Quy định và thời điểm lập hóa đơn từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những cập nhật mới nhất của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là một yếu tố quan trọng trong công tác kế toán, thuế và quản lý hóa đơn điện tử. Việc xác định sai thời điểm có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính hoặc mất quyền khấu trừ thuế. Hiểu được tầm quan trọng đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Nghị định sửa đổi, bổ sung nhiều quy định liên quan đến hóa đơn, quy định, nội dung trong hóa đơn và đặc biệt là thời điểm lập HDĐT.

Cùng Thuận Việt tìm hiểu kỹ hơn về chủ đề thay đổi thời gian lập hóa đơn trong Nghị Định 70/2025 lần này!

 

I. Sửa đổi, bổ sung nhiều quy định về thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn là gì? Vì sao cần cập nhật quy định mới? 

Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời điểm lập hóa đơn là lúc người bán ghi nhận việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, làm căn cứ kê khai thuế, tính doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm kê khai thuế GTGT, thuế TNDN và hạch toán kế toán.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định thời điểm lập HDĐT do thiếu hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp nghiệp vụ đặc thù. Điều này dẫn đến việc lập hóa đơn không đồng nhất, tiềm ẩn nguy cơ sai sót và bị xử phạt. Do đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP ra đời nhằm thống nhất và minh bạch quy định, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật.

2. Sửa đổi, bổ sung nhiều quy định mới về thời điểm nên lập hóa đơn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Điều 9)

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, sửa đổi tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thay đổi một số quy định mới về thời điểm xuất hóa đơn, như sau: 

2.1 Thời điểm lập hóa đơn theo từng loại hoạt động

Bổ sung – Thời điểm lập hóa đơn đối với xuất khẩu hàng hóa: (bao gồm cả gia công xuất khẩu), (lập hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử). Người bán tự xác định nhưng chậm nhất không vượt quá ngày làm việc tiếp theo. Kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan (khoản 1).

Bổ sung – Lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Giống như đối với dịch vụ trong nước là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Phải lập hóa đơn vào thời điểm thu tiền, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. (tại khoản 2).

Thời điểm lập bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa.​

2.2 Lập hóa đơn đối với trường hợp cụ thể: (tại khoản 4)

– Bổ sung – Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên: Thời điểm nên lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Không chậm quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ. Hoặc không được chậm quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

(Ví dụ: Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, dịch vụ quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, dịch vụ chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, xổ số điện toán, các dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.).Taxi dùng phần mềm: Xuất hóa đơn ngay sau khi kết thúc chuyến đi.

– Khám chữa bệnh: Nếu không yêu cầu, cuối ngày cơ sở y tế lập hóa đơn. Nếu yêu cầu, xuất ngay. Với BHXH, lập hóa đơn khi được thanh toán.

• Bổ sung – Thời điểm lập hóa đơn của một số lĩnh vực đặc thù:

+ Hoạt động kinh doanh bảo hiểm: Là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.

+ Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số: Biết kết quả ngay theo hình thức bán vé số in sẵn đủ mệnh giá cho khách hàng: Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo. Doanh nghiệp thực hiện lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng đại lý là các tổ chức, cá nhân cho vé xổ số được bán ra trong kỳ gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn.

+ Hóa đơn hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu.

Đồng thời, doanh nghiệp phải chuyển dữ liệu ghi nhận số tiền thu được (do đổi đồng tiền quy ước cho người chơi tại quầy, tại bàn chơi và số tiền thu tại máy trò chơi điện tử có thưởng) trừ đi số tiền đổi trả cho người chơi (do người chơi trúng thưởng hoặc người chơi không sử dụng hết) theo Mẫu 01/TH-DT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này đến cơ quan thuế cùng thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Ngày xác định doanh thu là khoảng thời gian từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày.”

• Thay đổi thời điểm lập hóa đơn của một số hoạt động khác:

+ Hoạt động cho vay: Xác định theo kỳ hạn thu lãi: Tại hợp đồng tín dụng giữa tổ chức tín dụng và khách hàng đi vay, trừ trường hợp đến kỳ hạn thu lãi không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng theo quy định pháp luật về tín dụng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi vay của khách hàng. Trường hợp trả lãi trước hạn theo hợp đồng tín dụng thì thời điểm nên lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.

+ Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ của tổ chức kinh tế của tổ chức tín dụng: Thì thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ.

+ Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than: là thời điểm chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định.

* Hiện hành: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

– Bỏ điểm g khoản 4 – Quy định về thời điểm lập hóa đơn cuối ngày đối với hoạt động kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh thực hiện tại trụ sở chính.

– Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với các dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh, không có nhu cầu lấy hóa đơn.

– Sửa đổi, bổ sung – Thời điểm lập hóa đơn đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền, tại thời điểm kết thúc chuyển đi thực hiện lập hóa đơn và chuyển dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế.

* Hiện hành: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi thông tin các chuyến đi và gửi về cơ quan thuế các thông tin; trường hợp khách hàng lấy hóa đơn thì lập hóa đơn cho khách hàng và gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

– Tại điểm n khoản 4 thay thế cụm từ“cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh” thành “cơ sở khám bệnh, chữa bệnh” và bổ sung quy định “cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám, chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế“để phù hợp với Luật Bảo hiểm y tế.

2.3 Quy định mới về tiêu hủy hóa đơn – chứng từ

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và (sửa đổi, bổ sung khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định về việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ như sau:

“ Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

1. a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
2. b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định này.”

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, được phép tiêu hủy những hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định mới.

Tóm lại, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có những đổi mới về thời điểm lập hóa đơn. Được áp dụng thi hành từ ngày 01/6/2025. Đổi mới thời điểm đối với dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên. Bao gồm: Điện, nước, các hoạt động cho vay; chế biến dầu thô; khai thác, tìm kiếm; hoạt động khám chữa bệnh,v.v… . Đồng thời, bổ sung thêm quy định thời gian lập hóa đơn cho hoạt động kinh doanh bảo hiểm, Casino, xổ số và các trò chơi điện tử có thưởng.

(Căn cứ xem thêm thay đổi mới tại khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có áp dụng từ ngày 01/6/2025)

Xem thêm:

• Luật thuế GTGT mới – Áp dụng từ ngày 07/07/2025
• Hướng dẫn làm thủ tục hoàn thuế TNCN
• 8 Điểm đổi mới Nghị định 70/2025/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ sau 01/06/2025

II. Hướng dẫn bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

“ 1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

… ”

III. Mức phạt lập hóa đơn không đúng thời điểm & Những lưu ý

3.1 Lập hóa đơn không đúng thời điểm tổ chức, cá nhân sẽ chịu các mức phạt nào?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Chính phủ có quy định các mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với trường hợp người bán lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ.

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Dành cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Nhưng không dẫn đến việc chậm nộp nghĩa vụ thuế và không thuộc trường hợp được cảnh cáo như trên.

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng cho các trường hợp còn lại lhi người bán lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng với tổ chức vi phạm. Trường hợp cá nhân vi phạm, mức phạt được xác định bằng 50% mức phạt tiền đối với tổ chức.

3.2 Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hóa đơn chứng từ và tránh các vi phạm hành chính. Người bán cần lưu ý những điểm sau:

1. Lập hóa đơn liên tục, không được bỏ sót hoặc lập hóa đơn khống.

2. Tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

   • Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập HĐ là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho người mua.

   • Đối với cung cấp dịch vụ: lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ. Nếu thu tiền trước, lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

3. Hóa đơn phải lập đầy đủ thông tin theo mẫu biểu quy định. Bao gồm: Tên người mua, mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế suất,…

4. Bảo quản hóa đơn điện tử đúng quy định để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.

IV. Cần làm gì để thích ứng với Nghị Định 70:

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo tự động hóa đúng thời điểm;
• Tập huấn nhân viên kế toán, nhân sự bán hàng về thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới;
• Rà soát các hợp đồng kinh tế, điều khoản bàn giao – thanh toán để đồng bộ với thời điểm xuất hóa đơn;
• Lập quy trình xử lý hóa đơn theo từng loại hình hoạt động, tránh nhầm lẫn;

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt trong kế toán và kê khai thuế. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã cập nhật nhiều quy định mới, nhằm minh bạch hóa và đồng bộ hệ thống hóa đơn điện tử với thực tiễn.

Để tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện:

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo xuất hóa đơn đúng thời điểm.
• Tập huấn nhân viên kế toán, bán hàng về quy định mới liên quan đến thời điểm lập hóa đơn.
• Rà soát hợp đồng kinh tế, điều khoản bàn giao và thanh toán để khớp với thời điểm xuất hóa đơn.
• Xây dựng quy trình hóa đơn phù hợp từng loại hình hoạt động, tránh sai sót và nhầm lẫn.

Tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tránh bị xử phạt.

Với những thông tin cập nhật mới nhất về Thay đổi thời điểm lập hóa đơn. Thuận Việt hy vọng sẽ giúp ích được cho Quý anh/chị đọc giả và kế toán có thể nắm bắt và tuân thủ đúng theo Nghị Định 70. 

Nếu anh chị có thắc mắc nào, có thể bình luận phía bên dưới để Thuận Việt hỗ trợ. Hoặc liên hệ cho chúng tôi qua các kênh truyền thông hoặc hotline: 0392 616 085.

* Bài viết liên quan: Một số nội dung mới của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ

—————————————————————-

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN THUẾ THUẬN VIỆT

• SĐT: 0392 616 085 – 0907 958 205
• Địa chỉ: VP 03.04, Tòa nhà ST Moritz, Số 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh , Thủ Đức, HCM
• FB: https://www.facebook.com/ketoanthuchanhthuanviet/?locale=vi_VN 
• Zalo OA: https://zalo.me/3925527455410827231