Các hàm excel thông dụng trong kế toán cần mà bạn không thể bỏ qua nếu muốn công việc nhàn hạ. Chắn chắn đây sẽ làm các hàm hỗ trợ đắc lực nhất cho kế toán. Bài viết dưới đây Thuân Việt cùng bạn tìm hiểu chức năng và cách dùng nhé!
I. Tổng quan về các hàm Excel thông dụng trong kế toán
a. Sự quan trọng của các hàm Excel trong kế toán.
Excel đóng vai trò quan trọng trong công việc kế toán vì nó cung cấp một cách hiệu quả để tổ chức, tính toán, phân tích dữ liệu tài chính, tùy chỉnh linh hoạt.
Bằng cách sử dụng Excel, kế toán có thể tạo bảng tính để ghi chép thông tin, thực hiện các phép tính tự động hoặc lên sổ sách, tính lương, kho, nhập xuất hàng tồn, công nợ. Hay còn dùng để tạo biểu đồ để minh họa dữ liệu và thậm chí tạo các báo cáo tài chính phức tạp.
Excel cung cấp tính linh hoạt cao, cho phép người dùng tùy chỉnh các công thức và bố cục theo nhu cầu cụ thể. Đặc biệt, phần mềm này hoàn toàn miễn phí. Nếu thành thạo Excel thì điều này sẽ giúp bạn rất nhiều để tăng cường hiệu suất và chính xác trong quá trình xử lý và báo cáo thông tin kế toán.
b. Cách sử dụng hàm excel thông dụng trong kế toán để tăng độ chính xác và hiệu suất công việc
Excel là công cụ miễn phí và hỗ trợ đắc lực cho kế toán trong doanh nghiệp. Để tăng hiệu suất công việc cửa kế toán và độ chính xác từng con số bằng Excel. Kế toán có thể sử dụng các hàm tính toán và phân tích dữ liệu như SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, HLOOKUP, và hàm có điều kiện Sumif; countif,…. Công cụ này sẽ tự động hóa tính toán, kiểm tra điều kiện, tìm kiếm thông tin trong bảng dữ liệu, tính toán tổng các số liệu đưa ra các con số chính xác nhất. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công như sổ sách bằng giấy tờ lức trước.
Sau đây, sẽ là tổng hợp các hàm excel thông dụng nhất mà các kế toán viên của Thuận Việt đang áp dụng.
II. 10+ Các hàm excel thông dụng trong kế toán
2.1 Hàm SUM, Hàm tổng có điều kiện SUMIF
a) Hàm SUM
SUM là hàm có chức năng tính tổng trong một vùng được chọn. Đây là một trong các hàm kế toán sử dụng thông dụng nhất.
- Công thức tính:
Hàm SUM = SUM (Number 1, number 2,… number n)
Trong đó: Number 1, number 2,… number n: các số cần tính tổng.
Ứng dụng: Những công việc cần dùng hàm SUM bao gồm tính thuế, tính giá trị hàng hóa,… Hàm tính tổng hợp này có nhiệm vụ tính tổng các số trong dãy ô được chọn.
b) Hàm SUMIF
SUMIF trong Excel là hàm tính tổng có điều kiện để tính tổng những ô thỏa mãn điều kiện nhất định.
Công thức: Hàm SUMIF = SUMIF (range, criteria, [sum_range])
Trong đó:
- Range: vùng điều kiện cần được tính tổng.
- Criteria: Điều kiện
- Sum_range: Tất cả các ô cần dùng để tính tổng.
Ví dụ: Nếu bạn muốn tính tổng các số liệu doanh thu từ các đơn hàng có mã khách hàng là “A123”, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF như sau:
=SUMIF(A2:A100, “A123”, C2:C100)
– Trong đó:
A2:A100 là phạm vi các ô chứa mã khách hàng
“A123” là điều kiện bạn muốn áp dụng
C2:C100 là phạm vi các ô chứa số liệu doanh thu tương ứng
- Ứng dụng: Có chức năng tính tổng các ô có giá trị số trong vùng tính tổng mà các giá trị phải thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện cụ thể.
Lưu ý:
- Điều kiện sử dụng phải được miêu tả dưới dạng chuỗi (cần đặt điều kiện ở trong “dấu ngoặc kép”) và bắt đầu bởi các toán tử >,>=,<,<=,=,<>.
- Nếu vùng điều kiện với vùng tính tổng bị trùng nhau. Bạn không cần nhập vùng tính tổng theo công thức. Cú pháp tính hàm SUMIF sẽ là: =SUMIF(Vùng điều kiện,Điều kiện)
2.2 Hàm IF
Trong Excel hàm IF là hàm trả về giá trị 1 trong trường hợp điều kiện đúng. Đồng thời, sẽ trả về giá trị thứ 2 trong trường hợp điều kiện sai.
Được sử dụng để thực hiện các phép so sánh và sẽ trả về kết quả dựa theo điều kiện áp dụng.
- Công thức tính: =If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).
- Trong đó:
“điều_kiện” là điều kiện mà bạn muốn kiểm tra
“giá_trị_nếu_đúng” là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện là đúng
“giá_trị_nếu_sai” là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện là sai
Ví dụ: Nếu bạn muốn kiểm tra xem một số liệu có lớn hơn 100 hay không và trả về kết quả “Đúng” nếu đúng và “Sai” nếu sai, bạn có thể sử dụng hàm IF như sau:
= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.
= IF(B2>=5,“DUNG”,“SAI”) = SAI
Hàm IF rất hữu ích trong việc thực hiện các phân tích dữ liệu tài chính và áp dụng các quy tắc kế toán dựa trên điều kiện cụ thể.
2.3 Hàm MIN, MAX
Các hàm là MIN, MAX là hai hàm được xem là hàm cơ bản nhất trong 10 hàm kế toán thường dùng kể trên. Hai hàm này các chức năng giúp tìm kiếm các giá trị lớn nhất hay nhỏ nhất trong vùng dữ liệu thực hiện.
a) Hàm MIN
- Ứng dụng: Hàm MIN trong lĩnh vực kế toán được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất trong một dãy số liệu. Chẳng hạn như tìm giá trị nhỏ nhất trong danh sách các số liệu thu chi, phân tích, báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Công thức tính: = MIN(Number1, Number2…)
Trong đó “number1”, “number2”,… là các đối số chứa các số liệu mà bạn muốn so sánh để tìm ra giá trị nhỏ nhất.
- Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong các ô từ A1 đến A10, bạn có thể sử dụng hàm MIN như sau: =MIN(A1:A10)
b) Hàm MAX
Trong lĩnh vực kế toán, hàm MAX có thể được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất trong một dãy số liệu.
- Công thức: =MAX(number1, number2, …)
(Hàm MAX trả về kết quả có giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu)
Trong đó “number1”, “number2”,… là các đối số chứa các số liệu mà bạn muốn so sánh để tìm ra giá trị lớn nhất.
- Ví dụ: Tương tự như hàm MIN thì hàm MAX nếu bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong các ô từ A1 đến A10, bạn có thể sử dụng công thức như sau:
=MAX(A1:A10)
2.4 Hàm tìm kiếm theo phạm vị VLOOKUP (dò tìm theo chiều dọc)
VLOOKUP là một hàm trong các hàm Excel thông dụng trong kế toán, có chức năng dùng để tìm kiếm một giá trị trong một bảng dữ liệu. Dựa trên một giá trị khóa và trả về giá trị tương ứng từ cột khác trong hàng chứa giá trị khóa đó. Nếu X=0 thì dò tìm một cách chính xác. X=1 thì dò tìm chỉ một cách tương đối.
- Công thức của hàm VLOOKUP là: =VLOOKUP(giá trị dò, bảng dò, cột giá trị trả về, kiểu dò)
Công dụng: Tìm giá trị từ bảng cần dò tìm theo chiều dọc.
Kiểu dò tìm X = 0 hoặc FALSE: dò tìm chính xác, nếu không tìm thấy thì giá trị sẽ trả về lỗi #N/A.
Kiểu dò tìm X = 1 hoặc TRUE: dò tìm gần đúng, khi đó hàm sẽ lấy giá trị lớn nhất và gần bằng giá trị đang dò tìm nhưng sẽ nhỏ hơn giá trị dò tìm. Lưu ý, dữ liệu ở cột dò tìm thì phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
2.5 Hàm HLOOKUP
So với hàm VLOOKUP thì hàm HLOOKUP (Horizontal lookup) lại ngược lại. Tức là dò tìm theo phạm vi chiều ngang. Cú pháp của hàm HLOOKUP tương tự như VLOOKUP, nhưng nó tìm kiếm theo chiều ngang thay vì theo chiều dọc.
- Công thức: = HLOOKUP(giá trị dò, bảng dò, cột giá trị trả về, kiểu dò)
Ví dụ: hlookup = 100 & vlookup = 100
- Trong đó:
Giá trị dò: là giá trị cần tìm kiếm.
Bảng dò: là phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm và giá trị trả về.
Cột giá trị trả về: là số thứ tự của hàng trong phạm vi dữ liệu chứa giá trị trả về.
Kiểu dò: là một giá trị logic để xác định cách tìm kiếm: TRUE để tìm kiếm gần đúng (tìm kiếm xấp xỉ), FALSE để tìm kiếm chính xác. Nếu bỏ trống tham số này, Excel sẽ mặc định là TRUE.
- Ví dụ:
| A B C D
1 Product Price Stock Discount 2 A $10 100 5% 3 B $15 150 3% 4 C $20 200 7% |
=HLOOKUP(“B”, A1:D4, 2, FALSE)
- Trong trường hợp này:
“B” là giá trị cần tìm kiếm.
A1:D4 là phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm và giá trị trả về.
2 là số thứ tự của hàng trong phạm vi dữ liệu chứa giá trị trả về.
FALSE để tìm kiếm chính xác.
Kết quả sẽ trả về giá trị $15, là giá của sản phẩm B.
Một kế toán khi làm việc sẽ sử dụng hầu như trên phần mềm Excel. Nếu bạn chưa thành thạo hoặc cần cải thiện kỹ năng Excel có thể tham khảo khóa học Excel cho kế toán tại đây!
Xem thêm: Biên thể công thức của các hàm Excel thông dùng trong kế toán
2.6 Hàm đếm (COUNT), Hàm đếm có điều kiện (COUNTIF)
a) Hàm đếm (COUNT)
COUNTIF là hàm có chức năng đếm số lượng các ô đáp ứng một điều kiện, một tiêu chí trong phạm vi cụ thể.
Công thức: = COUNT(value1, [value2], …)
Trong đó: value1, value2,… là các đối tượng cần đếm.
Ví dụ:
Nếu bạn có một danh sách các số như sau: A1=5, A2=”ABC”, A3=8, A4=10, A5=”XYZ”, thì hàm COUNT sẽ trả về số lượng các ô chứa dữ liệu số trong phạm vi này.
=COUNT(A1:A5)
Kết quả trả về sẽ là 3, vì có 3 ô trong phạm vi chứa dữ liệu số.
b) Hàm đếm có điều kiện (COUNTIF)
Đối với COUNTIF là hàm đếm có điều kiện. Được sử dụng để đếm dữ liệu kiểu số lượng các ô trong một phạm vi thỏa mãn một điều kiện cụ thể.
Công thức: COUNTIF(Range, Criteria)
Trong đó:
- Range là phạm vi cần kiểm tra hay vùng dữ liệu muốn đếm.
- Criteria là điều kiện để đếm, có thể ở dưới dạng số, chuỗi văn bản , biết thức hoặc ô tham chiếu.
Ví dụ:
Nếu bạn có một danh sách các số như sau: A1=5, A2=7, A3=8, A4=10, A5=7, thì bạn muốn đếm số lượng các ô có giá trị lớn hơn 7, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF như sau:
=COUNTIF(A1:A5, “>7”)
Kết quả trả về sẽ là 2, vì có 2 ô trong phạm vi thỏa mãn điều kiện lớn hơn 7.
- Lưu ý:
COUNTIF cần thảo mãn điều kiện: Chỉ đếm và trả về kết quả với các chuỗi ký tự hơn 255 ký tự.
Criteria được đặt trong dấu ngoặc kép (“ ”), không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.
2.7 Hàm trung bình cộng AVERAGE
Hàm AVERAGE hiểu đơn giản sử dụng để tính giá trị trung bình của một dãy số. Tùy vào các trường hợp mà kế toán cần tính giá hàng hóa, mức lương trung bình hoặc bất kỳ số liệu nào khác mà kế toán cần thống kê,… Ví dụ tính phần chi phí vận chuyển hàng hoặc lợi nhuận gộp thì đây sẽ là hàm mà kế toán sẽ phải dùng đến.
- Công thức tính: = AVERAGE(number1, [number2], …)
Trong đó, number1, number2 là các dãy số cần tính trung bình.
- Ví dụ:
Nếu bạn có một danh sách các số như sau: A1=10, A2=15, A3=20, A4=25, A5=30, thì bạn muốn tính trung bình cộng của các số này. Cách dùng hàm AVERAGE như sau: =AVERAGE(A1:A5)
Kết quả trả về sẽ là 20, vì giá trị trung bình của 10, 15, 20, 25, và 30 là 20.
2.8 Hàm LEN
Trong Excel hàm LEN sử dụng để đếm số trong chuỗi văn bản
- Công thức tính: =LEN(Text)
Trong đó, text là chiều dài chuỗi văn bản mà bạn muốn đếm số ký tự.
- Ví dụ: Nếu bạn có chuối văn bản sau: A1=”Thuanviet”, A2=”Excel”, A3=”12345″
Len(“Thuanviet”) = 9
Len(“Excel”) = 5
Len(“12345”) = 5
Hàm Len() sẽ đếm tổng số ký tự có trong các chuỗi như phía trên
2.9 Hàm LEFT, RIGHT
a) Hàm LEFT
Hàm LEFT trong Excel được sử dụng để trích xuất một số lượng ký tự bên trái của một chuỗi văn bản.
Công thức hàm LEFT như sau: Hàm LEFT = LEFT(text, num_chars).
- Trong đó:
Text là chuỗi văn bản mà bạn muốn trích xuất, và num_chars là số lượng ký tự bạn muốn trích xuất từ bên trái của chuỗi.
Ví dụ:
Nếu bạn có một chuỗi văn bản như sau: A1=” Thuận Việt là trung tâm đào tạo kế toán thực hành” và bạn muốn trích xuất 9 ký tự bên trái của chuỗi này, bạn có thể sử dụng hàm LEFT như sau:
=LEFT(A1, 10) ; Kết quả: “Thuận Việt”
b) Hàm RIGHT
Hàm RIGHT trong Excel tương tự như hàm LEFT, nhưng nó được sử dụng để trích xuất một số lượng ký tự bên phải của một chuỗi các văn bản
- Công thức: = RIGHT(text, [num_chars])
- Trong đó:
Text là biểu thức thứ tự.
Num_chars là số lượng ký tự cần lấy ra từ phía bên trái hoặc bên phải của dãy text.
– Ví dụ:
Nếu bạn có một chuỗi văn bản như sau: A1=” Thuận Việt là trung tâm đào tạo kế toán thực hành” và bạn muốn trích xuất 10 ký tự bên phải của chuỗi này, bạn có thể sử dụng hàm RIGHT như sau:
=RIGHT(A1, 5)
Kết quả: “thực hành”
- Ứng dụng: Hàm LEFT, RIGHT trong kế toán có thể giúp tách hay trích xuất thông tin cụ thể từ dữ liệu chuỗi text dễ dàng. Ví dụ: Tách tên ra khỏi họ tên đầy đủ, mã sản phẩm, hàng hóa, mã nhân viên,…
2.10 Hàm AND và hàm OR
Hai hàm AND và OR là hàm sử dụng để kiểm tra một hoặc nhiều điều kiện và trả về kết quả dựa trên kết quả của các điều kiện đó.
a) hàm AND
Hàm AND kiểm tra xem tất cả các điều kiện có đúng không, và trả về TRUE nếu tất cả các đối số đều đúng, ngược lại sẽtrả về FALSE.
Công thức: And (logical1, [logical2], …)
– logical1, logical2: Là các đối 1, đối 2 các biểu thức điều kiện.
Lưu ý:
- Đảm báo các đối số của hàm có kiểu dữ liệu phù hợp.
– Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
– Nếu giá trị text hoặc Null (rỗng) thì tất nhiên những giá trị đó bị bỏ qua.
– Nếu vùng tham chiếu mà không chứa các giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!
Ví dụ:
Nếu bạn muốn kiểm tra xem một học sinh có đạt cả hai điểm Toán và Văn không, bạn có thể sử dụng hàm AND như sau:
=AND(A1>=5, B1>=5)
Trong đó A1 là điểm Toán, B1 là điểm Văn.
b) Hàm OR
Hàm OR kiểm tra xem ít nhất một trong các điều kiện có đúng không, và trả về TRUE nếu điều kiện đúng, ngược lại trả về FALSE.
- Công thức hàm OR như sau: =OR(logical1, [logical2], …)
- Ví dụ:
Nếu bạn muốn kiểm tra xem một sản phẩm có đạt doanh số bán hàng hoặc có giảm giá không, bạn có thể sử dụng hàm OR như sau:
=OR(A1>=100, B1=”Yes”)
Trong đó A1 là doanh số bán hàng, B1 là thông tin về việc có giảm giá hay không.
- Ứng dụng: Trong lĩnh vực kế toán, chúng có thể được sử dụng để kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin, tạo các điều kiện lọc trong báo cáo, hoặc thực hiện các tính toán dựa trên nhiều điều kiện logic khác nhau.
2.11 Hàm IF
Là hàm điều kiện nếu. Hàm này có chức năng sẽ trả về giá trị thứ nhất nếu điều kiện là đúng và sẽ trả về giá trị thứ hai nếu điều kiện là sai. Công thức:
Hàm IF = IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false]).
– Trong đó:
- logical_test: là điều kiện bạn muốn kiểm tra. Giá trị hoặc biểu thức có giá trị TRUE – điều kiện đúng hoặc FALSE – điều kiện sai.
- value_if_true: Giá trị mà hàm trả về nếu logical_test đúng.
- value_if_false]: Giá trị mà hàm trả về nếu logical_test sai.
Ví dụ:
Giả sử bạn muốn kiểm tra xem một học sinh có đạt điểm đỗ (>=5) hay không. Nếu điểm đỗ, bạn muốn hiển thị “Đỗ”, ngược lại hiển thị “Không đỗ”. Bạn có thể sử dụng hàm IF như sau: =IF(A1>=5, “Đỗ”, “Không đỗ”)
- Ứng dụng: Có thể sử dụng hàm để kiểm tra các điều kiện logic trong việc phận loại dữ liệu, tính toán dựa trên các điều kiện, làm báo cáo,…
IV. Kết luận
Để biết thành thạo các hàm trong Excel không phải là điều dễ dàng có thể đạt được trong một sớm một chiều. Bạn cần trải qua trường lớp hoặc các khóa đào tạo chuyên về phần mềm này.
Để có thể thuần thục các hàm Excel thông dụng trong kế toán, bạn cần nắm chắc các công thức và chức năng riêng của từng hàm. Bên cạnh đó, nắm chắc cách sử dụng của chúng, thì mới có thể áp dụng vào công việc kế toán hằng ngày.
Trên đây là hơn 10+ các hàm Excel thông dụng trong kế toán mà Thuận Việt muốn chia sẻ đến bạn. Kế toán có thể lưu lại để sử dụng và hỗ trợ trong công việc hằng ngày được thuận tiện, nhanh chóng và chính xác hơn nhé!
Nếu bạn cần các giải pháp khác để nâng cao kiến thức và kỹ năng làm kế toán thực tế có thể tham khảo vào liên hệ theo thông tin bên dưới:
- Khóa học Excel cho người chưa biết
- khóa học kế toán thực hành tổng hợp cho người mới từ A-Z
- Khóa học khai báo thuế cho chủ doanh nghiệp
- Khóa học chuyên sâu về phần mềm kế toán Excel và Misa (Chứng từ Thương Mại, Dịch vụ, Sản Xuất)
- Học thực hành BHXH và tính lương
Liên hệ nay với Thuân Việt:
Hotline: 0392616085 (Zalo) – 0907 958 205 (Ms.Bình) – Fanpage: https://www.facebook.com/ketoanthuchanhthuanviet/
