Nếu bạn là chuyên viên kế toán hay làm những công việc hành chính nhưng chưa biết cách tính lương cơ bản. Đừng lo, bài viết này Thuận Việt sẽ hướng dẫn cách tính lương cơ bản bằng Excel. Từng bước hạch toán lương và các khoản trích theo lương. Tham khảo ngay nhé!
I. Hướng dẫn cách tính lương cơ bản trong Excel năm 2025
Tiền lương được xem là khoản tiền mà người lao động và doanh nghiệp luôn quan tâm đến. Có một cách tính lương đúng và tối ưu nhất sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách lương minh bạch, khoa học.
1. Bước đầu trong công việc tính lương nhân viên:
– Thời điểm thực hiện tính lương: Trước khi trả lương (ngày cuối cùng trong tháng) – Xác định được ngày công nhân viên đi làm thực tế trong tháng đó.
– Căn cứ để tính lương:
+ Hợp đồng lao động: (nếu có) Để xác định các khoản tiền lương và phụ cấp mà NLĐ được hưởng theo hợp đồng đã ký.
+ Bảng chấm công: Xác định ngày công đi làm thực tế trong tháng đó -> làm căn cứ tính ra số tiền lương hưởng theo thời gian đi làm.
+ Quy chế lương thưởng: Mỗi lao động sẽ có cách xác định lương khác nhau, theo từng chức vụ, bộ phận ,…
+ Hồ sơ tạm ứng lương (nếu có): để xác định khoản phải trừ vào phần lương tháng đó, nếu chưa hoàn ứng hay đã có quyết định trừ vào lương trong tháng.
+ Các loại hồ sơ lao động khác như: Phụ lục hợp đồng, quyết định tăng lương, khen thưởng
– Công cụ sử dụng để tính lương chỉ cần 1 file excel là bạn có thể dùng để tính lương cho nhân viên nhanh chóng chính xác.
Vậy, cách làm bảng lương trong excel sẽ thực hiện như thế nào. Phần tiếp theo, Kế toán Thuận Việt sẽ hướng dẫn cách tính lương cơ bản trong Excel – Chi tiết. Tham khảo file mẫu riêng của Thuận Việt cung cấp bên dưới:
>>> DOWNLOAD: BẢNG LƯƠNG MẪU
2. Hướng dẫn cách tính lương cơ bản – cách làm bảng lương trong Excel theo mẫu của Kế Toán Thuận Việt:
Công thức cách tính lương tháng:
Lương tháng = [(Lương cơ bản + Phụ cấp) / 26] × Số ngày làm việc thực tế
| Cột chỉ tiêu |
Cách thực hiện |
| “Họ và tên“& “Chức danh” | Họ và tên của người lao động cần tính lương trong tháng đó.
Có thể sao chép bảng lương lao động cũ của tháng trước, lược bỏ hoặc thêm Lao động mới vào cột. Phần chức danh: Chúng ta có thể chia làm ra thành các bộ phận rõ ràng, sử dụng từ viết tắt. Đến khi hạch toán chúng ta có dữ liệu (số tiền lương) hạch toán tương ứng cho từng nhân viên thuộc bộ phận rõ ràng. Ví dụ: Các bạn nhìn vào – Nhân viên (NV) – Tại cột “Lương theo ngày công” đang có số liệu là 797.308 |
| Cột
“ Ngày Công” & “ Số giờ làm thêm” |
– Công đi làm việc: Ghi nhận số ngày công thực tế nhân viên đi làm. Là căn cứ chính để tính lương ngày công (nếu tính theo ngày công thực tế) hoặc để kiểm soát chấm công => Các bạn đưa số liệu từ bảng chấm công của tháng tính lương vào cột này.
Các bạn có thể tham khảo thêm tại đây: Mẫu bảng chấm công trên Excel – Nghỉ phép lương: Thể hiện số ngày nghỉ vẫn được tính lương theo chế độ nghỉ phép năm. Được cộng vào ngày công để trả đủ lương cơ bản. Chi tiết các bạn xem thêm: Các ngày nghỉ hưởng nguyên lương trong năm 2025 VD: Tháng 01 năm 2025 có 6 ngày nghỉ Tết được hưởng nguyên lương, trong đó: + 1 ngày nghỉ Tết Dương lịch (Ngày 01/01) + 5 ngày nghỉ Tết Âm lịch (Từ ngày 27/01 đến hết ngày 31/01/2025 là ngày nghỉ Tết Nguyên Đán 2025 – Người lao động được nghỉ hưởng nguyên lương – Nghỉ không lương: Thể hiện số ngày nghỉ không được hưởng lương. Số ngày này sẽ bị trừ khi tính lương thực nhận (nếu công ty áp dụng lương theo ngày công). – Ngày thường làm thêm: Số giờ làm thêm vào các ngày thường. Căn cứ tính tiền tăng ca ngày thường, thường được nhân hệ số 150%. Ngày CN :làm thêm: Số giờ làm thêm vào Chủ Nhật hoặc ngày nghỉ. Căn cứ tính tiền tăng ca ngày nghỉ, thường nhân hệ số 200% – 300%. |
| “Lương cơ bản“ | – Cột này các bạn lấy tại hợp đồng lao động (chú ý thêm về quyết định tăng lương hoặc phụ lục hợp đồng lao động) (nếu có) để đưa mức lương chính của NLĐ vào đây.
– Lương Cơ bản là lương chưa bao gồm các khoản phụ cấp, bổ sung khác. Có công ty gọi đây là lương chính. – Lưu ý: Lương cơ bản: Là mức lương dùng để ký hợp đồng lao động và đóng BHXH. Phải >= mức lương tối thiểu vùng. Được dùng làm căn cứ trích đóng BHXH. |
| Các Cột
“Các khoản phụ cấp” Vd: Phụ cấp như tiền ăn, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm… |
Phụ cấp trách nhiệm: Bù đắp cho vị trí có trách nhiệm cao. Có thể tính vào thu nhập chịu thuế và đóng BHXH nếu ghi trong HĐLĐ.
Tiền ăn trưa: Hỗ trợ nhân viên ăn ca. Được miễn thuế TNCN nếu ≤ 730.000đ/tháng (theo quy định). Không tính đóng BHXH. Phụ cấp xăng xe: Hỗ trợ di chuyển, đi lại. Có thể miễn thuế TNCN nếu chi theo quy chế nội bộ & có hóa đơn chứng từ hợp lệ. Phụ cấp điện thoại: Hỗ trợ chi phí liên lạc. Miễn thuế TNCN nếu theo định mức và chứng từ đầy đủ. Tùy vào đặc thù hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp sẽ có số lượng hay tên gọi các khoản phụ cấp khác nhau. Số tiền này sẽ được căn cứ trong HĐ lao động hoặc quy chế từng CTY. – Các bạn lấy số tiền của từng khoản phụ cấp này tại hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng. Lưu ý: Đối với các khoản phụ cấp theo lương này Bạn cần quan tâm đến vấn đề nó có được tính vào chi phí được trừ hay không? Có bị tính thuế TNCN hay không? Có phải đóng BHXH bắt buộc hay không? ... => Để biết rõ được quy định về từng khoản phụ cấp, các bạn vui lòng xem tại cuối bài viết nhé. |
| Cột
“Lương ngày công“ |
Là lương tính theo ngày công đi làm thực tế.
Lương ngày công: Là phần lương tương ứng với số ngày đi làm thực tế. *Tính cơ bản = (Lương cơ bản / ngày công tiêu chuẩn) × ngày công thực tế Có 2 cách tính như sau: Cách 1: Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập / ngày công chuẩn của tháng X số ngày làm việc thực tế. (Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc hành chính trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ. Ví dụ công ty bạn quy định nhân viên đi làm từ thứ 2 đến thứ 7 và được nghỉ chủ nhật. Tháng 1/2025 có 31 ngày và có 4 ngày chủ nhật thì ngày công chuẩn được xác định là: 31 – 4 = 27 ngày) Cách 2: Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập / 26 X số ngày làm việc thực tế. (26 hay 24 là do DN quy định). – Muốn biết xem doanh nghiệp các bạn áp dụng cách tính nào thì các bạn xem tại quy chế lương thưởng |
| Cột “ Tiền làm thêm giờ” | Tiền làm thêm giờ (Ngày thường / Ngày CN): Trả thêm cho giờ làm vượt thời gian quy định. Áp dụng hệ số theo quy định của Luật lao động:
• Ngày thường: 150% • Ngày nghỉ: 200% • Ngày lễ: 300% – Cách tính lương làm thêm giờ = (Lương giờ × Hệ số × Số giờ làm thêm) |
| “Tổng thu nhập lương tháng” | Tổng thu nhập lương tháng: Tổng số tiền nhân viên được hưởng trong tháng.
|
| “Lương mua BHXH” | Lương mua BHXH: Mức lương dùng để tính trích nộp BHXH, BHYT, BHTN. Phải ≥ lương tối thiểu vùng; không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở.
Cột này tạo ra với mục đích để thuận tiện cho việc tính các khoản BH trừ vào lương và tính vào phần chi phí của doanh nghiệp =>>> Nguồn số liệu để đưa vào cột này là Mức tiền lương của các nhân viên đang tham gia bảo hiểm trong Hồ sơ tham gia bảo hiểm. *Tìm hiểu thêm về mức đóng bảo hiểm mới nhất 2025. >>>Xem thêm: Dịch vụ giải quyết bảo hiểm tại Thuận Việt |
| Cột “ BHXH khấu trừ 10.5%” | Trong đó:
Tính = 8% × Lương mua BHXH
Tính = 1.5% × Lương mua BHXH
Tính = 1% × Lương mua BHXH Tổng BH khấu trừ 10.5%: Tổng cộng các khoản bảo hiểm người lao động đóng = Tổng 3 khoản trên. Khấu trừ vào lương thực lãnh. |
| Cột “Lương đóng BH“ | Cột này được Kế Toán Thiên Ưng tạo ra với mục đích để thuận tiện cho việc tính các khoản BH trừ vào lương vào tính vào chi phí của doanh nghiệp.Nguồn số liệu để đưa vào cột này là Mức tiền lương của các nhân viên đang tham gia bảo hiểm trong Hồ sơ tham gia bảo hiểm.
Tiền lương đóng BHXH bắt buộc bao mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Các bạn muốn biết những khoản nào phải đóng bảo hiểm, những khoản nào không phải đóng BH thì bạn có thể tìm hiểu tại đấy: Mức tiền lương đóng BHXH năm 2025 Những lao động không thuộc diện phải tham gia bảo hiểm thì cột này các bạn để trống
|
| Cột “Thuế TNCN“ | Số người phụ thuộc: Cá nhân có đăng ký người phụ thuộc hay không? Dùng để tính giảm trừ cho người phụ thuộc. Giảm trừ 4.4 triệu đồng/người/tháng (theo quy định hiện hành)
Vì thuế thu nhập cá nhân là loại thuế được tính theo loại hợp đồng và tình trạng cư trú của người lao động nên nó không tương thích với bố cục của bảng tính lương. => Do đó, thường thì doanh nghiệp sẽ lập 1 bảng tính thuế TNCN ra 1 file riêng, sau khi đã tính được ra số thuế TNCN phải khấu trừ rồi thì đưa số liệu vào bảng lương này. Hoặc bạn có thể tính các chỉ tiêu: Thu nhập chịu thuế: Phần thu nhập sau khi loại bỏ khoản miễn thuế. Cách tính = Tổng thu nhập – khoản miễn thuế Số người phụ thuộc: Dùng để tính giảm trừ cho người phụ thuộc. Giảm trừ 4.4 triệu đồng/người/tháng (theo quy định hiện hành) Các khoản giảm trừ: Tổng giảm trừ gồm: 11 triệu (bản thân) +4.4 triệu/người phụ thuộc Làm căn cứ để tính thu nhập tính thuế Thu nhập tính thuế TNCN: Số thu nhập sau khi giảm trừ. Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Thuế TNCN phải nộp: Số thuế người lao động phải nộp. Khấu trừ hàng tháng để nộp cho cơ quan thuế. Để biết vì sao trong bảng tính lương trên có người bị trừ thuế TNCN, có người không bị thì mời các bạn tham khảo tại đây: Cách tính thuế TNCN 2025 – Thuận Việt. |
| Cột
“Thực Lãnh“ |
– Thực lãnh: là số tiền mà người lao động nhận được sau khi các khoản giảm trừ theo lương.
Thực lãnh = Tổng lương thực tế – Tổng các khoản trích BH trừ vào lương của NLĐ – Thuế TNCN (nếu có) – Tạm ứng (Nếu có) |
Sau khi bảng lương hoàn thiện, bạn có thể trình ký lên Giám Đốc hoặc kế toán trưởng (nếu có).
Lưu ý: Để cho bảng lương inh bạch và hợp lý. Bạn có thể để tất cả những người trên bảng lương này ký vào cột ký xác nhận khi chi trả tiền.
Cách làm bảng lương trong Excel
3. Bảng tổng các khoản phụ cấp phải tham gia bảo hiểm bắt buộc và tính thuế TNCN
| Loại phụ cấp | Về Thuế TNCN | Về bảo hiểm bắt buộc |
| Phụ cấp chức vụ, chức danh;
phụ cấp trách nhiệm, Thâm niên |
Bị tính vào thu nhập chịu thuế
khi tính thuế TNCN |
Phải cộng vào để tham gia BHBB |
| Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực. |
Không bị tính thuế TNCN | |
| Điện thoại | – Được miễn thuế TNCN theo mức khoán chi quy định của doanh nghiệp
– Trường hợp Công ty chi cao hơn mức khoán chi đã quy định thì phần chi cao hơn này bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. |
Không phải cộng vào để tham gia BHBB |
| Tiền ăn | – Được miễn tối đa: 730.000 đồng/người/tháng, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN,
– Nếu mức chi cao hơn 730k thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động |
|
| Hỗ trợ nhà ở | Tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.” | |
| Phụ cấp trang phục bằng tiền | Miễn thuế nếu ≤ 5 triệu đồng/năm | |
| Tiền thưởng (thưởng Tết, đột xuất, năng suất) | Theo Điều 103 Bộ luật Lao động 2019 |
Tính lương không chỉ đơn giản là việc bạn tính ngày công mình nhận được khi đi làm, thực hiện bảng 1 phép tính. Mà bên cạnh đó còn phải tính các khoản chi phí bù trừ khác như: tiền BHXH, Khoản tiền phụ cấp, khoản phải chịu thuế, tiền làm thêm giờ,… Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ lương thời vụ, các thủ tục bảo hiểm xã hội – Bạn có thể tham khảo khóa học thực hành BHXH và tiền lương tại Thuận Việt. Với 8 buổi học sẽ giúp bạn thành thạo công việc tính lương, làm hồ sơ BHXH nhanh chóng. Thuận Việt là 1 trong top 3 trung tâm đào tạo kế toán uy tín tại Tp.HCM.
Qua bài hướng dẫn cách tính lương cơ bản trong Excel của Thuận Việt. Hy vọng bạn sẽ áp dụng được vào bảng tính lương thực tế cho doanh nghiệp, để xây dựng môi trường làm việc minh bạch và công bằng.
