Gần đây, cách xuất hóa đơn điện tử rất được mọi người quan tâm. Hóa đơn này được áp dụng ở tất cả các ngành thương mại, dịch vụ, sản xuất. Đòi hỏi kế toán viên phải có kiến thức, kinh nghiệm để sử dụng và áp dụng chúng hiệu quả.
Vậy bạn đã biết cách xuất hóa đơn điện tử chưa? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các thông tin về xuất hóa đơn.
Thông tin cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
I. Hóa đơn điện tử là gì? Thời điểm nào cần xuất hóa đơn điện tử?
Khái quát về hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp, kê khai, lưu trữ thông tin, khoa học và chính xác nhất. Nó giúp giảm thiểu sử dụng giấy, tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình làm việc.
Hiện hóa đơn điện tử đã thay thế cho các hóa đơn giấy truyền thống. Được sử dụng trong quá trình giao dịch, mua bán hoặc cung cấp dịch vụ/ sản phẩm.
Thay vì bạn phải viết, in và gửi bằng giấy như hóa đơn truyền thống. Giờ đây hóa đơn điện tử được tạo ra, để tiện lưu trữ, truyền tải, dưới dạng điện tử. Kèm theo là chứng thư số để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và bảo mật của thông tin. Đặc biệt đây cũng là điều mà kế toán ai cũng phải biết.
Vậy thời điểm nào thì bạn cần sử dụng đến xuất hóa đơn? Cách xuất hóa đơn điện tử, điểm cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho người mới ra sao?
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử? Nhóm ngành áp dụng hóa đơn điện tử?
Thời điểm bắt đầu áp dụng hó đơn điện tử: Bắt đầu từ ngày 1/7/2022. Việc xuất hóa đơn điện tử là bắt buộc hiện nay, đối với một số nhóm ngành kinh doanh.
Nhóm áp dụng xuất hóa đơn điện tử là:
- Ngành bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bưu chính;
- Bán buôn hàng hoá;
- Nhóm ngành: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, sắt và đường thủy.
- Cấp nước, viễn thông, thuê đất, thuê tài sản;
- Kinh doanh dịch vụ du lịch, dịch vụ dầu khí, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ giám định, dịch vụ luật.
Các điều kiện cần đáp ứng để bạn xuất hóa đơn hợp lệ:
Cần đăng ký, ký hợp đồng với cơ quan cung cấp hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính công nhận. Công ty cần có dấu và lý lịch thuế. Bộ phận kế toán cần đảm bảo làm việc theo quy định để được sử dụng hóa đơn điện tử.
Cách xuất hóa đơn điện tử
II. Các thông tin cần lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo các thông tin sau. Để hóa đơn điện tử được tính hợp pháp, hợp lệ, hạn chế sai sót.
Đối với người đảm nhiệm xuất hóa đơn điện tử lần đầu cần lưu ý các thông tin sau:
- Tên hóa đơn/ký hiệu/ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn thực hiện.
- Nhập đầy đủ tên/địa chỉ/mã số thuế của người bán.
- Nhập tên, địa chỉ và mã số thuế người mua. (nếu có)
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế gái trị gia tăng (GTGT).
- Chữ ký số của người bán, người mua.
- Thời điểm xác nhận lập hóa đơn điện tử (và thời điểm ký số hóa đơn).
- Mã cơ quan thuế (cho hóa đơn điện tử đãcó mã của cơ quan thuế).
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, khuyến mại, chiết khấu thượng mại và nội dung khác liên quan (nếu có).
- Nhập tên, mã số thuế của tổ chức muốn in hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in)
- Có đầy đủ chữ viết, chữ số và đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn.
*Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử: Cần lưu ý điền đầy đủ thông tin kê khai trên hệ thống. Đảm bảo tất cả thông tin được nhập đầy đủ, chính xác. Kiểm tra lại trước khi xuất hóa đơn điện tử.
>>>>>Xem thêm: Các trường hợp cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử mới nhất
Trên đây là các thông tin cần có trong một hóa đơn điện tử. Hãy đọc tìm hiểu kỹ, bạn sẽ hạn chế được mức độ sai sót. Tiếp theo, bạn sẽ biết được cách xuất hóa đơn điện tử cho người mới bắt đầu?
III. Quy trình 7 bước đơn giản về cách xuất hóa đơn điện tử
Trong thời đại công nghệ số phát triển hiện nay. Các phần mềm, công nghệ mới cũng được áp dụng vào ngành kế toán. Giúp công việc về BCTC, sổ sách kế toán hiệu quả và chính xác hơn. Từ đó, nâng cao được năng suất làm việc hiệu quae đáng kể.
Cách để xuất hóa đơn điện tử có thể tuân theo các bước?
Quy trình 7 bước xuất hóa đơn điện tử
Để xuất được một hóa đơn, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1. Phần mềm xuất hóa đơn điện tử phổ biến:
Phần mềm được sử dụng thông dụng nhất là Fast, Misa, VNInvoice, Giga.
>>>Xem thêm các khóa đào tạo chuyên sâu: Đào tạo kế toán thực hành máy: Trên Excel và Fast, Misa. Học thực hành trên phần phền Excel
Bước 2. Cài đặt phần mềm:
Tiến hành cài đặt phần mềm > Đăng nhập vào phần mềm:
Tiến hành cài đặt, theo hướng dẫn của nhà cung cấp để bạn có thể sử dụng phần mềm. Điền đầy đủ thông tin để sử dụng được phần mềm
Bước 3. Tạo hóa đơn:
Vào mục: Hóa đơn > Chọn Lập hóa đơn mới.
Đảm bảo các thông tin như: logo công ty, thông tin khách hàng và các mục thông tin khác cần được cung cấp đầy đủ và chính xác.
Bước 4. Nhập thông tin hóa đơn:
Nhập đầy đủ thông tin như đã cung cấp phía trên. Để xác lập một hóa đơn hoàn chỉnh.
Sử dụng giao diện phần mềm hóa đơn điện tử để nhập thông tin về hóa đơn như tên khách hàng, điểm bán hàng, sản phẩm/dịch vụ, số tiền, thuế suất, v.v…
Bước 5. Kiểm tra và xác nhận:
Kiểm tra từng phần thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác. Sau khi hoàn tất, xác nhận và lưu hóa đơn trong hệ thống.
Bước 6. Cách xuất hóa đơn điện tử:
Từ giao diện phần mềm, chọn xuất hóa đơn dưới dạng file PDF hay XML. Cuối cùng, gửi hóa đơn qua email cho khách hàng.
Bước 7. Lưu trữ và xử lý hóa đơn:
Lưu trữ các bản sao hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan quản lý thuế. Chú ý đến việc xử lý hóa đơn khi có yêu cầu hoặc khi cần tìm kiếm và tra cứu thông tin.
Lưu ý: Cách xuất hóa đơn điện tử có thể thay đổi tùy theo các phần mềm phát hành hóa đơn. Việc bạn cần làm là tìm hiểu kỹ, tuân thủ đúng quy định.
Nếu bạn đang tìm các khóa học ngắn hạn Thuận Việt tại đây: Danh sách khóa học,khóa thực hành tổng hợp từ a -z, khóa học ngắn hạn, khóa báo cáo thuế,…
Hãy cập nhật các kiến thức này để trang bị thêm kỹ năng cho bản thân. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về cách xuất hóa đơn điện tử.
Inbox hoặc liên hệ Thuận Việt qua số hotline để được giải đáp các vấn đề thắc mắc liên quan. Hoặc theo thông tin cung cấp bên dưới.
KẾ TOÁN THỰC HÀNH THUẬN VIỆT
- ĐT: 028.66848185 – 0907.958.205 (Mrs Bình)
- Zalo : 0392616085
- Web: hocketoanthuchanh.com – https://ketoanthuanviet.com/ – Email:[email protected]
- VP 3.04, Lầu 3 Tòa Nhà STMOZIT, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP.Thủ Đức
