Danh sách các công việc kế toán tại công ty thương mại
Với bài viết này sẽ giúp các bạn muốn tự học kế toán biết được – Công việc của Kế toán hàng ngày, cuối tháng kế toán cần làm những công việc gì trước khi khóa sổ lập báo cáo tài chính và lập Báo cáo thuế. – Từng loại nghiệp vụ phải sử dụng những loại chứng từ nào và cách kiểm tra sao cho hợp lý đối với loại hình doanh nghiệp thương mại, dịch vụ. – Cách hạch toán của từng loại nghiệp vụ tương ứng với từng loại chứng từ kế toán để từ đó không còn bở ngỡ khi đi làm thực tế. – Cách lưu chứng từ; Cách kiểm tra sổ sách trước khi in và Cách in sổ sách đóng quyển. Nội dung của tổ chức công tác kế toán tại một doanh nghiệp có nhiều vấn đề. Dưới đây , Nôi dung của bài viết gồm những phần chính sau:
- Quy định chung về công việc của người làm kế toán về thuế tại doanh nghiệp
- Các công việc hàng ngày, Công việc tháng, Quý, Công việc cuối năm của kế toán
- Các phần hành nghiệp vụ kế toán; Yêu cầu hồ sơ-Chứng từ liên quan của từng phần hành; Yêu cầu của nghiệp vụ
- Hướng dẫn hạch toán từng phần hành kế toán và yêu cầu hồ sơ chứng từ của từng phần hành
- Cách lưu chứng từ kế toán;
- Cách kiểm tra sổ sách trước khi in và Các mẫu số kế toán cần in ra qua mỗi kỳ kế toán
- Các công việc hàng ngày, công việc tháng, Quý, Công việc cuối năm của kế toán
- Các công việc hàng ngày của kế toán
- Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra tại công ty mà liên quan đến phòng kế toán (Ví dụ như nghiệp vụ chi tiền tạm ứng đi công tác; Chi tiền lương; Bán hàng chưa thu tiền….), kế toán tiến hành thu thập và xử lý chứng từ kế toán của những nghiệp vụ trên. Sau khi chứng từ xử lý xong. Kế toán dựa vào chứng từ để ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán hoặc phần mềm Excel.
- Cuối mỗi tháng và cuối năm, kế toán tiến hành làm những công việc sau trước khi khóa sổ và lập báo cáo có liên quan (gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị).
- Dựa vào bảng lương kế toán hạch toán Tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH; BHYT; BHTN).
- Dựa vào bảng Trích khấu hao tài sản cố định , kế toán tiến hành hạch toán khấu hao tài sản cố định vào những bộ phận có liên quan (Tài khoản Nợ 627;641;642 Tài khoản có 214).
- Dựa vào bảng phân bổ Phân bổ chi phí trà trước ngắn hạn và dài hạn, kế toán tiến hành hạch toán vào những bộ phận có liên quan (Tài khoản Nợ 627;641;642 Tài khoản có 142;242)
- Thực hiện bút toán giữa thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra (Tài khoản 133 và tài khoản 3331). Nếu GTGT nộp theo tháng hoặc quý thì k/c theo tháng hoặc quý. So sánh số tiền giữa 2 TK này, số nào nhỏ hơn thì lấy số tiền đó làm bút toán . Và luôn kiểm tra giữa sổ 133 và 3331 với Tờ khai thuế GTGT hàng tháng, 2 số liệu này về cơ bản phải bằng nhau.
- Kiểm kê tài sản (Tiền mặt; Hàng tồn kho; Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ); Đối chiếu công nợ, để tiến hành điều chỉnh kịp thời.
- Tập hợp chi phí và tính giá thành.
- Hàng tuần hoặc nếu ít quá thì cuối mỗi tháng lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan đến ngân hàng để đối chiếu ghi vào trong sổ sách kế toán .
- Sau khi thực hiện xong những công việc hàng ngày và hạch toán bút toán cuối kỳ cũng như bút toán kết chuyển vào cuối tháng xong, kế toán tiến hành khóa sổ cái và sổ chi tiết của tất cả các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 để từ đó xác định số dư của từng tài khoản. Sau đó tiến hành Lập bảng cân đối số phát sinh để tiến hành kiểm tra số liệu xem đã phù hợp với tính chất của từng tài khoản chưa?. Nếu đã đồng ý rồi, kế toán tiến hành kết hợp Sổ cái; Sổ chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh để tiến hành Lập báo cáo tài chính +Quyết toán thuế cuối năm (TNDN và TNCN) để nộp cho cơ quan thuế trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính .
- Lập báo cáo quản trị theo nhu cầu quản lý của Công ty
- Sau khi đã đồng ý hết về mặt số liệu, kế toán tiến hành in sổ hàng tháng hoặc hàng quý hoặc mỗi năm một lần ra bản cứng và tiến hành ký tên đóng dấu, lưu tại đơn vị.
- Về Báo cáo thuế Doanh nghiệp :
– Thuế GTGT (TT219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013) Kê khai theo tháng hoặc theo quý tùy điều kiện DN mình . Kê khai theo tháng hoặc theo quý thì tập hợp hồ sơ phát sinh theo kỳ để kê khai. Thời hạn nộp theo tháng là ngày 20 của tháng sau, theo quý là ngày 30 tháng đầu tiên của quý sau. Phát sinh số tiền thuế phải nộp thì thời hạn số tiền thuế bằng thời hạn hạn của tờ khai thuế. – Thuế TNCN (TT111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013) Kê khai theo tháng hoặc theo quý tùy điều kiện DN mình .
- Kê khai theo tháng hoặc theo quý thì tập hợp hồ sơ phát sinh theo kỳ để kê khai
- Sau ngày kết thúc năm tài chính. Kế toán có 90 ngày để lập tờ khai Quyết toán thuế TNCN của năm trước trên HTKK. Sau đó kết xuất file dạng XML rồi sau đó kê khai qua mạng. Thời gian kê khai thuế Quyết toán thuế TNCN trùng với thời gian nộp thuế TNCN.
– Thuế TNDN (TT78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014).
- Nộp tờ khai theo quý, kế toán tiến hành kê khai tạm tính thuế TNDN của Quý trước trên HTKK. Sau đó kết xuất file PDF và kê khai qua mạng. Thời gian kê khai thuế TNDN tạm tính cũng chính là thời gian nộp thuế TNCN.
- Sau ngày kết thúc năm tài chính. Kế toán có 90 ngày để lập báo cáo tài chính và làm quyết toán thuế TNDN trên HTKK. Sau đó kết xuất file PDf và kê khai qua mạng. Nếu mà kê khai thuế TNDN cuối năm có số thuế phải nộp thì thời gian nộp thuế TNDN cũng trùng với thời gian kê khai.
Thuế môn bài (TT42/2003/TT-BTC ngày 7/5/2003)
- Từ ngày 1-30 của tháng đầu tiên của năm, kế toán tiến hành khai thuê môn bài và nộp thuế môn bài tại kho bạc nhà nước. Lưu ý nếu giữa 2 năm không thay đổi bậc thuế môn bài thì không phải làm Tờ khai thuế môn bài nữa mà đem tiền trực tiếp đến kho bạc nhà nước để nộp. Tuy nhiên, trường hợp người nộp thuế có sự thay đổi các yếu tố liên quan đến căn cứ tính thuế làm thay đổi số thuế môn bài phải nộp của năm tiếp theo thì phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho năm tiếp theo, thời hạn khai thuế chậm nhất là ngày 31/12 của năm có sự thay đổi.(TT156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 hướng dẫn Luật quản lý thuế).
Về hóa đơn (TT39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014)
- Kê khai theo tháng hoặc theo quý tùy theo điều kiện của doanh nghiệp mình. Nhập trên HTKK và nộp kê khai qua mạng.
- Hóa đơn mới tự in hoặc đặt in thì kế toán tiến hành làm thông báo phát hành hóa đơn cho Cơ quan thuế theo mẫu biểu trên HTKK rổi sau đó kết xuất file PDF và kê khai qua mạng. Lưu ý nếu làm thông báo phát hành hóa đơn lần đầu thì đem trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn; Hợp đồng đặt in hóa đơn; Hóa đơn mẫu và Biên bản thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn đến Cơ quan thuế. Những lần thông báo tiếp theo nếu không thay đổi mẫu thì chỉ cần kết xuất ra file PDF và kê khai qua mạng bình thường mà không đem trực tiếp cho thuế.
- Quy định công việc của người làm kế toán về thuế tại doanh nghiệp
| TT | Nội dung, Công việc | Mô tả, Yêu cầu | Thời hạn hoàn thành (nội bộ) |
| 1 | Tiếp nhận và tập hợp hóa đơn mua vào, bán ra |
|
Ngày 01 hoặc bất kỳ ngày nào miễn trước ngày 20 của tháng kế tiếp phải hoàn thành việc tập hợp hoá đơn trên bảng kê mua vào và bán ra Excel để mà chuẩn bị làm Tờ khai thuế GTGT. (Nếu phần mềm kế toan hỗ trợ chức năng xuất file Excel thì xuất ra từ phần mềm). |
| 2 | Thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế TNDN tạm tính, Thuế TNCN |
|
+Theo quy định kê khai theo tháng là từ ngày 1-20 của tháng sau. +Kê khai theo quý là từ ngày 1-30 của tháng đầu tiên của quý sau. |
| 3 | Nộp tờ khai thuế qua mạng |
|
|
| 4 | Lập phiếu kế toán (Thu, Chi, UNC, Nhập, Xuất, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Bảng lương, báng chấm công, phiếu tính lượng, Bảng trích khấu hao, Bảng phân bổ CCDC, Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn Phiếu kế toán khác….) |
|
Hàng ngày theo thực tế phát sinh Trên từng phiếu liên quan tới chi phí, kế toán ghi vào mặt sau của phiếu giá trị không hợp lệ khi đối chiếu với giá trị được trừ và không được trừ trong nghiệp vụ thuế TNDN. |
| 5 | Báo cáo công nợ phải thu và phải trả, Báo cáo tồn kho | Lập báo cáo chi tiết của hàng tồn kho và Công nợ phải thu, phải trả. Đảm bảo có thể giải trình bất cứ khi nào và chỉ ra được các bằng chứng đối chiếu như: biên bản làm việc, biên bản xác nhận nợ, giấy nhận nợ, kiểm kê kho, biên bản giao nhận hàng nhập kho…tuân thủ quy trình và kiểm soát nghiệp vụ đã được ban hành. Cuối năm bắt buộc phải lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu và phải trả…trước khi lập báo cáo | Báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc. |
| 6 | Tiền lương và các khoản trích theo lương | Phải tính đúng và đủ tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy chế tiền lương của công ty và theo luật lao động. Tác nghiệp với phòng lao động cũng như cơ quan BHXH để làm việc liên quan đến BHXH và lao động (nếu kế toán kiêm nhiệm vụ này, thường phòng nhân sự sẽ làm) | Theo đúng thời gian quy định |
| 7 | Báo cáo tài chính năm, BCQT năm, Báo cáo quyết toán thuế (TNCN, TNDN) | +Chính xác về số liệu, tuân thủ Form mẫu, tuân thủ và phù hợp với chính sách về kế toán và Thuế Việt Nam. Đảm bảo báo cáo trung thực hợp lý, minh bạch. Có thể tổ chức bảo vệ số liệu.Đối với Báo cáo quyết toán thuế: Đảm bảo lập quyết toán rõ ràng và thuyết minh đầy đủ giữa lợi nhuận kế toán và các khoản điều chỉnh để xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, Kiểm soát và giải trình bằng bảng kê chi phí không được trừ. +In ra bảng có mã vạch trình cho Giám đốc xem xét trước khi nộp qua mạng | Chậm nhất ngày 10/03 của năm tài chính tiếp theo là trình cho giám đốc xem trước khi gửi qua mạng. |
| 8 | Tiếp đoàn thanh kiểm tra thuê và Các cơ quan chức năng khác | Dựa vào quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế cũng như Cơ quan kiểm toán. Kế toán tiếp đoàn thanh tra thuế và Cơ quan kiểm toán theo như lịch đã sắp xếp | Hoàn thành thời gian theo quy định |
| 9 | Giao dịch với ngân hàng | Các công việc liên quan đến ngân hàng (Ví dụ rút tiền, Nộp tiền, Lập UNC, giao dịch liên quan đến vay ngân hàng….) | Kịp thời |
| 10 | Các công việc khác liên quan đến kế toán | Ngoài những công việc đã liệt kê bên trên, kế toán cần làm những công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc | Tùy theo thời gian cụ thể của từng công việc |
- Các phần hành nghiệp vụ kế toán; Yêu cầu hồ sơ-Chứng từ của nghiệp vụ kế toán ; Yêu cầu của nghiệp vụ
| TT | Phần hành nghiệp vụ, khoản mục | Yêu cầu hồ sơ – chứng từ của nghiệp vụ kế toán | Yêu cầu nghiệp vụ |
| 1 | Nghiệp vụ mua hàng – nhập kho |
|
Đảm bảo đề nghị mua hàng, hợp đồng đã được ký duyệt – Nhận hàng thì lập phiếu nhập kho, ghim cùng biên bản/phiếu giao hàng nếu có – Tiếp nhận và kiểm tra hoá đơn – Tiến hành thủ tục thanh toán và lập phiếu thanh toán hoặc nhận nợ. Lưu trữ thành bộ. |
| Trả lại hàng mua |
|
Biên bản ghi nhận rủi ro phải ghi rõ lý do không nhận hàng hoặc lý do trả lại, có chữ ký xác nhận của người giao hàng hoặc người có trách nhiệm của bên bán. Hoàn thành đồng bộ các thủ tục còn lại, ghim và lưu thành bộ. | |
| 2 | Nghiệp vụ bán hàng – xuất kho |
|
Đảm bảo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt và ghi rõ ràng các điều khoản về số lượng, đơn giá, giá trị, địa điểm giao nhận hàng. Phiếu xuất kho giá bán đối chiếu với hợp đồng. Khi giao nhận hàng đảm bảo người nhận hàng ký nhận để xác nhận về số lượng, đơn giá, quy cách. Lập hoá đơn chính xác và đối chiếu chi tiết thông tin bên mua. |
| Hàng bán bị trả lại, đổi hàng |
|
Biên bản ghi nhận rủi ro phải ghi rõ lý do không nhận hàng hoặc lý do trả lại, có chữ ký xác nhận của người giao hàng và người có trách nhiệm nhận hàng bên mua. Hoàn thành đồng bộ các thủ tục còn lại, ghim và lưu thành bộ. | |
| 3 | Công cụ dụng cụ – Chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn |
|
Ghi nhận là công cụ dụng cụ khi mua về với số lượng nhiều, nhập kho và xuất dùng nhiều lần.Mọi trường hợp mua công cụ dụng cụ dùng ngay thì hạch toán chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn. Chi phí trả trước liên quan phân bổ trong 1 năm tài chính thì ghi nhận chi phí trả trước ngắn hạn, chi phí trả trước liên quan phân bộ hơn 1 năm tài chính thì ghi vào chi phí trả tước dài hạn. Theo TT78 về thuế TNDN hiện hành thì CCDC phân bổ không quá 3 năm. |
| 4 | Tài sản cố định |
|
Tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng, thời gian sử dụng trên 1 năm. Đối các khoản đầu tư không ở dạng hình thể vật chất như phần mềm, thương hiệu, quyền sử dụng đất thì hạch toán tài sản cố định vô hình. Thời gian phân bổ thì xem TT45/2013 |
| 4A | Tài sản cố định góp vốn |
|
Nếu tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ thì thực hiện khấu hao hạch toán toàn bộ giá trị, tính vào chi phí thuế với giá trị khấu hao tương ứng với 1,6 tỷ.Nếu tài sản cố định không đủ hồ sơ pháp lý thì vẫn theo dõi hạch toán TSCĐ, khi quyết toán thuế kế toán loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí – Chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế. |
| 4B | Tài sản cố định mua mới |
|
+Tập hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao, thuế gián thu vào nguyên giá tài sản cố định.+Trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định thì hạch toán chi phí bình thường trong kỳ (Tk 635). +Nếu việc mua tài sản có nhiều chứng từ trong nhiều thời gian thì tập hợp vào 241 trước khi chuyển sang 211. |
| 4C | Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định |
|
|
| 4D | Tài sản cố định thuê tài chính |
|
|
| 4E | Tài sản cố định thuê hoạt động |
|
+Nếu chi trả định kỳ tháng thì từng tháng tính chi phí thuê vào chi phi hoạt động của bộ phận sử dụng.+Nếu chi trả định kỳ nhiều tháng thì phân bổ giá trị tương ứng của tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng. (Tức là treo vào 142 hoặc 242 phân bổ) |
| 4F | Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán |
|
+Kết thúc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sảnLoại trừ tài sản khỏi danh sách tính khấu hao +Giá bán ghi nhận vào thu nhập khác vì mục đích mua tài sản để sử dụng, nay bán thanh lý thì không được hạch toán doanh thu. +Các chi phí liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản ghi nhận chi phí khác (TK 811), không tính vào chi phí hoạt động. |
| 5 | Hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế |
|
+Tham chiếu theo quy chế lương, thưởng và chi trả quyền lợi cho người lao động.+Nếu thoả thuận với người lao động/chuyên gia là chi trả thu nhập NET thì kế toán thực hiện quy đổi thu nhập Gross để tính và chi trả thuế. |
| Lao động thường xuyên chính thức |
|
+Thực hiện riêng biệt nghiệp vụ tính lương vào chi phí tương ứng theo từng bộ phận.+Bảng lương được phê duyệt thì lập phiếu lương và tiến hành chi trả. +Khấu trừ các khoản bảo hiểm, thuế TNCN và trả chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động (nếu có nhu cầu). | |
| Lao động thời vụ, vụ việc |
|
+Tính chi phí chi trả lao động thời vụ và vụ việc vào chi phí bộ phận tương ứng.+Thực hiện chi trả và tạm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi lần chi trả có giá trị trên 2 triệu đồng, mức tạm khấu trừ 10% cho dù có MST hay không có MST. +Trường hợp đã có bản cam kết theo mẫu 23/TNCN thì không khấu trừ thuế (lưu ý nếu làm cam kết 23 thì phải có MST TNCN) +Với mỗi trường hợp khấu trừ 10% thuế TNCN như trên thì cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho họ |
- Hướng dẫn hạch toán từng phần hành kế toán
| TT | Phần hành nghiệp vụ, khoản mục | Nghiệp vụ | Hạch toán nợ | Hạch toán có | Chứng từ hạch toán |
| 1 | Kế toán quá trình mua & thanh toán NCC | Sau khi ký hợp đồng, đơn hàng mua, chi tiền hoặc chuyển tiền đặt cọc cho nhà cung cấp (Nội địa) | 331– ghi giá trị đặt cọc, trả trước | 111, 112 | Phiếu chiUNC |
| Khi nhà cung cấp giao hàng, lập phiếu nhập kho, nhận hoá đơn và ghi nhận hạch toán. Nếu chưa thanh toán thì ký xác nhận. | 1561 – ghi giá trị hàng mua nhập kho1331 – ghi giá trị thuế VAT | TK 331 | Phiếu nhập | ||
| Khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp hàng hoá | 331 – Ghi giá trị thực tế thanh toán lần này | 111 – nếu trả tiền mặt.112 – nếu trả qua ngân hàng | PC, UNC | ||
| Khi phát sinh hoá đơn vận chuyển hàng mua về hoặc chi phí bốc xếp chi trả trực tiếp hoặc các chi phí mua khác có chứng từ | 1562 – Giá trị chi phí mua thực tế Hoặc hạch toán trưc tiếp vào 1561 để phân bổ cho giá gốc của từng mặt hàng1331 – ghi giá trị thuế VAT | 111,112,331 | Phiếu chiUNC Phiếu kế toán | ||
| Khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp khác, đối tượng đã ghi nhận công nợ ở trên | 331 – Ghi giá trị thực tế thanh toán lần này | 1111 – nếu trả tiền mặt.1121 – nếu trả qua ngân hàng | Phiếu chiUNC | ||
| Trường hợp nhập khẩu, khi chuyển tiền mở LC cho đơn hàng nhập khẩu | 144-Ký cược, ký quỹ | 1112 – nếu dùng tiền mặt1121 (2) – nếu dùng tiền ngân hàng | Phiếu chiUNC Chứng từ mua ngoại tệ | ||
| Trường hợp nhập khẩu, vay hạn mức tín dụng mở LC | 144-Ký cược-Ký quỹ | 3111 – Giá trị vay ngắn hạn dùng để chi trả | Phiếu kế toánChứng từ mua ngoại tệ | ||
| Dùng tiền ký quỹ trả cho nhà cung cấp | 331-Phải trả nhà cung cấp | 144-Ký cược, ký quỹ | Phiếu kế toán và những chứng từ khác, phát sinh chênh lệch tỷ giá chỗ này (TK515 hoặcTK 635) | ||
| Trường hợp nhập khẩu, trả trước tiền cho nhà cung cấp | 331 – Ghi giá trị trả theo hợp đồng | 1122 – nếu dùng tiền ngân hàng311 – Nếu vay ngắn hạn chi trả | UNC; Hợp đồng vay ; khế ước nhận nợ vay | ||
| Thủ tục kiểm nghiệm, thủ tục hải quan, chi phí vận chuyển hạch toán chí phí mua hàng | 1562 – Giá trị chi phí mua thực tế Hoặc hạch toán trưc tiếp vào 1561 để phân bổ cho giá gốc của từng mặt hàng 133 – ghi giá trị thuế VAT | 1111- nếu chi trả tiền mặt1121 – nếu chi trả qua ngân hàng 331– nếu chưa chi trả | Phiếu chiUNC Phiếu kế toán | ||
| 1 | Kế toán quá trình mua & thanh toán NCC | Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu | 1331 – | 33312 – Thuế giá trị gia tăng nhập khẩu phải nộp | Thông báo thuếTờ khai hải quan, Mẫu nộp tiền ngân sác nhà nước;Phiếu kế toán |
| Khi thực hiện nộp thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu | 33312-Thuế GTGT hàng nhập khẩu | 1111 – nếu nộp tiền mặt vào ngân sách11121 – nếu chuyển tiền ngân hàng nộp ngân sách | Mẫu nộp tiền ngân sác nhà nước | ||
| Nếu có thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt | 1561 – tính vào giá nhập kho tiền thuế trực thu | 3333 – thuế nhập khẩu3332 – thuế TTĐB | Thông báo thuếTờ khai hải quan | ||
| Khi nộp thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt | 3333 – thuế nhập khẩu3332 – thuế TTĐB | 1111 – nếu nộp tiền mặt vào ngân sách11121 – nếu chuyển tiền ngân hàng nộp ngân sách | Mẫu nộp tiền ngân sác nhà nước | ||
| Không nhận hàng mua nội địa do sai quy cách, phẩm cấp, chất lượng | Làm thủ tục và xác nhận, không hạch toán | ||||
| Trả lại hàng sau khi đã nhận và nhập kho mới phát hiện sai sót, không đúng phẩm cấp chất lượng. Lập phiếu xuất kho và hoá đơn trả lại hàng. (Bên mua kê khai vào phụ lục 01-2 dưới dạng số âm; Bên bán kê khai vào phụ lục 01-1 dưới dạng số âm). | 331 – Tổng giá trị và tiền thuế hàng trả lại | 1561 – Giá trị hàng trả lại1331 – VAT hàng trả lại | Phiếu xuất kho trả lại;Biên bản thoả thuận; Hóa đơn xuất trả lại | ||
| Giảm giá hàng mua sau khi nhập kho mới phát hiện sai sót, không đúng phẩm cấp chất lượng. Lập đề nghị giảm giá được sự chấp nhận của người bán đồng thời yêu cầu lập hoá đơn điều chỉnh (Bên bán lập). | 331 – Tổng giá trị và tiền thuế được giảm | 1561 – Giá trị hàng được giảm1331 – VAT hàng được giảm giá tương ứng | Phiếu kế toánBiên bản thoả thuận | ||
| Mua hàng chuyển trực tiếp cho người mua, đại lý không qua kho, lập phiếu giao hàng và nhận hàng cùng lúc, tiếp nhận hoá đơn và xuất hoá đơn đồng thời.Khi thanh toán, thực hiện bút toán thanh toán, lập phiếu thu, phiếu chi, UNC và ghi nhận Báo có. | 131 – Tổng giá trị hàng bán và thuế theo giá thoả thuận của hợp đồng | 5111 – Giá trị hàng bán3331 – Thuế giá trị gia tăng | Phiếu KTHoá đơn bán ra | ||
| 632 – Giá mua hàng của nhà cung cấp + Chi phí mua1331 – VAT hoá đơn mua | 331 – Tổng giá trị thanh toán cho người bán | Phiếu KTHoá đơn mua vào | |||
| 2 | Kế toán mua tài sản cố định | Sau khi ký hợp đồng mua tài sản cố định trong nước hoặc nhập khẩu, khi nhận được tài sản cố định và chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành ghi sổ như sau: | 211;213-Tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình | 112-Tiền gửi ngân hàng 331-Phải trả nhà cung cấp | +Hóa đơn tài chính; tờ khai hải quan +Hợp đồng kinh tế +Biên bản bàn giao tài sản; +Thẻ tài sản cố định |
| Những chi phí có liên quan để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (Ví dụ như Chi phí vận chuyển, chi phí chạy thử, lắp đặt; lê phí trước bạ….) | 211;213-Tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình | 111-Tiền mặt112-Tiền gửi ngân hàng 331-Phải trả người bán | Hợp đồng Hóa đơn tài chính;phiếu chi; UNC | ||
| Thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt | 211;213-Tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình | 3333-Thuế nhập khẩu3332-Thuế tiêu thụ đặc biệt | Thông báo nộp thuế của Cơ quan hải quan | ||
| Thuế GTGT của hàng nhập khẩu | 1388-Phải thu khác | 33312-thuế GTGT | Thông báo nộp thuế của Cơ quan hải quan | ||
| Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu; thuế tiêu thụ đặc biệt; Thuế nhập khẩu | 33312-Thuế tiêu thụ đặc biệt3333-Thuế nhập khẩu 3332-Thuế tiêu thụ đặc biệt | 111-Tiền mặt 112-Tiền gửi ngân hàng | Phiếu chi; UNC;GNT NSNN | ||
| Định kỳ trích khấu hao tài sản cố định vào những bộ phận có liên quan | 641-Chi phí bán hàng642-Chi phí quản lý | 214-Khấu hao tài sản cố định | Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định; | ||
| 3 | Kế toán công cụ dụng cụ và chi phí trả trước | Khi mua tài sản mà không thỏa mãn là tài sản cố định và đưa vào sử dụng ngay hoặc là phát sinh những khoản chi phí trả trước cho nhiều năm, kế toán tiến hành hạch toán như sau | 142-chi phí trà trước ngắn hạn (phân bổ từ 1 năm trở xuống); 242-Chi phí trả trước dài hạn (phẩn bổ trên 1 năm đến 3 năm)133-Thuế GTGT đầu vào | 111-Tiền mặt112-Tiền gửi ngân hàng 331-Phải trả người bán | +Hợp đồng +Hóa đơn tài chính +Biên bản bàn giao |
| Nếu chúng ta mua nhập khẩu thì những nghiệp vụ về thuế nhập khẩu cũng như thuế GTGT hàng nhập khẩu cũng tương tự như mua tài sản cố định (nên các anh chị xem nghiệp vụ của phần 2) | 142-Chi phí trả trước ngắn hạn 242-Chi phí trả trước dài hạn | 3333-Thuế nhập khẩu3332-Thuế tiêu thụ đặc biệt | Thông báo nộp thuế của cơ quan thuế | ||
| Thuế GTGT hàng nhập khẩu | 1388 –Phải thu khác | 33312-thuế GTGT của hàng nhập khẩu | Thông báo nộp thuế của cơ quan thuế | ||
| Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ | 1331-Thuế VAT | 1388-Phải thu khác | Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước; Phiếu kế toán | ||
| Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu; thuế nhập khẩu; thuế tiêu thụ đặc biệt | 3333-Thuế nhập khẩu | 111-Tiền mặt112-Tiền gửi ngân hàng | Phiếu chi UNC | ||
| Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu; thuế nhập khẩu; thuế tiêu thụ đặc biệt | 3332-Thuế tiêu thụ đặc biệt33312-thuế GTGT hàng nhập khẩu | 111-Tiền mặt112-Tiền gửi ngân hàng | Phiếu chi UNC; Giấy nộp tiền NSNN | ||
| Định kỳ hạch toán phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn vào chi phí của những bộ phận có liên quan | 642-Chi phí quản lý641-Chi phí bán hàng | 142-Chi phí trả trước ngắn hạn242-Chi phí trả trước dài hạn | Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn; Dài hãn | ||
| 3 | Kế toán bán hàng, doanh thu, giá vốn (Bao gồm cả trường hợp đại lý mua bán thẳng) | Sau khi ký hợp đồng, đơn hàng bán, nhận được tiền đặt cọc của khách hàng, lập phiếu thu hoặc ghi nhận báo có | 1111 – Nếu nhận được tiền mặt1121 – Nếu nhận được giấy báo có | 131 – Giá trị người mua trả tiền trước | Phiếu thuBáo có |
|
131 – Tổng giá trị thanh toán của lô hàng theo lần giao hàng này | 5111 – Giá trị hàng bán thực hiện giao lần nàyCó 3331 – Thuế GTGT | Hoá đơn bán raPhiếu giao hàng (XK) | ||
| 632 – Tổng giá vốn hàng bán theo lần giao này | 1561 – Giá trị hàng xuất kho cho lần giao này | Phiếu xuất nội bộ | |||
| Khi nhận được tiền thanh toán ngay hoặc tại thời điểm khác sau khi giao hàng | 1111 – Nếu nhận được tiền mặt1121 – Nếu nhận được giấy báo có | 131 – Giá trị người mua thanh toán lần này | Phiếu thuBáo có | ||
| Nếu có phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp phải thuê ngoài cho việc giao hàng và bán hàng, căn cứ chứng từ thanh toán, hoá đơn dịch vụ liên quan, lập phiếu chi, UNC nếu chi trả ngay, lập phiếu kế toán nếu chưa chi trả và ghi nhận chi phí bán. | 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài cho việc bán hàng1331 – VAT dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng | 1111 – Nếu chi trả ngay1121 – Nếu chi trả ngay bằng tiền ngân hàng 331 – Nếu chưa chi trả 334 – Nếu chưa trả lao động bốc xếp vụ việc | Phiếu thuUNC Phiếu kế toán | ||
| Trường hợp phát hiện lỗi khi giao hàng hoặc thoả thuận khác dẫn tới đồng thuận giảm giá cho người mua, lập biên bản ghi nhận và hạch toán giảm doanh thu. Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn. Và lập hóa đơn giảm giá | 532 – Giảm giá hàng bán3331 – Giá trị thuế tương ứng với giá trị giảm giá | 131 – Nếu cấn trừ vào công nợ giá trị giảm giá hoặc chưa trả lại tiền.1111 – Nếu chi tiền trả ngay cho tổng giá trị giảm giá 1121 – Nếu UNC trả ngay giá trị giảm giá | ‘+Phiếu kế toán‘+Phiếu chi ‘+UNC (SEC) | ||
|
531 – Hàng bán bị trả lại3331 – Giá trị thuế tương ứng với giá trị trả lại | 131 – Nếu cấn trừ vào công nợ giá trị trả lại hoặc chưa trả lại tiền1111 – Nếu chi tiền trả ngay cho tổng giá trị trả lại 1121 – Nếu UNC trả ngay giá trị trả lại | Phiếu kế toánPhiếu chi UNC (SEC) Phiếu xuất kho của người mua | ||
| 1561 – Giá trị hàng trả lại nhận về | 632 – Giá trị hàng trả lại nhận về | Phiếu nhập kho | |||
| 2A | Hàng ký gửi đại lý bán đúng giá | Xuất kho hàng ký gửi đại lý bán đúng giá, lập phiếu xuất kho và giao hàng, lập phiếu xuất kho ký gửi hàng đại lý và lập bảng kê theo dõi hàng ký gửi đại lý như công nợ phải thu. | 157 – Giá trị hàng ký gửi | 1561 – Giá trị hàng xuất ký gửi | Phiếu xuất kho ký gửi đại lý |
| Khi đại lý thông báo hoặc đối chiếu định kỳ ghi nhận lượng hàng đã tiêu thụ, kế toán ghi nhận doanh thu hàng đã tiêu thụ, lập hoá đơn giao theo từng yêu cầu của đại lý cụ thể. | 131 – Tổng giá trị hàng và thuế của hàng đã tiêu thụ | 5111 – Doanh thu hàng đã tiêu thụ3331 – Thuế VAT hàng đã tiêu thụ | Phiếu kế toán | ||
| Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng tiêu thụ | 632 – Giá vốn hàng tiêu thụ | 157 – Giá vốn hàng tiêu thụ | Phiếu xuất kho chính thức | ||
| Tính hoa hồng cho đại lý được hưởng | 6427 – Giá trị hoa hồng | 131 – Cấn trừ giá trị hoa hồng vào công nợ đại lý | Phiếu kế toán | ||
| Nhận được tiền thanh toán của đại lý về hàng đã tiêu thụ | 1111 – Thu tiền mặt1121 – Thu tiền ngân hàng | 131 – Giá trị thực tế đại lý thanh toán | Phiếu thuBáo có | ||
| Nếu chi tiền chi trả bổ sung hoa hồng đại lý | 131 – Giá trị chi trả | 1111 – Chi trả tiền mặt1121 – Chi trả UNC (SEC) | Phiếu chiUNC (SEC) | ||
| Kiểm kê, biếu tặng, Khuyến mại | Kiểm kê phát hiện thừa hàng, lập biên bản | 1561 – Giá trị thừa so với sổ kế toán | 3381 – Giá trị thừa phải trả hoặc chưa xử lý | Phiếu kế toán, Biên bản kiểm kê hàng thừa thiếu | |
| Kiểm kê phát hiện thiếu hàng, lập biên bản | 1381 – Giá trị thiếu so với sổ kế toán | 1561 – Giá trị phát hiện thiếu | Phiếu kế toán, Biên bản kiểm kê hàng thừa thiếu | ||
| Xuất hàng tặng khuyến mại không thu tiền, lập hoá đơn, và giá vốn vào chi phí bán hàng. (Hoá đơn lập bỏ qua thuế GTGT) | 632 – Giá trị hàng khuyến mãi | 1561 – Giá trị hàng xuất | Phiếu xuất, Hóa đơn tài chính | ||
| Nợ 6417: Chi phí bán hàng | Có 512-Doanh thu nội bộCó 3331: Thuế GTGT | Hóa đơn tài chính | |||
| 3 | Kế toán lương và các khoản trích theo lương | Tình lương và thu nhập cho người lao động theo từng bộ phận sử dụng chi phí nhân công | 6421 – Chi phí nhân công bán hàng6421 – Chi phí nhân công quản lý | 3341 – Lương và các khoản phải trả cho người lao động | Bảng lương |
| Tính bảo hiểm trả thay cho người lao động | 6411 – Chi phí nhân công bán hàng6421 – Chi phí nhân công quản lý | 3383 – Bảo hiểm xã hội (18%*LCB))3384 – Bảo hiểm y tế (3%*LCB) 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp (1%*LCB) | Bảng lương | ||
| Trích bảo hiểm người lao động phải trả | 3341 – Lương và các khoản phải trả cho người lao động | 3383 – Bảo hiểm xã hội (8%*LCB)3384 – Bảo hiểm y tế (1.5%*LCB) 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp (1%*LCB) | Phiếu kế toán | ||
| Nộp bảo hiểm cho người lao động vào cơ quan bảo hiểm | 3383 – Bảo hiểm xã hội3384 – Bảo hiểm y tế 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp | 1111 – Chi nộp tiền mặt1121 – Nộp tiền ngân hàng | Phiếu chiUNC | ||
| Tính, tạm trích thuế thu nhập cá nhân phải nộp(Xem thêm hướng dẫn tính thuế cho người lao động trong TT111) | 334 – Lương và các khoản trả cho người lao động | 3335 – Thuế thu nhập cá nhân | Bảng lương | ||
| Nộp thuế TNCN cho người lao động | 3335 – Thuế thu nhập cá nhân | 1111 – Nộp tiền mặt1121 – Nộp qua UNC | Phiếu chiUNC | ||
| Tạm ứng cho người lao động khi có đề nghị tạm ứng được phê duyệt. | 141 – Chi tiết người lao động tạm ứng | 1111 – Nộp tiền mặt1121 – Nộp qua UNC | Phiếu chiUNC, Phiếu đề nghị tạm ứng | ||
| Thanh toán tạm ứng bằng hoá đơn chi dùng, mua hàng hoá dịch vụ có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ được phê duyệt trong định mức. | 1561 – Hàng hoá mua từ tiền tạm ứng6427 – Chi phí dịch vụ, chi phí bằng tiền chi từ tiền tạm ứng 1331 – VAT đầu vào | 141 – Chi tiết tạm ứng người lao động | Phiếu kế toánPhiếu thanh toán tạm ứng | ||
| Chi trả lương cho người lao động, có đầy đủ chữ ký lĩnh lương. | 334 – Lương và các khoản trả cho người lao động | 1111 – Nộp tiền mặt1121 – Nộp qua UNC | Phiếu chiUNC Phiếu lương | ||
| Tính lương lao động thời vụ có hợp đồng lao động, tính thuế TNCN (nếu có) nhưng sử dụng tài khoản 334. Trường hợp người lao động không thuộc về cơ quan/doanh nghiệp nào mà thu nhập không tới mức nộp thuế thì khi ký hợp đồng, kỹ bổ sung cam kết theo mẫu 23/TNCN. Khi chi trả tiền lương phải đảm bảo có nghiệm thu công việc và chữ ký người lao động khi lĩnh tiền công. Hồ sơ yêu cầu đầy đủ (chứng minh nhận dân phot, Hợp đồng lao động, Mã số thuế TNCN, phiếu chi có chữ ký người nhận tiền). | |||||
| Chi trả chi phí lao động vụ việc như chuyên gia, tư vấn, người cung cấp dịch vụ theo vụ việc, thực hiện khấu trừ 10% cho những khoản chi từ 2 triệu đồng trở lên mà không có biểu mẫu cam kết số 23 | 642 – Chi phí bán hàng hoặc quản lý khi sử dụng thuê theo vụ việc | 1111 – Nộp tiền mặt1121 – Nộp qua UNC | Phiếu chiUNC Hợp đồng thời vụ, biên bản ghi nhận công việc | ||
| 4 | Kế toán thuế, tính thuế – nộp thuế | Hàng tháng, sau khi làm tờ khai thuế giá trị gia tăng, thực hiện bút toán khấu trừ thuế | 33311 – Kết chuyển VAT(Kết chuyển số nhỏ) | 1331 – Kết chuyển VAT(Kết chuyển số nhỏ) | Phiếu kế toánTờ khai thuế VAT |
| Trường hợp có số thuế đề nghị hoàn, thực hiện cắt hoàn thì ghi nhận số tiền đề nghị hoàn theo đề nghị hoàn thuế | 1388 – Thuế VAT đề nghị hoàn (ghi vào phải thu khác) | 1331 – Số thuế VAT cắt hoàn theo tờ khai và hồ sơ hoàn thuế | Phiếu kế toán, Tờ khai thuế GTGT | ||
| Khi có quyết định được hoàn và nhận được tiền hoàn thuế | 1121 – Số tiền nhận được khi hoàn thuế | 1388 – VAT được hoàn thực tế | ‘+Báo có‘+Quyết định được hoàn thuế | ||
| Tính số thuế GTGT không được khấu trừ vào chi phí. Nếu các khoản thuế thuộc diện không được tính vào chi phí thì kế toán hạch toán chi phí đồng thời ghi nhận là khoản chi phí không được trừ để khi quyết toán loại trừ khỏi chi phí tính thuế TNDN. | 632 – Nếu là thuế GTGT của hàng hoá thương mại642 – Nếu là thuế GTGT của dịch vụ phục vụ bán hàng và quản lý | 1331 – Số thuế GTGT không đủ điều kiện khấu trừ hoặc không thực hiện khấu trừ | Phiếu kế toán | ||
| Tạm nộp thuế TNDN | 3334 – Thuế TNDN tạm nộp | 1111 – nếu nộp tiền mặt1121 – Nếu UNC | Phiếu chiUNC | ||
| Tính thuế môn bài vào chi phí hàng năm | 6428 – Chi phí khác | 3338 – Thuế phí lệ phí khác | Phiếu kế toánTờ khai MB | ||
| Nộp thuế môn bài vào ngân sách nhà nước | 3338 – Số thuế MB phải nộp | 1111 – nếu nộp tiền mặt1121 – Nếu UNC | Phiếu chiUNC | ||
| Khi tạm tính thuế TNDN phải nộp hàng quý | Nợ 8211-Chi phí thuế TNDN hiện hành | 3334-thuế TNDN phải nộp | Tờ khai tạm tính thuế TNDN | ||
| Khi quyết toán thuế TNDN cuối năm, tính ra số thuế TNDN phải nộp thêm | 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành | 3334 – Thuế TNDN phải nộp khi quyết toán | Phiếu kế toán; Tờ khai quyết toán thuế TNDN | ||
| 5 | Kế toán tổng hợp và xác định kết quả | Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu | 5111 – Số giảm trừ doanh thu trong kỳ | 521 – Chiết khấu thương mại531 – Hàng bán trả lại 532- Giảm giá hàng bán | Phiếu kế toán |
| Kết chuyển doanh thu, thu nhập | 5111 – Doanh thu thuần còn lại515 – Doanh thu tài chính, tiền lãi 711 – Các khoản thu nhập khác | 911 – Kết chuyển doanh thu thuần | Phiếu kế toán | ||
| Kết chuyển chi phí | 911 – Tổng chi phí kết chuyển | 632 – Giá vốn kết chuyển642 – Chi phí bán hàng kết chuyển 642 – Chi phí quản lý kết chuyển 811 – Chi phí khác kết chuyển 635 – Chi phí tài chính kết chuyển | Phiếu kế toán | ||
| Kết chuyển chi phí | 911-Tổng chi phí kết chuyển | 8211-8212-Chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hoãn lại | Phiếu kế toán | ||
| Kết chuyển lãi | 911 – Số lãi kỳ này | 421 – Lợi nhuận chưa phân phối | Phiếu kế toán | ||
| Kết chuyển lỗ | 421 – Lợi nhuận chưa phân phối | 911 – Số lỗ kỳ này | Phiếu kế toán | ||
| 6 | Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán |
|
|||
| 7 | Kết chuyển số dư 421 đầu năm | Đầu năm tài chính, kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối của năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối năm trước, ghi + Trường hợp TK 4212 có số dư Có (Lãi), ghi:Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay] Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước. + Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (Lỗ), ghi: Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay. | |||
5. Cách lưu chứng từ;
5.1 HỒ SƠ KHAI THUẾ Lưu báo cáo thuế theo tháng , quý , năm .
5.2 Cách Lưu CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
- Chứng từ gốc mua vào (Hóa đơn tài chính mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi bản photo hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bản pho to để thuận tiện cho viêc đối chiếu sau này với bản gốc), Hóa đơn bán ra xếp theo thứ tự của Tờ khai thuế GTGT định kỳ
- Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra bảng phô tô để kẹp với các chứng từ khác :
– Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác… – Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác – Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa – Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 – Phiếu kế toán khác – Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN – Thẻ tài sản cố định kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc hình thành nên tài sản – Bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn thiết kế làm sao có cột số chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ sau này -Bảng trích khấu hao tài sản cố định, thiết kế làm sao có số cột chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ sau này
5.3. HỒ SƠ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG: – Hồ sơ của người lao động – Hợp đồng lao động – Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương… – Bảng chấm công – Bảng lương có chữ ký người lập, Kế toán trưởng và Giám đốc – Đăng ký giảm trừ gia cảnh – Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN – Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN – Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
5.4. HỢP ĐỒNG: – Hợp đồng mua vào – Hợp đồng bán ra – Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu). – Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng) Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác 6. Cách kiểm tra sổ sách trước khi in và Các mẫu số kế toán cần in ra qua mỗi kỳ kế toán (Tháng).
6.1 Cách kiểm tra sổ sách trước khi in:
Bước1:Kiểm tra sổ nhật ký chung: Tổng phát sinh bên nợ và bên có tại thời điểm 31/12 phải bằng nhau.
Bước 2: Xem bảng cân đối số phát sinh có tất cả 6 cột thì tổng số dư và số phát sinh của 2 cột đầu kỳ ; 2 cột phát sinh trong kỳ và 2 cột cuối kỳ phải bằng nhau. Xem từng tài khoản từ loại 1 đến loại 4 có phải tính chất của từng tài khoản đã đúng chưa (có nghĩa là tính chất nợ và có của tài khoản). Xem tài khoản từ loại 5 đến loại 9 thì không được có số dư đầu kỳ và cuối kỳ.
Bước 3: Sau đó đối chiếu từng sổ cái với sổ chi tiết của cùng 1 tài khoản Ví dụ cụ thể việc đối chiếu số liệu trước khi in sổ sách kế toán vào cuối mỗi ký kế toán (Tháng, Năm) như sau: – Đối chiếu 111 với Sổ quỹ và biên bản kiểm kê quỹ. – Đối chiếu sổ 112 của từng ngân hàng (Cả VND và USD) với Sổ phụ từng ngân hàng, số liệu giữa số kế toán và sổ phụ của từng ngân hàng phải khớp nhau. – Đối chiếu Bảng tổng hợp NXT với sổ cái hàng tồn kho (156;152;155;153…) cả về số đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và số dư cuối kỳ .Hàng tồn kho bắt buộc phải có biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm và chúng ta phải tiến hành đối chiếu giữa biên bản kiểm kê và sổ liệu trên sổ sách. Còn tháng hoặc quý có kiểm kê hay không là tùy vào mỗi loại hình doanh nghiệp mà có những đặc điểm khác nhau. Khi có sự chênh lệch thì tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh số liệu sổ sách về thực tế. – Đối chiếu giữa Bên xuất của tài khoản thành phẩm (TK 155) hoặc hàng hóa (Tk 156) trong bảng tổng hợp nhập xuất tồn với tài khoản bên nợ 632 có khớp không nhau không? Và đối chiếu bên xuất của tài khoản nguyên vật liệu với tài khoản bên nợ 621 phải khớp nhau về mặt số tiền hay không – Đối chiếu giữa sổ 133, 3331 với Tờ khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý tùy theo tờ khai thuế GTGT nộp theo tháng hoặc theo quý. – Số dư của tài khoản 142;242 phải bằng với số dư cuối kỳ trên bảng phân bổ của 142 và 242 – Số dư của tài khoản 211;213;214 phải bằng số dư cuối kỳ trên bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định. Và số khấu hao bên có của tài khoản 214 phải bằng với bảng phân bổ khấu hao của tài sản cố định – Đối chiếu Giữa Sổ cái của đối tượng phải thu (131;1388;136…với Bảng tổng hợp công nợ phải thu cũng như giữa sổ cái của đối tượng phải trả 331;336;338 với Bảng tổng hợp công nợ phải trả . – Tài khoản 334 nếu còn số dư thì phải biết nó là số dư của khoản phải trả tiền lương tháng mấy để kịp thời điều chỉnh – Tài khoản 3383;3384;3389 phải được đối chiếu với biên bản đối chiếu BHXH, BHYT, BHTN mà được nhận định kỳ hàng tháng. – Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 phát sinh bên nợ phải bằng phát sinh bên có và không có số dư cuối kỳ. – Kiểm tra cân đối kế toán đã cân chưa (tức là Tổng tài sản đã bằng tổng nguồn vốn chưa – Xem giữa Bảng kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán số liệu lãi hoặc lỗ trên báo cáo kết quả kinh doanh có khớp với số liệu trên bảng cân đối kế toán chỗ chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa? Hải bảng này có mối quan hệ mật thiết với nhau về vấn đề này. – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ số liệu tiền và tương đương tiền cuối kỳ có khớp với chỉ tiêu tiền và tương đương tiền trên bảng cân đối kế toán chưa?. ? hai bảng này có mối quan hệ mật thiết với nhau về vấn đề này.
6.2 In sổ sách kế toán và Ký tên đóng dấu Sau khi đã kiểm tra số liệu sổ sách kế toán và chứng từ khác có liên quan: các bạn phải tiến hành in sổ sách kế toán ký tên, đóng dấu và lưu thành quyển.
Cuối mỗi tháng (Nếu muốn in vào cuối mỗi tháng) In Bảng Cân đối số phát sinh; Kết quả hoạt động kinh doanh; Bảng cân đối kế toán (Không có làm Thuyết minh báo cáo tài chính và Lưu chuyển tiền tệ: 2 Báo cáo này cuối năm mới làm) In Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật ký chi tiền Số nhật ký thu tiền Sau đó dựa vào Bảng cân đối số phát sinh có tất cả bao nhiêu sổ cái; Các anh chị in hết tất cả Sổ cái trong Bảng cân đối số phát sinh (Ví dụ Tk 111; Tk112; TK 131; TK 141…. đến tài khoản loại 9). Tiếp theo là xem những loại sổ cái công nợ phải thu và công nợ phải trả in Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng tổng hợp công nợ phải trả; Đồng thời in sổ chi tiết của từng đối tượng phải thu vả từng đối tượng phải trả In Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của hàng tồn kho (Gồm 156;155;152;153). Về mặt nguyên tắt các anh chị phải in sổ chi tiết của tất cả các mặt hàng tồn kho của tài khoản (Tk 156;TK155;TK152; Tk153).
Cuối mỗi năm (Nếu muốn in vào cuối mỗi năm) In Bảng Cân đối số phát sinh; Kết quả hoạt động kinh doanh; Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh báo cáo tài chính và lưu chuyển tiền tệ In Sổ nhật ký chung cả năm Sau đó dựa vào Bảng cân đối số phát sinh có tất cả bao nhiêu sổ cái; Các anh chị in hết tất cả Sổ cái trong Bảng cân đối số phát sinh Tiếp theo là xem những loại sổ cái công nợ phải thu và công nợ phải trả in Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng tổng hợp công nợ phải trả; Đồng thời in sổ chi tiết của từng đối tượng phải thu vả từng đối tượng phải trả In Bảng Tổng hợp nhập xuất tồn của hàng tồn kho (Gồm 156;155;152;153). Về mặt nguyên tắt các anh chị phải in sổ chi tiết của tất cả các mặt hàng tồn kho của tài khoản (Tk 156;TK155;TK152; Tk153
+Sau khi in ra các bạn đóng và lưu thành từng quyển, ký tên đóng dấu
cong viec ke toan