Kế toán bảng lương (hay kế toán tiền lương) là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của mọi doanh nghiệp. Ngoài công việc phải ghi chép, tính toán và quản lý phần lương cho nhân viên. Thì kế toán tiền lương còn ảnh hưởng đến phần chi phí hoạt động, có tác động đến sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên. Đây cũng là một bộ phận quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, tổ chức.
Bài viết dưới đây Thuận Việt sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc của một kế toán lương là gì? Những lưu ý trong trong công việc đối với vị trí kế toán tiền lương là gì?
1. Kế toán bảng lương là gì?
Kế toán bảng lương là quá trình ghi chép, phân tích và báo cáo tất cả các khoản thanh toán cho nhân viên trong một tổ chức. Tiền lương là số tiền mà nhân viên nhận được từ công ty. Thường được tính theo giờ, theo tháng và bao gồm cả các khoản phụ cấp, tiền thưởng.
Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo rằng mỗi nhân viên được trả lương đúng hạn và chính xác.
2. Nghiệp vụ kế toán bảng lương (tiền lương) tại công ty
2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương sẽ bao gồm:
- Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời về tình hình sử dụng lao động, số lượng lao động.
- Xây dựng thang bảng lương và tính toán mức lương chính xác. Soạn thảo và phát hành bảng lương hàng tháng hoặc theo chu kỳ của từng công ty
- Xác định số tiền lương mà nhân viên sẽ nhận khi đi làm. Dựa trên số giờ làm việc, hợp đồng lao động và các yếu tố khác.
- Khấu trừ thuế và bảo hiểm: Tính toán và khấu trừ các khoản thuế TNCN (nếu có), khấu trừ BHXH và các khoản khác theo quy định.
- Theo dõi phụ cấp và lương thưởng nhân viên, các khoản thanh toán khác phát sinh.
- Tính toán và phân bổ các khoản tiền, khoản trích cho BHXH, BHYT, KPCĐ và chi phí dành cho sản xuất kinh doanh.
- Lập báo cáo liên quan đến chi phí lao động, tiền lương và các khoản khấu trừ để phục vụ cho việc quản lý và kiểm tra. Để có cái nhìn chung phân bổ quỹ tiền lương, BHXH, BHYT,…
- Hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến lương với nhân viên. Theo dõi và cập nhật thay đổi trong chính sách thuế về tiền lương, lao động.
>>> Xem thêm: Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
2.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động
- Xây dựng chính sách tạm ứng lương cho nhân viên: Quy định, điều kiện, mức tạm ứng và thời gian hoàn trả,…
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu tạm ứng lương của nhân viên
- Theo dõi và lập báo cáo tình hình tạm ứng lương nhân viên.
2.3 Quản lý kỳ lương, tính lương của người lao động
Dựa vào thông tin của người lao động. Kế toán bảng lương (tiền lương) cần xây dựng kỳ lương cho nhân viên chuẩn xác ( ngày bắt đầu, ngày kết thúc). Xây dựng cách tính giờ làm, tiền lương ngày lễ, Tết, tiền thưởng,…
- Xác định các khoản được cộng thêm và thu nhập hoặc giảm thêm để trừ trực tiếp vào lương thực trả
- Xác định các khoản người lao động tạm ứng lương, để cập nhật vào bảng lương tạm tính thực lãnh
- Thực hiện các nghĩa vụ cần nộp liên quan cho nhà nước trực tiếp khấu trừ vào tiền lương. Các khoản như: Thuế TNCN, đóng BHXH,…)
- Xác định các khoản thu nhập ngoài (nếu có) để phục vụ cho quyết toán TNCN vào cuối năm
3. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương như thế nào?
Quy trình trả lương cho người lao động được thực hiện, như sau:
✅B1: Chấm công: Bộ phận chấm công sẽ đảm nhiệm việc chấm công cho nhân viên hằng ngày. Có thể bằng việc điểm danh hoặc bằng máy chấm công.
✅B2: Xác định, tính toán tiền lương dựa trên bảng chấm công
✅B3: Lập bảng thanh toán lương, thưởng, khoản giảm trừ phải nộp cụ thể phải trả. Tiếp theo là lập báo cáo cho kế toán trưởng duyệt.
✅B4: Chuyển tiếp cho giám đốc duyệt và ký vào bảng lương đó.
✅B5: Căn cứ theo bảng lương được duyệt tiến hành trả lương cho người lao động.
✅B6: Nếu nhận tiền mặt, NLĐ nhận lương và ký tên.
4. Những lưu ý khi làm kế toán bảng lương (tiền lương)
Đối với công việc kế toán tại một công ty, dù ở vị trí nào thì tính chất công việc luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ và độ chính xác cao. Do đó, quá trình làm việc cũng đòi hỏi một số lưu ý sau:
- Cập nhập thông tin, chính sách lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên. Các yếu tố liên quan khác ảnh hưởng đến phụ cấp, lương.
- Xây dựng một quy trình tính lương hiệu quả, mà người lao động cũng có thể hiểu
- Chú ý đến các chính sách tới lao động thời vụ và thử việc.
- Nắm thông tin về các khoản thu nhập chịu thuế và được giảm trừ cho người lao động
- Hiểu rõ cách tính và khai thuế
- Luôn cập nhật thang bảng lương mới nhất, các thủ tục đăng ký BHXH cho CBCNV
- Tìm hiểu thêm một số thông tin liên quan đến nghiệp vụ nhân sự tại công ty.
5. Nội dung khóa học kế toán lương tại Thuận Việt
Phần 1: Tiền lương và quy chế xây dựng tiền lương
- Thực hành tính lương : thiết kế bảng lương và các báo cáo liên quan đến lương (bảng chấm công, bảng theo dõi phép năm, phiếu chi lương)
- Xây dựng hệ thống lương
- Thực hành lập bảng tính lương bằng excel
Xem thêm: Khóa kế toán tiền lương và BHXH tại Tp.HCM
Phần 2: Thuế thu nhập cá nhân và đăng ký mã số thuế, người phụ thuộc
- Thực hành đăng ký MST TNCN, mã số người phụ thuộc
- Thực hành tính thuế TNCN cho NLĐ phải nộp thuế TNCN
- Tìm hiểu về những trường hợp được khấu trừ thuế TNCN
- Nguyên tắc khấu trừ, điều kiện xác định các khoản giảm trừ, căn cứ tính thuế TNCN
- Những việc cần làm khi quyết toán thuế TNCN vào cuối năm
- Quy trình tính thuế và quyết toán thuế TNCN.
6. Câu hỏi liên quan đến kế toán bảng lương (tiền lương)
6.1 Loại tài khoản chính nào để tính lương?
Tài khoản 334 được sử dụng nhiều nhất để phản ánh các khoản lương phải trả cho NLĐ:
Phát sinh bên Nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của NLĐ, các khoản tiền lương được thanh toán. Trừ các khoản: tạm ứng lương, trích bảo hiểm và khoản thuế TNCN.
Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng lương cho nhân viên;
Số dư bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho NLĐ.
6.2 Các chế độ đãi ngộ nào được áp dụng cho nhân viên?
Các chế độ đãi ngộ có thể bao gồm thưởng cuối năm, phúc lợi sức khỏe, chế độ nghỉ phép và các khoản hỗ trợ khác.
6.3 Những khoản nào cần khấu trừ từ lương ?
Các khoản khấu trừ từ lương bao gồm thuế TNCN, BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ khác theo quy định của công ty hoặc pháp luật.
Kế toán bảng lương ( kế toán tiền lương) không chỉ là một nhiệm vụ hành chính. Nó còn là một yếu tố chiến lược trong quản lý doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về quy trình kế toán tiền lương này, sẽ giúp người quản lý có những quyết định phù hợp tới nguồn tiền của doanh nghiệp.
Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn cái nhìn rõ ràng, toàn diện hơn về kế toán bảng lương.
Liên hệ dịch vụ kế toán tiền lương, dịch vụ doanh nghiệp khác tại Thuận Việt:
CÔNG TY KẾ TOÁN THUẾ THUẬN VIỆT
– SĐT: 028.66848185 – 0392616085 (Zalo)
– Hotline: 0907.958.205 (Ms.Bình)
– Zalo OA: Kế toán Thuận Việt
– Địa chỉ: VP 3.04, Lầu 3 Tòa Nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh,Thủ Đức.
– Email: [email protected]