Hướng dẫn viết hóa đơn GTGT

GỬI CÁC BẠN CÁCH HƯỚNG DẪN VIẾT HÓA ĐƠN GTGT TRONG NƯỚC VÀ CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU

Viết hóa đơn tài chính: tuy ko khó nhưng đòi hỏi kế toán phải cẩn thận, chữ viết rõ ràng, khi viết hóa đơn nên tập trung, nếu kế toán thường hay viết sai hóa đơn dẫn đến việc hủy hóa đơn sẽ bị SẾP đánh giá trình độ của mình. Vậy để viết hóa đơn không bị sai sót thì

Hướng dẫn viết hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng trong nước

Hóa đơn đặt in trên chất liệu giấy cacbon thì không phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết
Viết đúng ngày xuất bán HHDV, đúng tên,địa chỉ, mã số thuế của khách hàng
Nếu khách hàng không có MST thì trường MST sẽ gạch ngang
Hình thức thanh toán: ghi rõ hình thức thanh toán =tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc cả 2 hình thức song song TM/CK (Đây ko phải là chỉ tiêu bắt buộc)
Mỗi loại hàng hóa khác nhau thì phải được xuống dòng trong hóa đơn
(Trường hợp danh mục hàng hóa nhiều hơn hàng trên hóa đơn thì viết hàng hóa theo bảng kê đính kèm hoặc viết hóa nhiều hóa đơn)
Gạch chéo những hàng bị thừa trên hóa đơn. Không viết lùi ngày trên hóa đơn so với thông báo phát hành, sẽ bị phạt rất nặng (VD1: thông báo phát hành hóa đơn đặt in ngày 5/2/2014 nhưng lại viết số HD đầu tiên là ngày 31/1/2012).
Nếu giám đốc đi vắng thì có thể đóng dấu treo vào liên 2 đề giao cho khách hàng và ko đóng dấu vào chỗ thù trưởng đơn vị nữa (Người bán hàng) và phải có giấy ủy quyền.
Cách viết hóa đơn tài chính xuất khẩu

Sử dụng hóa đơn xuất khẩu khi bán hàng hóa ra nước ngoài

Ngày 15/05/2013, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư số 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Theo đó, các tổ chức, cá nhân khi xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ phải sử dụng hoá đơn xuất khẩu. Hoá đơn xuất khẩu thay thế cho INVOICE, COMMERCIAL VOICE để giao cho khách hàng nước ngoài.

Hoá đơn xuất khẩu là loại hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại (mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC).

Ví dụ:

– Doanh nghiệp A là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài. Doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng trong nước. Đối với hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài, doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn xuất khẩu.

– Doanh nghiệp B là doanh nghiệp là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động bán hàng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Doanh nghiệp B sử dụng hoá đơn GTGT cho hoạt động bán hàng trong nước và cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan.

– Doanh nghiệp C là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”. Khi bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C sử dụng hóa đơn xuất khẩu.

– Doanh nghiệp D là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nước và cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sử dụng hoá đơn bán hàng, khi xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài, doanh nghiệp D sử dụng hoá đơn xuất khẩu.

Đối với hoá đơn xuất khẩu có thể sử dụng song ngữ thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Cách lập hoá đơn xuất khẩu như sau:

1. Đối với hoá đơn xuất khẩu sử dụng hai thứ tiếng (Tiếng Việt và tiếng nước ngoài):

– Các chỉ tiêu trên hoá đơn xuất khẩu như “Tên đơn vị xuất khẩu”, “Tên đơn vị nhập khẩu”, “Tên hàng hoá, dịch vụ”… ghi bằng tiếng Việt, đồng thời được thể hiện bằng tiếng nước ngoài ghi trong ngoặc đơn vào bên cạnh hoặc dưới dòng tiếng Việt.

– Về nguyên tắc đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. Tuy nhiên, đối với trường hợp người xuất khẩu bán hàng ra nước ngoài thu ngoại tệ thì dòng đơn giá ghi bằng USD hoặc đồng tiền của nước ngoài (theo hợp đồng).

Chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ” được ghi bằng nguyên tệ.
Phần “Số tiền viết bằng chữ” ghi bằng tiếng Việt, đồng thời dịch ra tiếng nước ngoài ghi bên cạnh hoặc ở phía dưới.

Ví dụ: Chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ”: 10.000 USD
Phần “Số tiền viết bằng chữ”: Mười ngàn đô la Mỹ (One thousand Dollar).

– Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

– Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Hoá đơn xuất khẩu bằng song ngữ là chứng từ kế toán sử dụng để kê khai khấu trừ, hoàn thuế GTGT và hạch toán doanh thu khi ghi chép vào sổ sách kế toán.

2. Đối với hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ Tiếng Anh:

Đơn vị xuất khẩu nên dùng ngay COMMERCIAL INVOICE bằng tiếng Anh và bổ sung thêm các tiêu thức: số thứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu hoá đơn;tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 64/2013/TT-BTC để phục vụ khấu trừ, hoàn thuế GTGT và giao cho khách hàng nước ngoài.

Các tiêu thức trên hoá đơn xuất khẩu hoặc COMMERCIAL INVOICE khi xuất cho khách hàng nước ngoài chỉ ghi bằng tiếng Anh.

Tuy nhiên, trên hoá đơn vẫn phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm lập hoá đơn.

Theo quy định tại Điểm 6, Mục I, Phần thứ ba Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính thì các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

Do đó, các đơn vị sử dụng hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ tiếng Anh sau khi đã lập và giao hoá đơn cho khách hàng nước ngoài phải dịch hoá đơn đó ra tiếng Việt (có thể dịch công chứng hoặc người dịch ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt, đơn vị xuất khẩu đóng dấu sao y bản chính).

Bản dịch hoá đơn bằng tiếng Việt ( đính kèm Liên lưu hóa đơn xuất khẩu tiếng Anh) là chứng từ để đơn vị xuất khẩu kê khai khấu trừ, hoàn thuế GTGT và hạch toán doanh thu khi ghi chép sổ sách kế toán.

Ghi chú:
– Nếu hàng hóa chịu thuế xuất khẩu thì giá ghi trên hóa đơn xuất khẩu là giá đã bao gồm thuế xuất khẩu.
– Kể từ 1/6/2014 thì Cơ quan thuế không còn tiếp nhận thông báo phát hành hóa đơn xuất khẩu nữa theo Điều 32 của TT39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014. Tức khi xuất khẩu vẫn phải sử dụng hóa đơn tài chính (Hóa đơn giá trị giá tăng và hóa đơn bán hàng)