Làm cách hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót? Xuất hóa đơn nhưng sai thông tin khách hàng, sai nội dung, MST,… thì sửa bằng cách nào. Hay thực hiện hủy bỏ xuất hóa đơn mới. Để biết cách xóa bỏ, hủy bỏ hóa đơn điện tử và lập hóa đơn khác thay thế. Hãy cùng Thuận Việt tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.
I. Hủy hoá đơn điện tử
Hủy hoá đơn điện tử là quá trình hủy bỏ hoá đơn đã được tạo ra trước đó trong hệ thống hoá đơn điện tử. Thông thường, khi cần sửa đổi hoặc có sự thay đổi trong thông tin hoá đơn, người dùng có thể yêu cầu hủy hoá đơn đã tạo trước đó để thay thế bằng một hoá đơn mới chính xác hơn. Nhưng để thực hiện đúng cách tránh bị vi phạm bạn phải thực hiện theo các trường hợp dưới đây.
a) Hóa đơn điện tử áp dụng trên các loại hóa đơn nào?
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất, nhập khẩu
- Hóa đơn bén lẻ, bán buôn
- Hóa đơn dịch vụ
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền, cước phí thu từ ngân hàng, vận tải quốc tế… được lập theo quy định pháp luật ban hành.
II. Nguyên nhân phải huỷ hóa đơn điện tử
Một số nguyên nhân phổ biến khi phải hủy hoá đơn điện tử, bao gồm:
- Sai sót trong thông tin: Sai sót này có thể dễ thấy nhất khi xuất hóa đơn điện tử. Khi thông tin trên hoá đơn điện tử bị nhập sai hoặc không chính xác. Việc hủy hoá đơn để sửa đổi thông tin là cần thiết.
- Thay đổi thông tin: Khi có sự thay đổi trong thông tin hoặc nhu cầu cần điều chỉnh thông tin trên hoá đơn. Kế toán thực hiện việc hủy hoá đơn cũ để tạo ra hoá đơn mới.
- Khách hàng từ chối hoặc hủy đơn hàng: Trong trường hợp khách hàng từ chối hoặc hủy đơn hàng. Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc hủy hoá đơn liên quan này.
- Yêu cầu của cơ quan quản lý thuế: Đôi khi cơ quan quản lý thuế yêu cầu hủy hoá đơn điện tử để điều chỉnh thông tin hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến thuế.
III. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Ngoài những nguyên nhân dẫn đến sai sót, thì việc hủy hóa đơn điện tử còn được chia ra thành 2 trường hợp để xử lý như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Nếu người bán phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế. Nhưng người bán chưa gửi hóa đơn đó cho người mua. Ngay lúc này người bán sẽ phải thực hiện các bước xử lý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai sót, tiến hành lập hóa đơn mới.
– Còn đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi đi cho người mua, thì không được thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Thay vào đó người bán chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà thôi.
Trường hợp 2: Khi người bán thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang HDĐT mẫu mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT theo Thông tư 78. Nếu DN vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, thì phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này để đổi thành mẫu hóa đơn mới.
Tham khảo: Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Tham khảo: Khóa học kế toán thực hành cấp tốc tại Thành phố Hồ Chí Minh
Tham khảo; Hạch toán giảm giá hàng tồn kho
Mẫu biên bản hủy hóa đơn 04 SS HĐĐT
Mẫu số 04/SS-HĐĐT
IV. Cách hủy hóa đơn điện tử đúng theo các trường hợp
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế. Nhưng chưa gửi đi cho người mua có sai sót.
Khi phát hiện hóa đơn điện tử viết sai và đã được cơ quan thuế cấp mã. Nhưng chưa thực hiện gửi cho bên mua thì thực hiện hủy hóa đơn.
Thủ tục hủy hóa đơn tại trường hợp 1 được thực hiện như sau:
Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế.
Người bán phải thông báo với cơ quan thuế, theo Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Kèm theo đó là lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua.
Mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.
– Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT các bạn xem cuối bài viết nhé.
Chú ý: Nếu là trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế -> Thì không xử lý như trên.
Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn với người mua
Thực hiện lập biên bản xác nhận với người mua về việc hủy bỏ hóa đơn. Việc này sẽ tránh được rủi ro khi có cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
Kế toán tiến hành thực hiện các bước như bình thường, lưu ý thông tin để bị sai sót trong hóa đơn trước. Tiến hành ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ, để gửi cho người mua.
Bước 4: Hủy hóa đơn sai sót đã thông báo
Khi đã hoàn thành các bước kể trên, chọn hóa đơn sai và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn.
Bước 5: Tra cứu
Truy cập trang thuế: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ – để tiến hành kiểm tra trạng thái hóa đơn báo hủy và thông báo chấp thuận của cơ quan thuế.
Trường hợp khác: Sai mã số thuế; sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Thì có 2 cách xử lý như sau, bạn cân nhắc lựa chọn 1 trong 2:
- Cách 1:
– Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua:
+Hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót bắt buộc phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
+Nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế đã điều chỉnh.
Lưu ý: Trường hợp giữa người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót: -> Thì người bán và người mua phải lập thêm văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Cách 2:
– Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT có sai sót để gửi cho người mua.
+) Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. => Thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán mới lập HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp 2: Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử hóa đơn giấy đã được áp dụng tiêu hủy. Căn cứ Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hướng dẫn về việc tiêu hủy hóa đơn trình tự và thủ tục được thực hiện (mẫu hủy số 02/HUY-HĐG).
IV. Hình thức xử phạt vi phạm khi hủy hóa đơn điện tử xuất sai
Đối với các trường hợp xuất sai hóa đơn thì đều phải chịu hình phạt.
- Nhẹ thì bị xử phạt cảnh cáo.
- Nặng thì áp dụng phạt hành chính tùy theo cấp độ vi phạm. Có thể từ 500.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Áp dụng thu hồi hoặc hủy hóa đơn sai phạm.
- Kiểm tra, thanh tra và xử lý theo quy định pháp luật: Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra, thanh tra và xử lý theo quy định pháp luật, bao gồm áp dụng các biện pháp xử lý nghiêm khắc.
- Phạt tiền và buộc nộp lại số tiền thuế chưa nộp: Ngoài việc phạt tiền về việc xuất hóa đơn sai, cơ quan thuế cũng có thể yêu cầu buộc nộp lại số tiền thuế chưa nộp hoặc không tính đúng theo thông tin hóa đơn xuất sai.
Vậy nên, khi xuất hóa đơn bạn nên kiểm tra thông tin được nhập vào thật kỹ lưỡng trước khi xuất cho khách hàng. Hóa đơn điện tự bị sai thì hãy áp dụng các cách phía trên để khắc phục lỗi và hủy hóa đơn điện tử đúng cách. Tránh các trường hợp bị phạt gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Nếu có các thắc mắc về dịch vụ cần hỗ trợ, hãy liên hệ với Thuận Việt qua số Hotline hoặc Zalo để nhận tư vấn và báo giá.
