Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là giải pháp cho nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiện nay. Nội dung về hóa đơn máy tính tiền được nêu tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC áp dụng cuối năm 2022. Vậy những yếu tố nào mà doanh nghiệp nên biết khi sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hãy cùng Thuận Việt tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!
I. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
1.1 Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền hiện nay là một thiết bị điện tử được sử dụng rộng rãi tại nhiều cửa hàng bán lẻ, siêu thị, hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, nhà hàng và các doanh nghiệp. Chức năng dùng để tính toán và hiển thị tổng giá trị của các mặt hàng được mua bán một cách chính xác, nhanh chóng. Một số chức năng chính của máy tính tiền, bao gồm:
- Tính tiền
- Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế
- Ghi lại và hiển thị giá từng mặt hàng.
- Tính toán tổng giá trị các mặt hàng.
- Tính tiền trả khách hàng và tiền thối lại.
- In hóa đơn tính tiền.
- Lưu trữ dữ liệu giao dịch.
- …
1.2 Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền. Tên gọi khác là hóa đơn bán hàng, được in ra từ máy tính tiền sau mỗi giao dịch bán lẻ, dưới dạng dữ liệu điện tử. Quy định tại các Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019, Điều số 11 Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP, tại Điều 1 nghị định 41/2022/NĐ-CP và tại Điều 8 TT 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn này thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
- Ngày và thời gian giao dịch.
- Danh sách các mặt hàng được mua, bao gồm tên sản phẩm, số lượng và giá bán.
- Tổng giá trị của tất cả các mặt hàng.
- Số tiền khách hàng phải trả.
- Số tiền thối lại (nếu có).
- Phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ tín dụng, v.v.).
- Mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp của cửa hàng.
- Thông tin liên hệ của cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
Hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền không chỉ là chứng từ giao dịch, mà còn là bằng chứng về số tiền khách hàng đã thanh toán. Cũng là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp quản lý doanh thu, kiểm tra thuế và giải quyết bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến giao dịch.
II. Quy định khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền
2.1 Điều kiện dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nói chuyền dữ liệu tới cơ quan thuế (Điều 11- Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
2.2 Đối tượng sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC: Một số doanh nghiệp, cá nhân hay hộ kinh doanh thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai, được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã. Hay những các nhân/hộ kinh doanh có cung cấp hàng hóa hay dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh được liệt kê dưới đây sẽ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ hàng tiêu dùng
- Ăn uống
- Nhà hàng
- Khách sạn
- Bán lẻ thuốc tân dược
- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác
2.3 Nội dung có trong hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm các nội dung như sau:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế (mã số thuế));
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Lưu ý:
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ giá bán khi chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
*Đối với phần mã của cơ quan thuế ghi trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền thì:
- Khi đăng ký sử dụng HĐ ĐT, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị đăng ký;
- Mã số sẽ được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Mỗi đơn vị sẽ có một mã riêng mà không trùng lặp
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế.
Lưu ý:
*Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
- Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
*Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp
Để đăng ký hóa đơn điện tử người nộp thuế cần liên hệ với bên cung cấp HĐĐT uy tín. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ công ty về dịch vụ kế toán Thuế Thuận Việt để được hướng dẫn và được hưởng các chiếu khấu ưu đãi tốt nhất.
Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
2.4 Trách nhiệm của người kinh doanh
Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng hay người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền:
- Thực hiện đúng quy định về đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. Căn cứ theo quy định tại Điều 15, NĐ số 123/2020/NĐ-CP.
- Đảm bảo việc lập HĐĐT có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền (tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78).
- Người kinh doanh phải có trách nhiệm áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi Cơ quan thuế khi lập HĐ ĐT và có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu tới CQT, liên tục và duy nhất;
- Thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế đã được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử cho Cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn. Thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Việc chuyển dữ liệu cũng sẽ được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp, nhận, truyền dữ liệu HĐ ĐT này. Các đơn vị cần đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và được công nhạn, thẩm định từ Tổng Cục Thuế.
Sơ đồ quy trình sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền:
Quy trình sử dụng HDĐT máy tính tiền
III. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là giải pháp cho nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh hiện nay. Nội dung về hóa đơn máy tính tiền được nêu tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC áp dụng cuối năm 2022. Vậy những yếu tố nào mà doanh nghiệp nên biết khi sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hãy cùng Thuận Việt tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!
I. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
1.1 Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền hiện nay là một thiết bị điện tử được sử dụng rộng rãi tại nhiều cửa hàng bán lẻ, siêu thị, hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, nhà hàng và các doanh nghiệp. Chức năng dùng để tính toán và hiển thị tổng giá trị của các mặt hàng được mua bán một cách chính xác, nhanh chóng. Một số chức năng chính của máy tính tiền, bao gồm:
- Tính tiền
- Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế
- Ghi lại và hiển thị giá từng mặt hàng.
- Tính toán tổng giá trị các mặt hàng.
- Tính tiền trả khách hàng và tiền thối lại.
- In hóa đơn tính tiền.
- Lưu trữ dữ liệu giao dịch.
- …
1.2 Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền. Tên gọi khác là hóa đơn bán hàng, được in ra từ máy tính tiền sau mỗi giao dịch bán lẻ, dưới dạng dữ liệu điện tử. Quy định tại các Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019, Điều số 11 Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP, tại Điều 1 nghị định 41/2022/NĐ-CP và tại Điều 8 TT 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn này thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
- Ngày và thời gian giao dịch.
- Danh sách các mặt hàng được mua, bao gồm tên sản phẩm, số lượng và giá bán.
- Tổng giá trị của tất cả các mặt hàng.
- Số tiền khách hàng phải trả.
- Số tiền thối lại (nếu có).
- Phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ tín dụng, v.v.).
- Mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp của cửa hàng.
- Thông tin liên hệ của cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
Hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền không chỉ là chứng từ giao dịch, mà còn là bằng chứng về số tiền khách hàng đã thanh toán. Cũng là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp quản lý doanh thu, kiểm tra thuế và giải quyết bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến giao dịch.
II. Quy định khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền
2.1 Điều kiện dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nói chuyền dữ liệu tới cơ quan thuế (Điều 11- Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
2.2 Đối tượng sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC: Một số doanh nghiệp, cá nhân hay hộ kinh doanh thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai, được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã. Hay những các nhân/hộ kinh doanh có cung cấp hàng hóa hay dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh được liệt kê dưới đây sẽ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ hàng tiêu dùng
- Ăn uống
- Nhà hàng
- Khách sạn
- Bán lẻ thuốc tân dược
- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác
2.3 Nội dung có trong hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm các nội dung như sau:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế (mã số thuế));
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Lưu ý:
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi rõ giá bán khi chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
*Đối với phần mã của cơ quan thuế ghi trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền thì:
- Khi đăng ký sử dụng HĐ ĐT, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị đăng ký;
- Mã số sẽ được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Mỗi đơn vị sẽ có một mã riêng mà không trùng lặp
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế.
Lưu ý:
*Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
- Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
*Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp
Để đăng ký hóa đơn điện tử người nộp thuế cần liên hệ với bên cung cấp HĐĐT uy tín. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ công ty về dịch vụ kế toán Thuế Thuận Việt để được hướng dẫn và được hưởng các chiếu khấu ưu đãi tốt nhất.
Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
2.4 Trách nhiệm của người kinh doanh
Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng hay người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền:
- Thực hiện đúng quy định về đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. Căn cứ theo quy định tại Điều 15, NĐ số 123/2020/NĐ-CP.
- Đảm bảo việc lập HĐĐT có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền (tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78).
- Người kinh doanh phải có trách nhiệm áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi Cơ quan thuế khi lập HĐ ĐT và có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu tới CQT, liên tục và duy nhất;
- Thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế đã được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử cho Cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn. Thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Việc chuyển dữ liệu cũng sẽ được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp, nhận, truyền dữ liệu HĐ ĐT này. Các đơn vị cần đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và được công nhạn, thẩm định từ Tổng Cục Thuế.
III. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền
3.1 Đối với cơ quan thuế
- Tối giản các bước trong thủ tục kê khai, nộp thuế giúp cơ quan thuế. Nâng cao được việc quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
- Minh bạch về số liệu, các hoạt động nộp thuế.
- Hạn chế các trường hợp kê khai gian lận, không tự giác, không trung thực từ cá nhân/hộ kinh doanh,…
3.2 Đối với người nộp thuế (Doanh nghiệp, hộ kinh doanh)
Lợi ích mà người nộp thuế nhận được khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, như sau:
- Giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh các đối tượng trong phạm vi áp dụng tiết kiệm thời gian, chi phí, hay cả nguồn nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp. Xử lý trực tiếp các sai sót cho những giao dịch có phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế…
- Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế;
- Đơn vị kinh doanh sử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng được minh bạch, thuận tiện hơn và tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế.
3.3 Có cần sử dụng Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền không?
Căn cứ số 1287/TCT-DNNCN được Tổng cục Thuế ban hành vào ngày 28/03/2024. Nội dung thực hiện về việc tiếp tục triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại các doanh nghiệp trong năm 2024.
Đây được xem là nhiệm vụ trọng tâm mà Tổng cục Thuế triển khai trong năm 2024. Đẩy mạnh, triển khai quyết liệt, yêu cầu các địa phương nghiêm túc thực hiện, phấn đấu đến cuối năm 2024 100% cơ sở kinh doanh đăng ký và sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền.
Tóm lại, Doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn cần tiến hành triển khai sử dụng ngay hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền sớm nhất có thể!
Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử khỏi tạo từ máy tính tiền năm 2024
IV Nơi uy tín cung cấp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Làm sao để sử dụng hóa đơn điện tử? Mua hóa đơn điện tử ở đâu uy tín?
Bước đầu để có thể sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì bạn cần mua số lượng hóa đơn phù hợp với mình. Bạn có thể tìm qua các nơi dung cấp dịch vụ kế toán, các địa lý thuế hoặc liên hệ với Thuận Việt để được tư vấn gói phù hợp từ các nhà mạng (Misa, FPT, Viettel,..)
Để biết: Cách đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như thế nào? Bạn có thể bấm xem chi tiết tại đây!
Với những thông tin cung cấp về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Hy vọng những thông tin sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc của bạn. Để đặt câu hỏi bạn có thể comment ở phần bình luận bên dưới.
