Chi phí xăng xe là khoản chi phí thường phát sinh trong doanh nghiệp hay đi công tác. Nhiều doanh nghiệp tận dụng xe giám đốc để phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại công ty đó. Vậy khoản tiền xăng xe có được tính vào chi phí công ty hay không? Điều kiện để được khấu trừ chi phí xăng xe? Cách định khoản,…
Để biết cách đưa vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.Bài viết dưới đây Thuận Việt sẽ nêu chi tiết và hướng dẫn bạn cách xử lý khoản phí này hợp lý.
1. Điều kiện để chi phí được khấu trừ
Doanh nghiệp muốn được khấu trừ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp, cần nắm rõ các điều kiện sau để thực hiện đúng với quy định pháp luật :
“Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi phí thực tế trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khoản chi nhằm mục đích phục vụ quốc phòng và an ninh theo đúng quy định của pháp luật.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Được thể hiện dưới hình thức hóa đơn chứng từ theo quy định của pháp luật.
- Đối với những chi phí phát sinh có giá trị từ > 20 triệu, thì cần có chứng từ thanh toán, thực hiện theo phương thức thanh toán không bằng tiền mặt. Trừ các trường hợp mà pháp luật quy định.
- Hóa đơn thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm: Chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ khác được quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT- BTC.
2. Điều kiện, chứng từ xăng xe có được tính vào chi phí hợp lý
a) Khấu trừ thuế xăng xe cho Xe mượn/ thuê
TH1: Doanh nghiệp mượn xe của giám đốc công ty
Để “hợp thức hóa” chi phí sử dụng xe, doanh nghiệp thực hiện theo các cách sau:
- Ký hợp đồng mượn xe: Trường hợp này chỉ được khấu trừ chi phí xăng xe mà thôi. Trong đó nêu rõ tiền xăng do công ty chi trả thì chi phí tiền xăng thực tế phát sinh có hóa đơn hợp phá. Đồng thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu sau để cung cấp cho cơ quan thuế khi cần:
- Hợp đồng mượn xe
- Định mức sử dụng nguyên liệu
- Lịch trình sử dụng xe
- Hóa đơn GTGT tiền xăng xe
- Ký hợp đồng thuê xe: Doanh nghiệp thực hiện cung cấp hồ sơ như thuê xe bình thường. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải nộp các loại thuế liên quan đến hợp đồng thuê xe nếu giát trị thuê >100 triệu/năm, như: Thuế GTGT; TNCN…
(Các giấy tờ cần thiết cũng giống như trường hợp ký hợp đồng mượn xe)
TH2: Thuê xe
- Hợp đồng cho thuê xe
- Hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng khi thuê xe
- Các chứng từ thanh toán
- Mục đích thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Để chi phí xăng xe khi đi thuê được tính là chi phí hợp lý. Doanh nghiệp cần bổ sung thêm một số chứng từ, như:
- Lịch trình hoạt động
- Các chỉ số định mức sử dụng nhiên liệu của xe
- Tổng hợp số KM xe chạy vào cuối tháng>>> Để xác định số nhiên liệu tiêu thụ trong một tháng.
- Hóa đơn GTGT của xăng
Trên đây là bài viết liên quan đến chi phí xăng xe được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu bạn có những thắc mắc cần tư vấn hãy liên hệ trực tiếp với công ty Luật Thái An để được tư vấn tốt nhất.
b) Khấu trừ thuế xăng xe khi Xe thuộc sở hữu của doanh nghiệp
Trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây để đưa vào chi phí hợp lý:
- Lịch trình sử dụng xe
- Bảng kế hoạch có đăng ký sử dụng xe đi công tác
- Định mức sử dụng nguyên liệu
- Hóa đơn GTGT tiền xăng xe
- Bảng tổng hợp số KM xe chạy >>>> Để xác định số nhiên liệu tiêu thụ trong một tháng
- Bản xác nhận giao hàng bằng xe
c) Định khoản
Căn cứ vào mục đích sử dụng xe, ghi nhận vào chi phí liên quan:
Nợ TK 642
Nợ TK 641
Nợ TK 133 (Nếu có)
Có TK 111, 112
>>> Xem Thêm: Chi phí tạm ứng lương cho nhân viên
3. Bộ chứng từ chung thuê mượn xe
+ Hợp đồng thuê/ mượn xe
+ Các hoá đơn, chứng từ mua xăng xe
+ Các chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật
+ Quyết định đi công tác của nhân viên
+ Lệnh điều xe của công ty
+ Lịch trình xe đi
+ Giấy đi đường, lộ phí đường
+ Bảng tiêu hao định mức xăng xe
Những thông tin căn cứ:
- Căn cứ Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính
- Khoản 3 và khoản 4 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT- BTC
- Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC
Trên đây là những thông tin cần thiết về chủ đề liên quan đến: “Xăng xe có được tính vào chi phí hay không”. Đọc và áp dụng vào công ty của mình khi cần thiết nhé!
Nếu bạn có những thắc mắc khác cần tư vấn. Hãy để lại bình luận bên dưới, Thuận Việt sẽ giúp bạn giải đáp kịp thời.
Bài viết được quan tâm: Học kế toán thực hành thực tế tại TP.HCM
Mọi thông tin khác xin liên hệ Thuận Việt qua:
📲Hotline: 028.66848185 – 0392.616.085 (Thuận Việt)
🌐Website: hocketoanthuchanh.com – ketoanthuanviet.com
📍FB khóa học: Kế Toán Thực Hành Thuận Việt
📍FB dịch vụ & pháp lý: Kế toán thuế – THUẬN VIỆT
✉️Email: [email protected]