Hạch toán hàng biếu tặng mới nhất 2024

Hạch toán hàng biếu tặng thường được sử dụng phổ biến tại doanh nghiệp Việt Nam. Vào mỗi dịp lễ, Tết quan trọng. Hầu hết các doanh nghiệp để sẽ phát sinh chi phí hạch toán cho mặt hàng quà biết tặng. Đây còn là một thói quen có từ lâu đời để tri ân khách hàng và công, nhân viên lao động tại công ty. Vậy, cách để hạch toán hóa đơn quà tặng khách hàng, nhân viên? Hạch toán hóa đơn quà tặng nhận được như thế nào?

Cùng Thuận Việt tìm hiểu thông tin và cách làm tại bài viết bên dưới đây nhé!

I. Hạch toán hàng biếu tặng là gì?

Hạch toán hàng biếu tặng là quá trình ghi nhận và xác định giá trị của các mặt hàng hoặc sản phẩm được doanh nghiệp đem đi cho, tặng miễn phí cho người khác. Các mặt hàng như quà biếu, tặng, mẫu thử, hoặc tài trợ.

Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải ghi nhận và kế toán đúng cách để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định kế toán. Việc hạch toán hàng biếu tặng cũng có tác động đến việc quản lý tài chính và hình ảnh của doanh nghiệp.

1. Tầm quan trọng của hạch toán trong kế toán

Tuân thủ quy định: Hạch toán hàng biếu tặng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán và thuế, giúp tránh việc vi phạm pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý.
Minh bạch tài chính: Việc hạch toán hàng biếu tặng đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đến các bên liên quan như cổ đông, nhà đầu tư và các bên liên quan.
Quản lý nguồn lực: Giúp DN có cái nhìn rõ ràng về việc sử dụng nguồn lực tài chính, tài sản doanh nghiệp. Từ đó, quản lý hiệu quả hơn về mặt tài chính trong doanh nghiệp.
Xây dựng hình ảnh: Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh uy tín và trách nhiệm xã hội, từ đó tạo niềm tin từ phía khách hàng, nhân viên và cộng đồng.

2. Hình thức tặng quà phổ biến đến khách hàng và nhân viên

Đối với hách hàng

Đối với nhân viên

Mặt hàng được biếu tặng nhiều: Ví dụ: Mua hoa tặng sinh nhật, rượu, set quà bánh kẹo…để biếu, tặng ngày tết;

Quà vào các dioh sinh nhật, khai trương, dịp lễ Tết, Giáng sinh,… các dịp đặc biệt.

Quà tặng trong các dịp lễ, Tết ngày cuối năm.
Quà tặng khuyển khích nhân viên kỳ cựu,…
Tặng vào các dịp sinh nhật, đặc biệt,…

Phụ thuộc vào kinh phí, nhu cầu. Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những món quà cho phù hợp và mang nhiều ý nghĩa. Tham khảo gợi ý về hình thức biếu, tặng quà như sau:

Bộ quà tặng do doanh nghiệp tự sản phẩm, dịch vụ
Quà được thiết kế riêng:Bộ quà tặng doanh nghiệp đặt thiết kế riêng. Có thể kèm thông điệp chúc mừng, lên sản phẩm. Hay in phần logo, thương hiệu của công ty để tăng tính giá trị, ý nghĩa. Không thể bỏ qua các sản phẩm như: lịch treo tường, sổ tay, lịch để bàn… mặt khác vừa quảng bá được tên tuổi của mình;
Nếu làm dịch vụ quà tặng có thể là phiếu mua hàng tại cửa hàng. Hay dịch vụ của 1 số nhà cung cấp,..
Các chương trình khuyến mại giảm giá, tích điểm,…

Trên đây, là một số gợi ý dành cho doanh nghiệp. Phần tiếp theo, sẽ nói về quy định trong hạch toán hàng biếu tặng doanh nghiệp.

3. Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn hay không?

Câu trả lời là có.
Tại Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC cho biết. Người bán đều phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Được tính kể cả trong trường hợp hàng hóa hay dịch vụ sử dụng với mục đích để quảng cáo. Các mặt hàng làm hàng mẫu, hàng khuyến mại,.. hay sử dụng với mục đích là để biếu, tặng, cho, trao đổi hoặc để trả lương nhân viên, người lao động.
Cập nhật mới nêu rõ tại: Điều khoản mới căn cứ tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC

>>> Xem thêm: Cách xuất hóa đơn quà biết tặng cho nhân viên, khách hàng

4. Các quy định về hóa đơn trong hạch toán hàng biếu tặng

Lập hóa đơn bán hàng theo bình thường, lập hóa đơn GTGT.
Thông tin trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ. Ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế. Đặc biệt, là với hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ.
Áp dụng theo khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC. Xuất hóa đơn quy định về thuế: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ”:
Còn đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động: Lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng).
Lưu ý ghi đầy đủ các chỉ tiêu. Sau đó, tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá hay dịch vụ như bình thường cho khách hàng.

II. Cách hạch toán hàng biếu tặng

1. Bên thực hiện cho biếu

a) Trường hợp khi mua hàng về đem ngay cho, biếu, tặng khách hàng:

Đối với trường hợp doanh nghiệp không cần nhập kho.

Nợ TK 6418 (áp dụng TT 200/2014/TT-BTC)

Nợ TK 6421 (áp dụng TT 133/2016/TT-BTC)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331

Có TK 3331

Trường hợp nhập kho:

Nợ TK 152,153,156: Giá trị hàng hóa nhập kho

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111,112, 331

Ví dụ a: Kế toán Thuận Việt mua 1 hộp quà Tết và tặng ngay cho khách hàng. Có giá trị 2.000.000. Thuế GTGT: 200.000, thanh toán tiền mặt, hạch toán như sau:

– Ta dựa vào hóa đơn đầu vào để hạch toán:

Nợ TK 6418 (nếu theo TT 200) hoặc TK 6421 (nếu theo TT 133) là: 2.000.000

Nợ TK 133: 200.000.

Có TK 111: 2.200.000.

– Dựa vào hóa đơn xuất ra hạch toán:

Nợ TK 6418 (nếu theo TT 200) hoặc TK 6421 (nếu theo TT 133): 200.000

Có TK 3331: 200.000

Ví dụ b: Công ty Thuận Việt mua 10 con chuột máy tính về nhập kho trị giá 2.000.000. Thuế GTGT: 200.000. Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản -> Sau đó, xuất ra cho tặng khách hàng cho khách hàng.

– Khi nhận được hóa đơn đầu vào hạch toán:

Nợ TK 156: 2.000.000

Nợ TK 133: 200.000.

Có TK 112: 2.200.000.

– Khi xuất hóa đơn xuất ra cho, tặng khách hàng. Chúng ta hạch toán như sau:

Nợ TK 6418 (nếu theo TT 200) hoặc TK 6421 (nếu theo TT 133): 2.200.000

Có TK 156: 2.000.000.

Có TK 3331: 200.000.

Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có các TK 152, 153, 155, 156.

2. Hạch toán hàng biếu tặng bên được nhận biếu tặng

Dù là hàng biếu tặng, nhưng không được khấu trừ thuế.

Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nội địa, áp dụng:

Nợ TK 156, 142, 642 … (Tổng giá trị + Thuế GTGT), vì không được khấu trừ.

Có TK 711

Trường hợp hàng hàng nhập khẩu phi mậu dịch – hàng nhập không mang tính chất thương mại:

Ghi nhận trị giá lô hàng:

Nợ TK 152, 156, 211, 642: Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí

Có TK 711: Giá trị tính thuế theo Hải quan

Nộp thuế khâu nhập khẩu:

Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu

Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH

Nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường, giá Hải quan. Phần thuế nhập khẩu tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 3333: Thuế nhập khẩu

III. Tham khảo thêm Công văn liên quan đến hạch toán hàng biếu tặng tại doanh nghiệp

Qùa tặng Tết nguyên đán cho nhân viên: Theo Công văn 9648/CT-TTHT ngày 26/10/2015
Tặng bánh trung thu cho khách hàng và nhân viên: Theo Công văn 79109/CT-TTHT ngày 07/12/2017 tại Cục thuế TP Hà Nội
Chi phí trung thu, lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, sinh con công nhân viên: Theo Công văn 5435/TCT-CS ngày 27/11/2017 của Tổng cục Thuế.
Chi phí tặng bánh trung thu, lịch treo tường cho nhân viên: Công văn số 9933/CT-TTHT ngày 14/10/2016 của Cục Thuế TP. HCM

Những mùa lễ, tết tới. Các khoản thưởng quà biếu tặng sẽ giúp doanh nghiệp kết nối được với khách hàng và nhân viên mật thiết hơn. Hy vọng hạch toán hàng biếu tặng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho năm 2024. Liên hệ ngay với chung tôi theo thông tin bên dưới.