Doanh nghiệp có bắt buộc phải làm tài khoản định danh điện tử hay không? Nếu doanh nghiệp không làm định danh thì có bị xử phạt? Cùng Thuận Việt khám phá thông tin ngay bên dưới đây!
I. Định danh điện tử doanh nghiệp là gì?
Bạn có thể hiểu, định danh điện tử doanh nghiệp là việc xác minh và gán danh tính số cho doanh nghiệp. Thông qua một tài khoản định danh điện tử của Bộ công an cung cấp. Đây là một dãy số, chữ cái hoặc có thể là ký hiệu, gần giống với “căn cước công dân”.
Nói đơn giản: Đây là “chứng minh thư điện tử” giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính trực tuyển nhanh chóng và hoạt động trên nền tảng số hóa một cách hợp pháp, an toàn, không cần giấy tờ bản cứng.
Mã định danh điện tử này sẽ giúp xác định dễ dàng và duy nhất doanh nghiệp đó trên môi trường điện tử. Mã được Bộ Công an (Cục Cảnh sát QLHC về TTXH) cấp, áp dụng theo Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ – CP.
Tài khoản định danh điện tử thay thế cho các giấy tờ giấy
II. Từ 01/07/2025 tại sao doanh nghiệp cần phải làm định danh điện tử?
Đầu tiên, Căn cứ theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP được ban hành. Chính thức từ ngày 01/07/2025, BẮT BUỘC mọi giao dịch của doanh nghiệp phải thực hiện qua tài khoản định danh doanh nghiệp điện tử.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nhận được VÔ SỐ LỢI ÍCH khác kèm theo:
Tiết kiệm được kha khá chi phí đối với các công việc liên quan đến thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Giúp giảm bớt giấy tờ, chi phí, tiết kiệm thời gian khi mà những thông tin này đã được tích hợp sẵn trên tài khoản định danh.
Doanh nghiệp sẽ được sử dụng các tiện ích được tích hợp trong dịch vụ điện tử sau khi định danh thành công. Được giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước (thuế, hải quan, BHXH…) nhanh chóng, chính xác và không cần nộp hồ sơ giấy như trước đây.
Thay thế dần con dấu, chữ ký giấy chuyên qua dần ký số điện tử có giá trị pháp lý tương đương nhau.
Tích hợp được nhiều thông tin cũng một lúc (MST, giấy ĐKKD, mã số BHXH…) vào một mã định danh duy nhất.
Giảm giấy tờ (giấy), chi phí in ấn – Hỗ trợ tiến trình chuyển đổi số quốc gia trong các năm tới.
Dễ dàng hơn khi cần xác minh, đối chiếu thông tin, khi làm việc với đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước về sau.
Triển khai định danh giúp nhà nước dễ dàng hơn trong việc quản lý, theo dõi và giám sát hoạt động của doanh nghiệp một cách minh bạch. Đồng thời, có những chính sách thuế phù hợp cho từng thời điểm.
III. Trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp?
Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp được thực hiện theo trình tự như sau:
Để được cấp tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự, thủ tục như sau:
B1: Nộp hồ sơ
Có 2 hình thức:
+ Nộp trực tiếp
+ Nộp hồ sơ Online bằng cách sử dụng tài khoản định danh Mức 2.
Đối với nộp Online: Sử dụng VNeID mức 2 của mình. Chọn mục định danh doanh nghiệp/ tổ chức. Sau đó, cũng cấp thông tin theo hướng dẫn hiển thị trên ứng dụng và gửi yêu cầu cấp định danh điện tử khi đã thông qua sự đồng ý của người đại diện pháp luật.
Đối với nộp trực tiếp: Người đại diện pháp luật hoặc ủy quyền cho người khác nộp thay. Kê khai Phiếu đề nghị cấp tài theo Mẫu TK 02 (ban hành kèm Nghị định 69/2024/NĐ – CP). Nơi nộp: Cơ quan quản lý định danh, quản lý CCCD quận/huyện thuận tiện.
B2: Kiểm tra, xác thực hồ sơ định danh điện tử của cơ quan quản lý
Thời hạn nhận thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh theo từng trường hợp sau:
- 03 ngày làm việc: Đối với doanh nghiệp đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về, dữ liệu chuyên ngành.
- Không quá 15 ngày: Đối với doanh nghiệp chưa có thông tin trên cơ sở dữ liệu quốc gia, hay dữ liệu chuyên ngành.
B3: Thông báo kết quả
Cơ quan quản lý sẽ thông báo kết quả cấp tài khoản định danh điện tử cho người ủy quyền, cá nhân người đại diện pháp luật, tổ chức đăng ký thông qua Ứng dụng định danh quốc gia. Hay qua thông tin cung cấp khi đăng ký như số điện thoại chính chủ, thư điện tử (Email).
Nếu bạn thuộc trường hợp không đủ điều kiện được cấp tài khoản định danh. Cơ quan quản lý sẽ xác thực bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh của người đăng ký.
Các nhân được ủy quyền hay chủ doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề này để tiết kiệm thời gian.
Đăng ký tài khoản định danh điện tử ở đâu?
IV. Doanh nghiệp không làm định danh điện tử có bị sao không?
Câu trả lời sẽ là: KHÔNG bị phạt – Nhưng có thể bị hạn chế trong giao dịch điện tử.
Tính đến thời điểm hiện tại, không có quy định pháp lý nào bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải thực hiện định danh điện tử ngay lập tức. Hay cũng chưa có quy định nào về hình thức xử phạt nếu không đăng ký.
Nhưng theo, khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ – CP có ghi rõ:
“Tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025.”
Đồng nghĩa, từ ngày 01/07/2025 những tài khoản mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên Công dịch vụ công quốc gia sẽ không còn hợp lệ và không được sử dụng nữa. Thay vào đó, bắt đầu chuyển sang tài khoản định danh điện tử trên VNeID.
* Doanh nghiệp sẽ gặp phải các vấn đề sau:
- Không thực hiện được một số thủ tục hành chính điện tử, như: Kê khai thuế qua mạng; Sử dụng hóa đơn điện tử; Ký hợp đồng số, giao dịch ngân hàng, v.v.
- Bị hạn chế truy cập vào các hệ thống công của cơ quan nhà nước như: Tổng cục thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội…
- Chậm chuyển đổi số → dễ bị tụt hậu so với doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực.
- Tốn thêm nhiều thời gian, công sức để xác minh thủ công khi làm việc với đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước.
Ngoài ra, ngân hàng, đối tác, hoặc cổng dịch vụ công cũng đang dần chuyển sang yêu cầu định danh để đảm bảo minh bạch và an toàn thông tin.
Ngay lúc này dù muốn hay không thì doanh nghiệp cũng sẽ bị cản trở ít nhiều. Khó khăn hơn khi kết nối được các thông tin mới nhất cho hoạt động của doanh nghiệp. Kèm theo đó là hàng loạt sự bất tiện khác, bị giới hạn khi làm giấy tờ thủ tục hành chính liên quan.
Nói cách khác: không bị phạt nhưng sẽ bị “chậm chân” trong quá trình số hóa. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn và gặp khó khăn khi tiếp cận các tiện ích điện tử hiện đại.
Tóm lại, Thuận Việt muốn gửi lời nhắn đến các chủ doanh nghiệp. Nên đăng ký tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp càng sớm càng tốt trước ngày 01/07/2025. Nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp và tránh được các trở ngại về sau. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ các vấn đề kế toán liên quan khác. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và báo giá cụ thể.
Xem thêm:
