ĐIỀU KIỆN KHẤU TRỪ THUẾ GTGT ĐẦU VÀO (CẬP NHẬT CHUẨN)

Khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào là quyền lợi hợp pháp giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí vận hành và tối ưu dòng tiền. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy định pháp luật mới nhất. Doanh nghiệp rất dễ bị cơ quan thuế loại chi phí, truy thu và xử phạt hành chính khi quyết toán. 

Bài viết này, Kế toán Thuế Thuận Việt sẽ tổng hợp chi tiết các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới nhất năm 2026 và những lưu ý cốt lõi kế toán cần biết.

I. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào là gì?

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào là phương pháp xác định số thuế GTGT thực tế doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước. 

Cách tính số thuế GTGT phải nộp bằng Tổng số thuế GTGT đầu ra trừ đi Tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trong đó:

• Thuế GTGT đầu vào: Số thuế ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ, chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài.
• Nguyên tắc cốt lõi: Chỉ những hóa đơn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT mới thuộc diện được xét khấu trừ.

II. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới nhất 2026

Theo quy định tại Luật Thuế GTGT mới nhất (Luật số 48/2024/QH15) áp dụng cho năm 2026 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/07/2025. Doanh nghiệp muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Điều kiện 1: Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế

• Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT điện tử hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào (đã được tra cứu hợp lệ trên Hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế).
• Hoặc có chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nhà thầu nước ngoài theo quy định.

Điều kiện 2: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

• Quy định ngưỡng thanh toán: Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
• Các hình thức thanh toán được chấp nhận:
  • Chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của bên mua sang tài khoản ngân hàng của bên bán (tài khoản đăng ký/thông báo hợp lệ).
  • Thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, ví điện tử đăng ký dưới tên doanh nghiệp.
  • Phương thức bù trừ công nợ, gạt nợ (phải được quy định rõ trong hợp đồng và có biên bản đối soát công nợ hợp lệ).

Lưu ý đặc biệt năm 2026: Trường hợp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp có tổng giá trị lớn hơn 5 triệu đồng trở lên thì toàn bộ các hóa đơn trong ngày đó bắt buộc phải chuyển khoản, dù có hóa đơn dưới 5 triệu.

Điều kiện 3: Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế

• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ toàn bộ.
• Đối với tài sản cố định, hàng hóa dùng chung: Trường hợp dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT thì doanh nghiệp phải hạch toán riêng. Nếu không hạch toán riêng được thì số thuế đầu vào được phân bổ theo tỷ lệ % doanh thu chịu thuế so với tổng doanh thu.

Điều kiện 4: Thông tin trên ghi trên hóa đơn

• Các thông tin liên quan đến: Tên, mã số thuế và các thông tin của doanh nghiệp khác,..  phải chính xác, phù hợp hồ sơ thực tế.

BẢNG TÓM TẮT CÁC ĐIỀU KIỆN ĐƯỢC KHẤU TRỪ

Điều kiện	Nội dung cần kiểm tra
1. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp	Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
2. Thanh toán không dùng tiền mặt	Hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
3. Thông tin trên hóa đơn	Tên, mã số thuế và các thông tin của doanh nghiệp phải chính xác, phù hợp hồ sơ thực tế.
4. Phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT	Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

 

* Lưu ý: 

1. Xác định hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên:

• 01 hóa đơn: Tổng giá thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Nếu hóa đơn chỉ vài trăm nghìn hay 2-3 triệu, nhưng gộp lại cùng 1 nhà cung cấp trong ngày vẫn 5 triệu Bắt buộc phải chuyển khoản.
• Nếu hóa đơn mua vào từ tròn 5 triệu đồng trở lên Bắt buộc thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử công ty…) mới được khấu trừ.

2. Một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

• Chuyển khoản qua ngân hàng.
• Bù trừ công nợ có đầy đủ chứng từ.
•  Thanh toán qua ví điện tử/cổng thanh toán điện tử theo quy định.

III. Các trường hợp đặc biệt về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

1. Hóa đơn bỏ sót chưa kê khai

Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn GTGT đầu vào của các kỳ trước bị bỏ sót vẫn được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

2. Thuế GTGT của tổn thất không hoàn lại

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị tổn thất không được bồi thường (do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, hết hạn sử dụng…) vẫn được tính khấu trừ nếu có đầy đủ hồ sơ, biên bản kiểm kê và tài liệu chứng minh theo quy định.

3. Hóa đơn mua vào của doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế

Nếu bên bán thuộc danh sách doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, bỏ trốn hoặc vi phạm hóa đơn:

• Cơ quan thuế sẽ tạm dừng khấu trừ.
• Doanh nghiệp phải giải trình, chứng minh giao dịch là có thật. Như việc doanh nghiệp phải có hợp đồng, chứng từ giao nhận hàng hóa, chứng từ chuyển khoản ngân hàng thực tế, thì mới được tiếp tục khấu trừ.

IV. Những sai sót phổ biến khiến doanh nghiệp bị LOẠI thuế GTGT đầu vào

STT	Hành vi sai sót	Hậu quả pháp lý
1	Chuyển khoản bằng tài khoản cá nhân của Giám đốc/Nhân viên cho bên bán.	Không đủ điều kiện chứng từ thanh toán ngân hàng Bị loại toàn bộ thuế GTGT đầu vào.
2	Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn gộp trong ngày >5 triệu đồng.	Bị loại thuế GTGT của toàn bộ các hóa đơn phát sinh trong ngày đó.
3	Mua hàng của doanh nghiệp bỏ trốn, hóa đơn sai thời điểm.	Bị loại thuế, phạt vi phạm hành chính và truy thu tiền chậm nộp.
4	Không phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung cho hoạt động không chịu thuế.	Khai sai nghĩa vụ thuế Bị ấn định lại số thuế phải nộp.

>>> INBOX NHẬN BÁO GIÁ NGAY tại Thuận Việt hoặc liên hệ Hotline: 0392616085 (CSKH).

• Dịch vụ tham khảo:

Dịch vụ báo cáo thuế trọn gói tại TP.HCM
Rà soát và hoàn thiện sổ sách kế toán từ A-Z.

V. Câu hỏi thường gặp về khấu trừ thuế GTGT

5.1 Hóa đơn dưới 5 triệu thanh toán tiền mặt có được khấu trừ không?

Bạn hoàn toàn được khấu trừ nếu hóa đơn đó DƯỚI 5 TRIỆU ĐỒNG và tổng các hóa đơn mua trong ngày cùng 1 bên cũng DƯỚI 5 TRIỆU ĐỒNG. (Xem lại ở Mục II)

5.2 Hóa đơn đầu vào phát sinh từ năm trước chưa khai thì năm nay có được khấu trừ không?

CÓ, bạn vẫn được kê khai khấu trừ bổ sung.

• Cơ sở pháp lý: Pháp luật thuế hiện hành cho phép doanh nghiệp khi phát hiện hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót của các kỳ tính thuế trước thì được kê khai, khấu trừ bổ sung vào kỳ tính thuế phát hiện sai sót (hoặc kê khai bổ sung vào đúng kỳ phát sinh hóa đơn).
• Điều kiện bắt buộc: Việc kê khai bổ sung này phải được thực hiện trước khi Cơ quan Thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế. Nếu Cơ quan Thuế đã công bố quyết định kiểm tra thì hóa đơn bỏ sót đó sẽ không còn được đưa vào khấu trừ.

5.3 Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty bán có được tính khấu trừ không?

KHÔNG được tính khấu trừ (Trừ 1 trường hợp ngoại lệ có quy chế nội bộ rõ ràng).

• Quy định chung: Bản chất của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là giao dịch thanh toán phải đi từ Tài khoản ngân hàng của Bên mua (đã đăng ký/thông báo với cơ quan thuế hoặc mang tên pháp nhân doanh nghiệp) sang Tài khoản ngân hàng của Bên bán. Do đó, việc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân (Giám đốc, nhân viên) sẽ bị tính là không đúng quy định và bị loại toàn bộ số thuế GTGT đầu vào.

• Trường hợp ngoại lệ duy nhất: Nếu doanh nghiệp có Quy chế tài chính nội bộ / Quy định giao việc bằng văn bản cho phép cá nhân (như nhân viên đi công tác) tạm ứng hoặc dùng tiền cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho công ty, sau đó công ty thực hiện thanh toán lại cho cá nhân này qua ngân hàng (có đầy đủ chứng từ tạm ứng, hoàn ứng, hóa đơn mang tên công ty) thì số thuế GTGT đầu vào đó mới được chấp nhận khấu trừ.

ĐỂ XỬ LÝ KHI BẠN ĐANG GẶP TRẮC TRỞ VỀ KẾ TOÁN THUẾ VÀ HÓA ĐƠN KHẤU TRỪ THUẾ GTGT?

Việc kiểm tra và rà soát tính hợp pháp của hóa đơn GTGT đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu sâu sắc về Luật Thuế. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu thanh toán hoặc phân bổ chi phí có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng chục đến hàng trăm triệu đồng.

Hãy để Kế toán Thuế Thuận Việt đồng hành và bảo vệ dòng tiền cho doanh nghiệp của bạn bằng cách:

• ✅ Hỗ trợ rà soát lại hệ thống hóa đơn đầu vào/đầu ra khi sử dụng dịch vụ Rà soát sổ sách.
• ✅ Tư vấn tối ưu số thuế GTGT được khấu trừ hợp pháp, an toàn tuyệt đối.
• ✅ Dịch vụ Kế toán – Báo cáo thuế trọn gói từ A-Z, đại diện giải trình trực tiếp với Cơ quan Thuế.

Điều bạn có thể thấy đầu tiền là việc 1 bộ phận kế toán giàu kinh nghiệm phụ trách công việc và một bộ sổ sách chuẩn chỉnh trong năm tài chính.

👉 LIÊN HỆ ZALO / HOTLINE: 0392 616 085 – Kế Toán Thuận Việt bạn nhé! Nhận ngay tư vấn trực tiếp từ Chuyên gia Kế toán Thuế – Ms.Bình và bảng báo giá nhanh chóng.

Với kinh nghiệm 15 năm và cộng tác hơn 500+ khách hàng mỗi năm. Hãy để đội ngũ KẾ TOÁN THUẬN VIỆT bảo vệ sổ sách và dòng tiền doanh nghiệp khỏe mạnh.