Cách kiểm tra sổ sách kế toán, rà soát sổ sách kế toán là hoạt động kiểm tra tính hợp lý của hệ thông kế toán của doanh nghiệp có đầy đủ và chính xác hay không. Hoạt động này thật sựu rất cần thiết để doanh nghiệp hoạt động bền vững, suôn sẻ trên chặng đường kinh doanh. Tại bài viết này Thuận Việt sẽ cung cấp cho bạn các kỹ năng kiểm soát số liệu cho mỗi mùa báo cáo tài chính. Kiểm tra soát sổ sách báo cáo cần phải đảm bảo ghi chép chính xác các nội dung nào? Xem ngay bên dưới!
NHỮNG KỸ NĂNG KIỂM TRA, RÀ SOÁT SỐ LIỆU CẦN CHO MÙA BCTC
I. Vì sao doanh nghiệp cần phải kiểm tra?
Việc kiểm tra, rà soát sổ sách kế toán là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tránh sai sót và hạn chế rủi ro pháp lý. Nhiều trường hợp số liệu từ nhiều năm trước bị mất, không có hoặc có làm nhưng bị sai lệch dẫn đến việc thất thoát tài chính. Dưới đây là những lý do doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các cách kiểm tra sổ sách kế toán:
– Kiểm tra sổ sách kế toán đề cập tới công việc kiểm kê và hệ thống lại toàn bộ các giấy tờ, chứng từ có liên quan đến kế toán. Để đảm bảo doanh nghiệp không có bất cứ sai phạm nào trong việc ghi chép, đối chứng các số liệu trong kinh doanh.– Các quy định về chính sách kế toán, quy định về thuế thường xuyên thay đổi tại Việt Nam. Doanh nghiệp không thường xuyên cập nhật những điểm mới trong thông tư, nghị định của bộ tài chính, doanh nghiệp tất sẽ mắc phải lỗi sai vi phạm quy định. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
– Một số doanh nghiệp vẫn còn tồn tại tình trạng lãng phí nhiều thời gian và nguồn lực khi tự giải quyết các vấn đề nhưng không mang lại hiệu quả.
– Doanh nghiệp tự chủ động triển khai kiểm tra sổ sách vì những chế tài xử phạt rất nặng cho nhưng hành vi sai phạm.
Nhìn chung, lợi ích to lớn nhất của việc kiểm tra sổ sách kế toán là giúp cho các doanh nghiệp ra được sản phẩm là báo cáo hợp lý, hợp lệ, đúng quy định. Qua đó, doanh nghiệp sẽ có thuận lợi lớn trong việc vay vốn ngân hàng và mở rộng kinh doanh. Đồng thời, trước mỗi kỳ quyết toán thuế. Thực hiện các cách kiểm tra sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế, giúp doanh nghiệp tự tin, chủ động hơn khi giải trình với cơ quan thuế.
Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán
>> Tìm hiểu các bài viết:
II. NỘI DUNG NHỮNG PHẦN CẦN KIỂM TRA
Để kiểm soát sổ sách báo cáo cần phải đảm bảo ghi chép chính xác các nội dung nào? Cá nhân lần đầu mới bắt tay vào công việc cần rà soát những thông tin nào?
1. Tài khoản loại 1 và loại 2
Các tài khoản loại 1, 2 không có số dư bên có. Trừ một số TK 214 (Khấu hao), TK 229 (các khoản dự phòng).
2. Tài khoản loại 3 và loại 4
Các tài khoản loại 3, 4 không có số dư bên nợ. Trừ một số TK 352 (Dự phòng phải trả), TK 421 (Lợi nhuận chưa phân phối), TK 333 ( Thuế và các khoản phải nộp nhà nước mở chi tiết cho từng loại thuế) …
3. Tài khoản từ loại 5 đến loại 9
Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 không có số dư.
4. Tiền mặt và ngân hàng
Quỹ tiền mặt TK 111 không âm. ( Kiểm tra chi tiết không âm giai đoạn)
TK 112 chi tiết từng ngân hàng phải khớp với số dư cuối kỳ trong sổ phụ từng ngân hàng.
5. Các tài khoản công nợ và tiền vay
a) Các khoản Công nợ
Các tài khoản là công nợ: 131, 331… Có thể có số dư cả 2 bên ( Vừa nợ, vừa có)
Cách kiểm tra: ( Vào bảng tổng hợp của từng loại công nợ đối chiếu với TK công nợ trên bảng cân đối TK : 131, 141, 138, 331.. Số tiền bên dư nợ của bảng tổng hợp = Số tiền bên dư nợ của tài khoản công nợ tương ứng trên bảng cân đối tài khoản , và kiểm tra số tiền dư có tương tự.
Số chi tiết công nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp phải khớp với từng khách hàng hoặc nhà cung cấp được tổng hợp trên bảng tổng hợp công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả.
*** Lưu ý TK 131 có số dư có xem xét kỹ từng từng hợp để giải trình cho phù hợp.
b) Các khoản 341
+Tài khỏan này không có dự nợ. Bạn nên kiểm tra cả số phát sinh và số dư cuối kỳ xem:
+ Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không
+ Những trường hợp vay cá nhân, cần làm thủ tục trả lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ
+ Nếu không thực hiện trả lãi từng tháng thì phải hạch toán tiền lãi vay vào chi phí và đưa treo vào TK 335 chi phí phải trả
+ Khi trả tiền lãi cho cá nhân thì phải tính thuế TNCN 5% khấu trừ đi trước khi trả tiền lãi.
6. Kiểm tra các loại thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN
a) Thuế đầu ra:
Nếu trong tháng/quý phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 trên bảng PS CĐTK= chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng 12 hoặc quý 4 của năm và cộng thêm số thuế các kỳ trước còn nợ chưa nộp (nếu có)
b) Thuế đầu vào:
Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 trên bảng PS SĐTK = chỉ tiêu [43] của tháng 12 hoặc quý 4 của năm. Nếu trường hợp không bằng thì lập bảng giải trình chi tiết để phục khi quyết toán thuế VD: Có thể hóa đơn của nhà cung cấp viết vào năm nay nhưng năm sau với nhận được hóa đơn và kê khai ở năm sau, hoặc một số các trường hợp khác nữa.
c) Bút toán kết chuyển thuế GTGT của tháng, quý.
– Kết chuyển sai số thuế được khấu trừ không tuân thủ theo nguyên tắc kết chuyển từ số có giá trị nhỏ sang giá trị lớn nên đã bị truy thu về thuế GTGT.
– Doanh nghiệp nên thực hiện Bút toán kết chuyển thuế GTGT tương ứng với kỳ khai thuế GTGT ( theo tháng hoặc theo quý) chứ không nên thực hiện Bút toán này vào thời điểm cuối năm tài chính.
VD: Trong quý 1/2018 có số phát sinh như sau:
– Số dư nợ đầu kỳ TK 133 = 10.000.000 đồng , Phát sinh nợ TK 133 trong kỳ = 90.000.000 đồng => Số dư nợ cuối kỳ TK 133= 100.000.000 đồng ( Trước lúc kết chuyển)
– Số dư có đầu kỳ TK 33311 = 30.000.000 đồng, Phát sinh có TK 33311 trong kỳ = 60.000.000 đồng, => Số dư có cuối kỳ TK 33311 = 90.000.000 đồng ( Trước lúc kết chuyển)
– Nếu như DN bạn đã kết chuyển và định khoản như sau:
Kết chuyển thuế GTGT đầu ra sang thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ( TK 33311 -> TK 133) của quý 1/2018
Nợ TK 33311/Có TK 133 = 90.000.000 đồng
Khi quyết toán đã bị cơ quan thuế truy thu 30.000.000 đồng lý do kết chuyển sai số thuế GTGT trong kỳ.
Cách khắc phục sửa sai: Chỉ được lấy số được lấy số dư nợ TK 133 cuối kỳ so sánh với số phát sinh có của TK33311 để so sánh và kết chuyển theo nguên tắc số có giá trị nhỏ sang số có giá trị lớn và ở đây như VD trên thì chỉ được kết chuyển 60.000.000 đồng, còn số dư có đầu kỳ TK 33311 = 30.000.000 đồng không được kết chuyển vì đây là số phải nộp của kỳ trước nhưng do chưa nộp nên nó cộng dồn vào số dư có TK33311 của cuôi kỳ này.
d) Thuế TNDN
+Thuế TNDN nếu đã tạm nộp trong kỳ mà nộp thừa thì có dư nợ TK 3334.
+Nếu số thuế TNDN tạm nộp trong kỳ còn thiếu, thì dư có TK 3334.
+Kiểm tra số phát sinh có của TK 3334 trong kỳ có đúng với chỉ tiêu D trên tờ khai quyết tóan thuế TNDN, mẫu 03/TNDN.
+ Thực hiện quyết toán thuế TNDN trước sau đó có số thuế phải nộp để lấy hạch toán. Vì khi quyết toán thuế TNDN có thể sẽ có một số các chi phí không được trừ bị loại ra …
+ Mã số 51 trên BC kết quả HĐ KD = Chỉ tiêu E trên tờ khai quyết tóan thuế TNDN, mẫu 03/TNDN.
e) Thuế TNCN
+Thuế TNCN đã tính đúng tính đủ chưa, có khớp với số thuế phải nộp trên tờ khai Quyết tóan thuế TNCN không.
7. Các tài khoản kho
Các TK về kho: 152, 153, 155, 156, 157 phải khớp với thành tiền tồn đầu kỳ, tồn cuối kỳ của bên báo cáo Tổng hợp nhập xuất tồn kho.
+ Số dư nợ đầu kỳ trên bảng CĐPS TK 152, 153,155,156, 157 = Tồn đầu kỳ 152, 153 155,156, 157 ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Số phát sinh nợ trên bảng CĐPS TK 152, 153,155,156 , 157= Tổng Nhập trong kỳ 152, 153,155,156, 157 ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Phát sinh có trên bảng CĐPS TK 152, 153,155,156 , 157= Tổng Xuất trong kỳ 152,155,156, 157 ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Số dư nợ cuôi kỳ trên bảng CĐPS TK 152, 153,155,156 , 157= Tổng Tồn cuối kỳ 152,155,156, 157 ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
* Lưu ý: Kho không được để âm. Nếu kho âm cần kiểm tra:
+ Hàng bán đã có đầu vào nhập kho chưa?
+ Xuất kho có đúng số hàng tồn không?
+ Hạch toán xuất nhập có chỗ nào sai sót không?
+ Kết chuyển giá vốn theo tháng, hoặc cuối năm, nhưng đảm bảo hàng hóa, vật tư phải có trước khi xuất bán.
+ Nếu có thành phẩm hay dịch vụ, cần tính giá thành, giá vốn hàng bán.
+ Công cụ dụng cụ xuất dùng thì không được để số dư ở TK 153.
+ Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, vật tư thấp hơn giá thị trường tại thời điểm 31/12 thì trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Định mức tiêu hao vật tư đã thực hiện đúng chưa. Tính giá thành lưu ý tới các khỏan phân bổ và chi phí dở dang.
+ Cuối năm kiểm kê thực tế và lập bảng kiểm kê vật tư hàng hóa so sách với số liệu sổ sách
+ Nếu số sách mà chênh lệch quá nhiều so với kiểm kê thực tế xem lại hàng hóa, TP đã xuất bán nhưng chưa xuất hóa đơn và chưa ghi nhận doanh thu, lúc này sẽ so sánh giữa số sách bên quản trị và bên thuế để phát hiện và xử lý cho phù hợp.
8. Chi phí SXKD dở dang TK 154:
+ Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm : Phải khớp với số dở dang cuối kỳ trên bảng tổng hợp tính giá thành sản phẩm.
+ DN Dịch vụ : Phải khớp với số dở dang cuối kỳ trên bảng tổng hợp tính giá thành Dịch vụ.
+ Doanh nghiệp xây dựng lắp đặt : Phải khớp với số dở dang cuối kỳ trên bảng tổng hợp tính giá thành công trình.
9. Phần ghi nhận doanh thu:
+ Đối với thương mại và sản xuất : Ngày trên phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng phải trùng ngày xuất hóa đơn
+ Đối với DV: Nếu thu tiền tiền trước 100% ngày thu tiền là ngày ghi nhận DT và xuất hóa đơn, hoặc ngày xác nhận hoàn thành dịch vụ là ngày ghi nhận DT và xuát hóa đơn.
+ Còn đối với XD:
– Đối với dự án BĐS thương mại để bán ngày khách hàng nộp tiền là ngày lập hóa đơn để tính thuế GTGT, Thuế TNDN tạm nộp 1% trên tổng số tiền thu và quyết toán theo từng dự án khi hoàn thành bàn giao.
– Đối với các công trình xây dựng ,lắp đặt : Ngày trên biên bản nghiệm thu là ngày ghi nhận DT và là ngày xuất hóa đơn.
10. CP trả trước dài hạn
TK 242 ( chi phí trả trước dài hạn) dư nợ phải khớp với tổng giá trị còn lại trên bảng phân bổ TK 242
11. Phân bổ khấu hao:
Cần đối chiếu cả TK 211 và 214 với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, với những chỉ tiêu sau:
+ Số lần phân bổ khấu hao.
+ Phát sinh tăng TSCĐ nếu có.
+ Phát sinh giảm TSCĐ nếu có.
+ Dư nợ TK 211 phải khớp với nguyên giá của TSCĐ tại Bảng phân bổ khấu hao.
+ Phát sinh có của TK 214 và dư có của TK 214 phải khớp với số khấu hao trong kỳ và khấu hao lũy kế.
Lấy số dư nợ TK 211 – Số dư có TK 214, phải khớp với tổng giá trị còn lại bên bảng tính khấu hao TK 214.
12. Chi phí tiền lương Tài khoản 334:
Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập phải trả trả ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp các loại …) của 12 tháng tiền cộng lại.
Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán ( phần chi từ TK 111/112 + các khoản giảm trừ ( các loại bảo hiểm tổng 10,5% + thuế TNCN …) của 12 tháng tiền lương cộng lại.
Nên làm một bảng tổng hợp lương của 12 tháng cộng lại sau đó đối chiếu với bảng tổng hợp này là chính xác nhất.
13. Hạch toán thuế môn bài:
Nếu quên chưa hạch toán thuế môn bài , và tiền thuế đã nộp thì trên TK 3338 sẽ có số dư nợ
14. Kiểm soát các chi phí:
+ Phân biệt chi phí kế toán và chi phí được trừ khi QT thuế TNDN
+ Những chi phí không được trừ thì hạch toán tách riêng để phục cho việc QT thuế TNDN ( Nếu những chi phí có liên quan đến chuyển khoản, hoặc các khoản nộp phạt ) để loại trên B4 khi quyết toán,
+ Những chi phí không được trừ khác thì loại riêng không không hạch toán để đỡ mất thời gian.
+ Phân biệt chi phí quản lý kinh doanh và chi phí tập hợp để tính giá vốn hàng hóa hoặc tập hợp chi phí để tính giá thành.
+ Lưu ý chi phí xăng xe nếu công ty đã có xe ô tô dùng cho các phòng ban và giám đốc thì trên bảng lương không đưa xăng xe vào cho họ nữa, về chi phí ĐT cũng vậy nếu đã thanh toán tiền ĐT cho họ theo thuê bao hàng tháng thì lưu ý trên bảng lương cũng không đưa tiền ĐT của họ vào
+ Thời gian phân bổ của TSCĐ theo phụ lục I TT 45/2013, TSCĐ đã khấu hao hết rồi không được khấu hao nữa (lưu ý với TSCĐ đã khấu hao nhanh)
+ Thời gian phân bổ CCDC tối đa không quá 3 năm
+ Chi phí lãi vay của phần chưa góp đủ vốn kinh doanh, hoặc tiền mặt tồn quá nhiều nhưng không có lý do giải trình được
+ Các khoản chi quảng cáo, tiếp thị hội thảo, tiếp khách .. không bị hạn chế nhưng phải phù hợp với doanh thu của DN
+ Tính và ghi nhận giá nhập kho hàng hóa.
– Giá hàng hóa nhập kho (Chuẩn mực số 02 về Hàng tồn kho): giá mua hàng hoá + Chi phí phát sinh từ hoạt động mua hàng hóa – Các khoản giảm trừ (giảm giá, khuyến mại…).
– Kế toán đã không phản ánh đúng giá hàng hóa nhập kho ( Thay vì hạch toán vào Tài khoản 156, 152 ..: Hàng hóa, vật tư … thì kế toán lại hạch toán vào tài khoản 242 và kết chuyển vào Chi phí kinh doanh) dẫn đến giá xuất kho sai, giá vốn hàng bán sai
– Chiết khấu thương mại, khuyến mãi cho nhiều kỳ hoặc cho cả năm nhưng giá trị đựợc viết vào hóa đơn cuối cùng hóa hóa đơn của đầu năm sau, kế toán lại trừ trực tiếp giá CKTM, khuyến mãi ngay trên hóa đơn được viết CK TM, khuyến mãi dẫn đến giá vốn sẽ bị sai.
Hạch toán giảm giá hàng hóa mua vào , giảm thuế GTGT đầu vào, giảm công nợ hoặc tiền mặt
+ Chi phí về tiền phúc lợi cho nhân viên không vượt quá 1 tháng lương
+ Chi phí tiền lương của Chủ sở hữu công ty TNHH 1 TV và tiền thù lao cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng quản trị sẽ bị loại nếu DN đưa vào xác định chi phí để tính thuế TNDN.
Do vậy phần thực tế chi trả vẫn hạch toán vào chi phí kế toán bình thường, nhưng khi quyết toán thuế TNDN thì sẽ loại ra trên mã chỉ tiêu B4
+ …
Dịch vụ kế toán trọn gói, kế toán thuế cho doanh nghiệp
15. Kết chuyển lãi – lỗ của năm trước
TK 421 có 2 tài khoản cấp 2:
+ 4211: lợi nhuận chưa phân phối năm trước
+ 4212: lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Để xác định được lợi nhuận chưa phân phối năm trước các bạn sẽ dựa vào số dư TK 4212 trên cân đối số phát sinh của năm trước, cụ thể là:
+ Nếu TK 4212 có số dư bên nợ > Doanh nghiệp Lỗ
Kết chuyển lỗ, kế toán ghi:
Nợ TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
Có TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
+ Nếu TK 4212 có số dư bên có > Doanh nghiệp lãi
Kết chuyển lãi, kế toán ghi:
Nợ TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
16. Sổ nhật ký chung:
Tổng Số phát sinh (Nợ, Có) trên sổ nhật ký chung= Tổng số PS (Nợ, Có) Trên bảng cân đối tài khoản.
17. Kiểm tra sổ cái với bảng cân đối tài khoản
+ Số dư nợ đầu kỳ trên sổ cái của các TK loại 1, loại 2 = Số dư nợ đầu kỳ TK loại 1, loại 2 trên bảng CĐTK, trừ TK công nợ lưỡng tính
+ Số dư có đầu kỳ trên sổ cái của các TK loại 3, loại 4 = Số dư có đầu kỳ TK loại 3, loại 4 trên bảng CĐTK, trừ TK công nợ lưỡng tính
+ Tổng số PS ( Nợ, có) trên số cái của các TK từ loại 1 đến loại 9 = Tổng số PS ( Nợ, có) của các TK từ loại 1 đến loại 9 trên bảng CĐTK
+ Số dư nợ cuối kỳ trên sổ cái của các TK loại 1, loại 2 = Số dư nợ cuối kỳ TK loại 1, loại 2 trên bảng CĐTK, trừ TK công nợ lưỡng tính
+ Số dư có cuối kỳ trên sổ cái của các TK loại 3, loại 4 = Số dư có cuối kỳ TK loại 3, loại 4 trên bảng CĐTK, trừ TK công nợ lưỡng tính
18. Kiểm tra bảng PS cân đối tài khoản:
– Tổng số dư nợ đầu kỳ = Tổng số dư có đầu kỳ– Tổng PS Nợ trong kỳ = Tổng PS có trong kỳ– Tổng số dư nợ cuối kỳ = Tổng số dư có cuôi kỳ
19. Khi lập bảng CĐKT các bạn cần nhớ các điều cơ bản sau:
Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần: Tài sản và nguồn vốn.
Số liệu để lên bảng cân đối kế toán thì căn cứ vào các Loại Tài khoản đã được đã được chia ở trên:
* Phần Tài sản được lấy từ số dư bên nợ cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản của các loại TK sau:
+ TK Loại 1 và loại 2 .
+ Tài khoản loại 3 ( Nếu có số dư nợ)
Riêng các Tài khoản khấu hao , TK dự phòng được lấy từ số dư bên có và ghi âm vào phần TS.
* Phần Nguồn vốn được lấy từ số dư bên có cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản của các loại TK sau:
+ TK Loại 3 và loại 4 .
+ Tài khoản Loại 1 ( Là TK công nợ nếu có số dư có)
• Lưu ý: Các TK từ loại 5 đến loại 9 vì không có số dư nên không lên bảng cân đối kế toán và số liệu phát sinh được thể hiện trên bảng kết quả hoạt động SXKD.
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán.
Trên đây là một số thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn khá nhau về việc kiểm tra, hoàn thiện sổ sách kế toán. Từ kinh nghiệm có được sau hơn 13 năm cung cấp dịch vụ kế toán của Thuận Việt. Hy vọng thông tin về cách kiểm tra sổ sách kế toán, rà soát sổ sách trên sẽ giúp ích được quý anh/chị đọc giả.
—————————–
CTY TNHH Kế Toán Thuế Thuận Việt
Hotline: 0392 616 085 – 0907 958 205
Web: hocketoanthuchanh.com – ketoanthuchanh.com
-st-
