3 cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã hay không có mã CQT?

Bạn đã biết cách tra cứu hóa đơn điện tử chưa? Đây được xem là công việc mà kế toán hoặc chủ doanh nghiệp sẽ phải thực hiện ít nhất một lần, khi không nhận được hóa đơn điện tử đầu vào. Kế toán hoặc chủ doanh nghiệp sẽ đặt ra câu hỏi: “Vậy làm thế nào để kiểm tra, lấy được hóa đơn gốc? Hóa đơn này có hợp lệ không?”. Việc kiểm tra hóa đơn như là một công việc bắt buộc đối với kế toán hiện nay. Chuẩn bị kỹ bước này bạn sẽ hạn chế được rủi ro khác phát sinh.

Bài viết này Thuận Việt sẽ hướng dẫn bạn 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn gốc đầu vào đầu ra – Đơn giản và chính xác nhất.

I. Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn gồm yếu tố nào?

Để một hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ tại Việt Nam, thì hóa đơn đó cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và quy định pháp luật hiện hành. Dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi, bổ sung như Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC). Những tiêu chí bạn sẽ cần biết, bao gồm:

• Dạng dữ liệu điện tử: Hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử và không phải là hóa đơn giấy được quét hoặc lưu trữ điện tử.
• Định dạng chuẩn: thường là định dạng XML

* Nội dung của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, bao gồm:

“…

• Tên hóa đơn: Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng.
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ví dụ: Ký tự “C” hoặc “K” thể hiện hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, 2 ký tự số thể hiện năm lập hóa đơn, v.v.
• Số hóa đơn: Đảm bảo tính liên tục, tăng dần theo thời gian và chỉ sử dụng một lần duy nhất.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin đầy đủ và chính xác.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: (Nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Thể hiện chi tiết các mặt hàng hoặc dịch vụ được cung cấp.
• Thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán: Các thông tin về giá trị và thuế.
• Chữ ký số của người bán và người mua (nếu có): Chữ ký số phải đảm bảo an toàn và hợp lệ theo quy định pháp luật.
• Thời điểm lập hóa đơn: Phải đúng với thời điểm phát sinh giao dịch hoặc thời điểm quy định.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Các nội dung khác (nếu có): Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại, v.v.
  …”

Hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

II. Tại sao bạn cần phải tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra?

Một số trường hợp mà doanh nghiệp cần đến tra cứu hóa đơn như:

• Quản lý hóa đơn đã phát hành: Kiểm soát tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã hủy, đã điều chỉnh, đã thay thế), đảm bảo không có sai sót hoặc thất thoát.
• Đối chiếu với dữ liệu thuế: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn phát hành khớp với dữ liệu đã gửi lên cơ quan thuế, tránh sai lệch khi quyết toán.
• Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp thông tin hóa đơn cho khách hàng khi họ có nhu cầu tra cứu, kiểm tra.
• Phòng tránh rủi ro pháp lý: Đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý hóa đơn điện tử, tránh các vi phạm có thể dẫn đến phạt hành chính.
• Lập báo cáo và phân tích: Dữ liệu hóa đơn có thể được sử dụng để lập các báo cáo tài chính, phân tích doanh thu và chi phí.

III. 03 Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra – Trên website

Tra cứu hóa đơn điện tử để lưu trữ chỉ với 3 bước đơn giản trên Website.

C1: Tra cứu trên trang thuế điện tử

C2: Tra cứu trên trang tra cứu hóa đơn

Ngoài 2 cách thông dụng trên, bạn cũng có thể tra cứu trên website của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng (nếu có).

Chi tiết từng bước về cách tra cứu hóa đơn gốc sẽ được Thuận Việt giới thiệu ngay bên dưới!

3.1 CÁCH TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, LƯU TRỮ HOÁ ĐƠN trên trang tra cứu hóa đơn

Tra cứu hóa đơn điện tử để lưu trữ chỉ với 3 bước đơn giản trên Website của cơ quan thuế.

Bước 1: Tiến hành truy cập vào trang website tra cứu hóa đơn điện tử: 

Truy cập vào website chính thức của Tổng cục Thuế là: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2. Tra cứu hóa đơn:

Đăng nhập vào hệ thống (nếu cần) bằng tài khoản đã được cấp sẵn.

Người nộp thuế tìm mục “Tra cứu” hoặc “Tra cứu hóa đơn” trên giao diện hệ thống.

Tiếp theo, nhập các thông tin cần thiết để tra cứu. 

Ví dụ:

• Mã số thuế người bán. 
• Số hóa đơn. 
• Ký hiệu hóa đơn. 
• Thời gian phát hành. 
• Tổng tiền thanh toán. 
• Mã captcha (nếu có). 

Nhấn “Tìm kiếm” hoặc tương tự để hiển thị kết quả. Nếu đúng > hiện ra kết quả. Nếu sai thì hệ thống báo lỗi.

Bước 3. Lưu trữ hóa đơn điện tử, hóa đơn gốc:

• Sau khi tìm thấy hóa đơn cần thiết, bạn có thể tải hóa đơn về máy tính ở định dạng mong muốn (PDF, XML,…). 
• Lưu trữ hóa đơn vào một thư mục an toàn trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ khác. 
• Bạn cũng có thể lưu trữ hóa đơn trực tuyến để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập

 

 

3.2 CÁCH TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GỐC TRÊN TRANG trên trang thuế

B1: Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn

B2: Nhập các thông tin yêu cầu cần để tra cứu hóa đơn, gồm:

• Mã số thuế người bán HHDV (Thực hiện tra cứu mã số doanh nghiệp nếu bạn không nhớ chính xác)
• Mẫu số (*)
• Ký hiệu hóa đơn (*)
• Số hóa đơn (*)
• Hóa đơn bưu chính viễn thông (tích chọn nếu có)
• Mã xác thực
• Nhập mã xác thực (*)

B3: Bấm chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ cho ra kết quả phù hợp và hiển thị kết quả trên màn hình. Các thông tin xuất hiện, gồm:

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
• Người bán HHDV
• Địa chỉ
• Trạng thái hoạt động
• Cơ quan thuế quản lý
• Thông tin hóa đơn
• Mẫu số
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Hình thức hóa đơn
• Ngày bắt đầu sử dụng/Ngày mua
• Trạng thái hóa đơn
• Ghi chú

Nếu thông tin tra cứu chính xác, thì hệ thống sẽ cho ra kết quả như trên.

Còn nếu trường hợp kết quả là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” => Hóa đơn đó không tồn tại.


3.3 Tra cứu trên phần mềm kế toán của nhà cung cấp

Bên cạnh 2 cách tra cứu thông dụng trên. Hiện nay một số phần mềm hóa đơn sẽ có chức năng tra cứu hóa đơn điện tử. Bạn có thể truy cập vào phần mềm hóa đơn để tra cứu như sau:

• B1: Vào trang web của nhà cung cấp HDĐT mà bạn sử dụng (Misa, Fast, Viettel,…)
• B2: Chọn vào mục “Tra cứu hóa đơn” 

Trên trang web, bạn sẽ tìm thấy mục hoặc chức năng “Tra cứu hóa đơn”.

• B3: Nhập thông tin hướng dẫn.

Đối với khách hàng sử dụng phần mềm Misa thì có thể thực hiện theo cách sau:

B1: Truy cập vào trang Meinvoice

B2: Tải file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

B3: Chọn “tìm kiếm”:

• Hệ thống sẽ cho ra kết quả đầy đủ các thông tin về hóa đơn. Có thể tải xuống kết quả nếu cần hoặc chọn gửi về email.

B4: Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, bấm chọn vào ô thông tin “Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn“
B5: Hệ thống trả kết quả:

=> Kết quả kiểm tra hóa đơn & Kết quả kiểm tra với hệ thống Tổng cục thuế.

3.4 Lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử?

• Đảm bảo rằng bạn nhập đúng và đầy đủ các thông tin hóa đơn, đặc biệt là mã số thuế và số hóa đơn tra cứu. 
• Nếu có bất kỳ thông tin nào không chính xác, hệ thống có thể không tìm thấy hoặc hiển thị kết quả không chính xác. 
• Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn sau khi tra cứu để đảm bảo tính chính xác. 
• Lưu trữ hóa đơn cẩn thận, tránh thất lạc.
• Bạn cũng có thể tra cứu hóa đơn điện tử thông qua các ứng dụng hoặc phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, nếu có.
• Nếu gặp khó khăn, bạn có thể liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc Tổng cục Thuế để được hỗ trợ.

IV. Câu hỏi thường gặp phải?

4.1 Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế có hợp lệ không

Một số trường hợp VẪN HỢP LỆ, nếu:

• Hóa đơn được lập đúng định dạng chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Có chữ ký số hợp lệ.

• Người bán thuộc nhóm được phép sử dụng hóa đơn không có mã.

• Hóa đơn được gửi báo cáo định kỳ lên cơ quan thuế qua phần mềm tích hợp (nền tảng kết nối như MISA, Viettel, VNPT…).

=> Căn cứ Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn được coi là hợp lệ, cụ thể:

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.”

4.2 Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ? (không có mã cơ quan thuế/ có mã cơ quan thuế)

Cách kiểm tra tính hợp lệ:

* Cách 1: Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Link tra cứu: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Vào mục Tra cứu hóa đơn, điền Mã số thuế người bán + thông tin hóa đơn.

Nếu hiện thông tin hóa đơn => Hóa đơn hợp lệ.

* Cách 2: Kiểm tra chữ ký số + mã định danh hóa đơn trong file XML hoặc PDF.

=>>> Không phải cứ không có mã là sai. Nhưng nếu muốn chắc chắn, bạn nên tra cứu trực tiếp trên Cổng HĐĐT hoặc yêu cầu bên bán cung cấp file XML để kiểm tra.

4.3 Có cần in hóa đơn điện tử ra để lưu trữ không?

Không bắt buộc. Hiện nay theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử. Đảm bảo được việc sẵn sàng in ra hoặc tra cứu khi cần hoặc có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra liên quan khác.

Biết cách tra cứu hóa đơn điện tử, tra cứu tính hợp lệ của hóa đơ sẽ là bước hỗ trợ kế toán trong công việc và tuân thủ theo pháp luật trong giao dịch. Bằng cách thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web của Tổng Cục Thuế, trên trang hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử hoặc phần mềm HDDT của nhà cung cấp dễ dang hơn trong việc xác minh thông tin hóa đơn gốc, hóa đơn không có mã. Nếu bạn cần hỗ trợ về dịch vụ kế toán, mua phần mềm hóa đơn có thể liên hệ Thuận Việt qua Hotline: 0392 616 085 (Thuận Việt KT) – (028) 66848185.