Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khách hàng hợp lý

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khách hàng vào những dịp lễ Tết cuối năm,… Hằng năm việc biếu tặng quà cho nhân viên, khách hàng là một trong những hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp. Nhưng cũng gặp không ít khó khăn trong việc đưa vào chi phí cho doanh nghiệp. Việc tặng quà này doanh nghiệp có phải xuất hóa đơn không? Cách để xuất hoá đơn quà tặng nhân viên như thế nào? Đừng bỏ lỡ bài viết với những thông tin hữu ích được Thuận Việt cung cấp dưới đây nhé!

Căn cứ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.

I. Có phải xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên hay không?

Điều khoản mới căn cứ tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC, nói về quy định xuất hóa đơn quà tặng, như sau:

Trích tại Điều 4: Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

[…]

>>> Như vậy, doanh nghiệp phải thực hiện xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên.

Trong điều, khoản cũ (TT 26/2015/TT-BTC) có nêu quy định về hàng biếu tặng, như sau:

Trích trong Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động …”;

Trích trong Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.

II. Cách lập xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

2.1 Thời điểm chuẩn để lập, xuất hóa đơn quà tặng nhân viên, khách hàng?

Thời điểm lập hóa đơn hợp lý, căn cứ tại Điều 9 của nghị định 123/2020/NĐ-CP, như sau:

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn:

TH1: Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia):

Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

TH2: Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ:

Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

>>> Như vậy, thời điểm lập hóa đơn quà tặng nhân viên, khách hàng sẽ là thời điểm biếu tặng, bàn giao quà tặng cho khách hàng hoặc nhân viên.

Lưu ý: Tặng quà ngày nào thì trong mẫu hóa đơn phải ghi ngày đó.

2.2 Cách xuất hóa đơn quà tặng

Hướng dẫn xuất hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng tại Công văn 63653/CTHN-TTHT năm 2020.

* Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng nhân viên, khách hàng không thu tiền, thực hiện như sau:

Phần thông tin người mua: Ghi tên của doanh nghiệp;
Hình thức thanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK;
Nội dung: Ghi rõ “Tên hàng hóa dịch vụ”. Lưu ý: Nhớ ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền”. Đây là căn cứ để kế toán dự vào đó hạch toán vào chi phí;
Đơn giá: Giá của hàng hóa dịch;
Nội dung thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán: Thực hiện ghi nhận như hóa đơn thông thường.

* Lưu ý về cách xuất hóa đơn, như sau:

Chuẩn bị đầy đủ thông tin món quà tặng: Tên, số lượng, đơn giá, giá trị,…
Nội dung: Ghi rõ mục tiêu tặng quà: “Quà tặng cho nhân viên”. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng truy xuất dữ liệu, đảm bảo được tính minh bạch.
Khi xuất hóa đơn: Lưu ý các quy định về thuế GTGT, kê khai, nộp thuế các món quà tặng mua mới hoặc tồn kho tương ứng.
Lập hóa đơn đúng mẫu, đầy đủ thông tin chi tiết
Lưu trữ lại các chứng từ liên quan về hóa đơn quà tặng để có chứng từ chứng minh khi có kiểm tra.

Cuối cùng, bằng cách tuân thủ các lưu ý trên. Doanh nghiệp hoàn toàn đảm bảo quá trình xuất hóa đơn diễn ra thuận lợi và chính xác.

>> Xem thêm: Hạch toán tạm ứng lương nhân viên

>> Xem thêm: Cách hạch toán hàng biếu tặng

III. Mẫu hóa đơn quà tặng nhân viên vào dịp lễ, Tết

hạch toán hóa đơn hàng tặng nhân viên không thu tiền

Mẫu hóa đơn quà tặng nhân viên

IV. Mẫu hóa đơn quà tặng khách hàng dịp lễ, Tết

Mẫu hóa đơn quà tặng khách hàng

V. Những vấn đề kế toán hay gặp phải khi xuất hóa đơn quà tặng nhân viên

Câu hỏi 1: Quà biếu tặng nhân viên có phải chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Theo quy định, ở một số trường hợp quà biếu tặng có trị giá từ 10 triệu đồng trở lên, người nhận quà mới phải chịu thuế TNCN. Người nhận phải thực hiện khai báo và nộp thuế TNCN.

Câu hỏi 2: Chi phí quà biếu tặng nhân viên có được trừ vào chi phí cho doanh nghiệp hay không?

Có. Chi phí quà tặng nhân viên được coi là chi phí hợp lý. Doanh nghiệp đủ điều kiện được khấu trừ khi: Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh hợp lệ.