵn sàng đào tạo nhân viên và cải thiện quy trình nội bộ để đảm bảo sự thành công trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và sự hỗ trợ từ các cơ quan quản lý thuế, xuất hóa đơn điện tử sẽ tiếp tục trở thành xu hướng phổ biến và tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai.
Nếu bạn thấy bài viết “Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử năm 2023” của Thuận Việt hữu ích thì hãy thoe dõi chúng mình để không bỏ lỡ thông tin khác nhé.
Bạn đang cần tìm thông tin cấc khóa học hay cần một đơn vị cung cấp các dịch vụ kế toán. Kế Toán Thuận Việt sẽ giúp bạn các vấn đề này. Tìm hiểu thêm thông tin các khóa học tại đây.
KẾ TOÁN THỰC HÀNH THUẬN VIỆT
- ĐT: 028.66848185 – 0907.958.205 (Mrs Bình)
- Zalo : 0392616085
- Web: hocketoanthuchanh.com / ketoanthuanviet.com – Email:[email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/ketoanthuchanhthuanviet/
- Cơ sở Thủ Đức : VP 3.04, Lầu 3 Tòa Nhà STMOZIT, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh , TP.Thủ Đức
