04 Trường hơp hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà

Vấn đề của bạn sẽ được Thuận Việt giải quyết tại phần thông tin dưới đây!

I. Điều kiện cần để chi phí được hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý?

Doanh nghiệp cần xác định được chi phí thuê nhà với mục đích gì và hình thức thanh toán. Vậy hạch toán tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào mới đúng?

Dựa vào mục đích được xác định trước đó mà kế toán có thể hạch toán vào các tài khoản tương ứng như sau:

• Hạch toán tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung): Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất.
• Hạch toán tài khoản 6421(chi phí bán hàng): Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán.
• Hạch toán tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp): Khi thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty
• …

Có 2 trường hợp đối tượng cho thuê nhà:

• Đối tượng thuê là Công ty: Giấy tờ sẽ bao gồm: Hợp đồng thuê, phụ lục hợp đồng, Hóa đơn và các chứng từ thanh toán.
• Đối tượng thuế là cá nhân: 
• Trong hợp đồng ghi cá nhân là người tự nộp thuế, cần có: Hợp đồng cho thuê nhà và chứng từ chứng minh thanh toán.
• Nếu trường hợp ghi bên thuê nộp thuế thay cho chủ nhà, thì cần: Hợp đồng cho thuê nhà, chứng từ thanh toán và chứng từ chứng minh nộp tiền thuế thay.
• Đặc biệt: Khi giá trị hợp đồng lớn hơn 20.000.000đ
• Nếu thuê đối tượng là công ty thì bắt buộc có hóa đơn -> Thực hiện chuyển khoản
• Nếu bên thuê  là cá nhân (không dùng hóa đơn) -> Không bắt buộc chuyển khoản 

Dựa vào các hình thức thanh toán, cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà được hướng dẫn theo các trường hợp dưới đây:

Xem thêm: Hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn

II. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà 

2.1 Trả tiền thuê trước nhiều kỳ

Tiền thuê nhà được thực hiện trả trước nhiều kỳ. Trường hợp này sẽ được kế toán hạch toán chi phí vào tài khoản 242 (chi phí trả trước). Kế toán thực hiện định kỳ và phân bổ vào tài khoản với chi phí tương ứng.

VD: Thời gian thuê văn phòng, thuê nhà từ tháng 1 – 6. Được thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) thực hiện hạch toán như sau:

• • Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng tiền).
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)
• Có TK: 331, TK 111, TK 112

– Định kỳ phân bổ các khoản chi phí đã trả trước đó:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Hạch toán tùy vào mục đích thực hiện: Thuê làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422. Thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627… Thuê nhà để bán hàng (bộ phận bán hàng) thì đưa vào 641, 6421)
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

2.2 Hạch toán tiền thuê văn phòng, thuê nhà hàng tháng 

Thực hiện hạch toán như sau:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 … (Dựa vào mục đích thực hiện thuê nhà làm gì? Mà kế toán đưa vào chi phí tương ứng)
• Có TK : 331,111, 112

2.3 Tiền trả sau

Khi tiền thuê văn phòng, nhà được trả sau. Thì kế toán thực hiện hạch toán vào tài khoản 335 (chi phí phải trả), theo tình huống dưới đây.

Ví dụ: Thuận Việt thuê văn phòng của công ty ABC/cá nhân từ tháng 1 – tháng 6. Nhưng đến tháng 6 mới thực hiện thanh toán cho công ty, thì lúc này Công ty ABC mới xuất hóa đơn). Ta thực hiện hạch toán chi phí thuê văn phòng được trả sau:

• Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Dựa vào mục đích thuê rồi đưa vào chi phí tương ứng)
• Có TK: 335 (Có phát sinh chi phí nhưng chưa thực hiện chi trả)

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)

Nợ TK 335 

Nợ TK 133

       Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)

       Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

2.4 Thanh toán trước toàn bộ chi phí 

Kế toán sẽ xác định toàn bộ chi phí phải trả cho người cho thuê văn phòng dựa vào chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê. Chi phí thực hiện hạch toán vào tài khoản 331 (phải trả người bán).

Lưu ý: Nếu trong quá trình thuê có các khoản tạm ứng tiền nhà hay trả trước. Doanh nghiệp có thể trừ số tiền đó vào phần tiền thuê nhà cần phải thanh toán. (Tiền cọc khi thuê nhà đã đặt cọc trước đó, người cho thuê phải có nghĩa vụ trả lại.

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,…

Công văn tham khảo: 

• Khoản 2 (2.5) điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:
• Theo Công văn 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015

III. Lưu ý khi hạch toán chi phí thuê văn phòng

• Để hạch toán phù hợp tiền thuê văn phòng, thuê nhà kế toán phải xác định được mục đích sử dụng.
• Chi phí thuê văn phòng sẽ gồm: Phí bảo trì, quản lý, phí thuê, các dịch vụ khác như: Chi phí điện, nước, internet,…Như vậy, cần kế toán ghi nhận và phân loại đúng với tài khoản tương tự.
• Thuê theo tháng thì hạch toán chi phí thuê văn phòng theo tháng (cuối tháng), thêu theo năm thì hạch toán theo năm (vào đầu năm).
• Hạch toán chính xác hay không cũng nhờ vào một phần trong việc nắm rõ quy định hạch toán.
• Hạch toán thực hiện khi có hóa đơn tiền thuê nhà. Thực hiện phân bổ theo thời gian sử dụng khi trả trước nhiều kỳ.
• Chứng từ thuê văn phòng gồm: Hợp đồng cho thuê nhà, các chứng từ thanh toán, hóa đơn cho thuê, các giấy tờ chứng minh chi phí phát sinh liên quan khác nếu có khi thuê văn phòng
• Khi thuê văn phòng trả sau, kế toán cần theo dõi các chi phí phát sinh trong kỳ được tính đúng.
• Đặc biệt, khi thuê văn phòng có hóa đơn GTGT, cần thực hiện hạch toán cả phần được khấu trừ và phần giá trị hàng hóa, dịch vụ khi mua vào, 

3.1 Vấn đề về thuế của chi phí thuê văn phòng

Một số lưu ý khi thực hiện hạch toán chi phí thuê văn phòng và quy định trong việc nộp thuế:

• Tổng giá trị thuê văn phòng, thuê nhà khi dưới 100 triệu/năm. Doanh nghiệp sẽ được miễn tiền thuế môn bài, thuế TNCN và thuế GTGT. 
• Ngược lại, tổng tiền thuê trên 100 triệu đồng thì phải thực hiện nộp tiền đầy đủ với 3 loại thuế trên.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà là nghiệp vụ được thực hiện khá quen thuộc. Hầu hết các công ty/doanh nghiệp đều thực hiện hàng năm. Chính vì vậy, kế toán nắm rõ kiến thức, quy định về hạch toán này để tránh sai sót về thuế.

Trên đây là những thông tin mà Thuận Việt cung cấp về hạch toán tiền thuê văn phòng, thuê nhà, kho xưởng liên quan dành cho những ai cần. Với những thông tin trên bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào thực tế.