Những đổi mới về hóa đơn vận tải 2025 của doanh nghiệp kinh doanh vận tải phải thể hiện biển kiểm soát và hành trình? Thời điểm lập hóa đơn áp dụng từ 1/6/2025, doanh nghiệp đang kinh doanh trong lĩnh vực vận tải cần lưu ý.
Bài viết dưới đây Thuận Việt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về nhưng đổi mới quan trọng về hóa đơn trong lĩnh vực vận tải này. Xem chi tiết luật thuế liên quan bên dưới!
I. Từ 01/6/2025 Hóa đơn vận tải thể hiện biển kiểm soát và hành trình
Căn cứ tại Điểm b Khoản 7 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 20/03/2025, sửa đổi và bổ sung một số điểm a khoản 6 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ trong nội dung của hóa đơn, và sẽ có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Dưới đây là những điểm mới quan trọng:
- Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn: Phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau: Tên hàng hóa phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại.
Ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Nokia; mặt hàng ăn, uống;… .
- Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: Trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu hoặc đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
- Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải thì trên hoá đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi – điểm đến).
- Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.
- Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì dòng chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt. Cỡ chữ phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Tóm lại, các trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải từ 01/06/2025 trên hóa đơn đều phải thể hiện rõ biển kiểm soát, phương tiện vận tải, hành trình (từ điểm đi – điểm đến).
Như vậy, các đơn vị vận tải cần lưu ý mỗi hóa đơn vận tải phải thể hiện biển kiểm soát và hành trình.
Nếu bạn đang còn vấn đề vướng mắc hoặc cần hỗ trợ dịch vụ. Bạn đọc vui lòng liên hệ Thuận Việt qua số Hotline/Zalo: 0392 616 085 để được hỗ trợ nhanh nhất.
II. 8 Điểm đổi mới về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ sau 01/06/2025
Ngày 28/3/2025 Cục Thuế ban hành Công văn 348/CT-CS giới thiệu nội dung mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Căn cứ Mục 1.2 Công văn 348/CT-CS do Cục Thuế ban hành ngày 28/03/2025. Nội dung mới tại Nghị Định 70/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
a) NGUYÊN TẮC LẬP, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ
04 điểm mới về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ bắt đầu từ 01/6/2025, như sau:
“(i) Bổ sung các trường hợp người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua bao gồm “các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19”.
(ii) Bổ sung quy định: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để thực hiện các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ như: Chương trình khách hàng thường xuyên, chương trình tham gia dự thưởng, chương trình hóa đơn may mắn. Đối với biện pháp khuyến khích người tiêu dùng là cá nhân lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức người tiêu dùng do cơ quan thuế thực hiện, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện nội dung này từ nguồn ngân sách nhà nước được đảm bảo hàng năm để hiện đại hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
(iii) Sửa đổi, bổ sung người bán (bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử.
Hiện hành: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP chỉ quy định người bán là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn và Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán.
(iv) Bổ sung quy định tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng điện tử để thuận lợi cho người mua hàng hóa, dịch vụ và thuận lợi trong việc triển khai chuyển đổi số.”.
Điểm đổi mới về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ sau 01/06/2025
b) THAY ĐỔI VỀ THỜI ĐIỂM KÝ SỐ
Nghị định mới có quy định về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn mới này trong thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc trong trường hợp thời điểm gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Sự thay đổi này sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của nhiều doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu mới này, thì các doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị về cơ sở vật chất hay hệ thống xuất HDĐT tự động. Ngoài ra, doanh nghiệp cung cần bố trí đủ nguồn nhân lực để đảm nhiệm việc ký số hóa đơn được thực hiện đúng thời hạn.
c) THAY ĐỔI VỀ YÊU CẦU THÔNG TIN TRÊN HÓA ĐƠN
-
Thông tin người mua:
-
Chỉ cần thể hiện khi người mua chủ động cung cấp, giúp giảm gánh nặng cho bên bán.
-
-
Mặt hàng dịch vụ ăn uống:
-
Bắt buộc ghi rõ từng chủng loại mặt hàng trên hóa đơn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần điều chỉnh hoặc nâng cấp hệ thống sao cho phù hợp.
-
-
Dịch vụ vận tải:
-
Phải ghi chi tiết biển số xe, hành trình, thông tin hàng hóa, người gửi.
-
Đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng số hoặc thương mại điện tử, phục vụ cho công tác quản lý thuế và dữ liệu lớn. Phải phân bổ đúng thông tin như: Tên hàng hóa, tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.
- Quy định này giúp cơ quan thuế quản lý cả người bán và người mua dịch vụ vận tải thuận lợi. Đồng thời, tạo cơ sở dữ liệu lớn cho việc quản lý hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử.
- Doanh nghiệp vận tải cần điều chỉnh năng cấp hệ thống và trao đổi lại với khách hàng để có thể thuận tiện cho viên cung cấp thông tin đầy đủ.
-
d) HÓA ĐƠN TRONG CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI
Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn tổng hợp cho hàng hóa, dịch vụ khuyến mại nếu chương trình đã đăng ký theo đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên:
-
Không áp dụng cho các trường hợp cho, biếu, tặng thông thường.
-
Nếu muốn áp dụng hóa đơn tổng hợp cho các hoạt động này, phải đảm bảo rằng đây là một phần của chương trình khuyến mại hợp pháp, kèm theo chứng từ chứng minh rõ ràng.
e) HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ
Loại hóa đơn này có điều kiện sử dụng riêng biệt. Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn chi tiết trong các thông tư sắp tới. Do đó, doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn này cần chủ động chuẩn bị và nghiên cứu để áp dụng khi có hiệu lực, vốn sẽ được hướng dẫn cụ thể trong thời gian tới.
f) MỞ RỘNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỪ MÁY TÍNH TIỀN
Trong nghị định quy định lần này, các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và xuất hóa đơn theo từng giao dịch phát sinh.
Đối tượng bắt buộc áp dụng:
-
Hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
-
Doanh nghiệp kinh doanh trực tiếp với người tiêu dùng trong các lĩnh vực: bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí, chiếu phim, v.v.
Nguyên tắc sử dụng:
-
Hóa đơn in ra phải kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
-
Không bắt buộc có chữ ký số.
-
Hóa đơn vẫn được công nhận là chi phí hợp lệ khi xác định thuế.
Thông tin trên hóa đơn bao gồm:
-
Tên, mã số thuế người bán;
-
Thông tin người mua (nếu yêu cầu);
-
Thông tin hàng hóa, giá, thuế GTGT (nếu có);
-
Mã của cơ quan thuế hoặc mã QR để tra cứu.
Nếu tổ chức/cá nhân chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng để triển khai, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ và có kế hoạch chuyển đổi. Trường hợp không thực hiện theo thông báo sẽ bị xử lý vi phạm.
g) Quy trình xử lý sai sót hóa đơn
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót:
• Hóa đơn sửa đổi và thay thế:
o Nếu người bán lập sai thông tin người mua, tên hàng, đơn giá hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn cho cùng một người mua trong cùng tháng, họ có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, kèm theo bảng kê các hóa đơn điện tử bị sai.
o Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc hộ kinh doanh, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Nếu người mua là cá nhân, người bán cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có). Văn bản thỏa thuận cần được người bán lưu giữ.
o Các hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh này sẽ được kê khai vào kỳ phát sinh của các hóa đơn bị điều chỉnh hoặc thay thế.
• Hóa đơn trả lại hàng:
o Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi có thỏa thuận khác giữa hai bên hoặc trong các trường hợp sau:
– Đối với hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu hoặc sử dụng và người mua sử dụng hóa đơn điện tử, người mua sẽ lập hóa đơn trả hàng.
– Đối với các trường hợp hoàn phí, giảm giá, giảm phí hoa hồng môi giới bảo hiểm, dịch vụ viễn thông hoặc kinh doanh bất động sản, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh.
o Các hóa đơn này sẽ được người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
• Xử lý một số trường hợp đặc biệt:
o Nếu giá trị hoặc khối lượng hàng hóa, dịch vụ bị điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước, người bán sẽ lập hóa đơn mới phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ghi số dương nếu tăng, số âm nếu giảm).
o Đối với chiết khấu thương mại, thông tin có thể được thể hiện trên hóa đơn bán hàng lần cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
o Các hóa đơn này sẽ được người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
• Nguyên tắc bổ sung:
o Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng vẫn còn sai sót, quy trình xử lý sẽ tương tự như lần điều chỉnh trước.
o Nếu hóa đơn sai sót về ký hiệu, mẫu số hoặc số hóa đơn, chỉ được sử dụng hóa đơn điều chỉnh.
• Nội dung hóa đơn điều chỉnh:
o Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh sẽ được ghi số dương nếu điều chỉnh tăng, số âm nếu điều chỉnh giảm, phản ánh đúng thực tế điều chỉnh.
Các quy định mới về hóa đơn thay thế và điều chỉnh này, sẽ bao gồm trách nhiệm lập hóa đơn và thời điểm kê khai, đã được điều chỉnh phù hợp với thực tế, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho cả người bán và người mua.
Việc yêu cầu người bán lập và lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn, có sự xác nhận của người mua và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi cần thiết. Thay vì chỉ lập biên bản khi có sự thống nhất giữa hai bên như trước đây. Điều này sẽ tăng cường quản lý hóa đơn, hạn chế tình trạng người bán tự ý điều chỉnh hoặc tự thay thế hóa đơn mà không được sự đồng ý của người mua.
h) THAY ĐỔI THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN
Về thời điể xuất hóa đơn đã có một sổ thay đổi đáng chú ý. Xem chi tiết về thay đổi thời điểm xuất hóa đơn tại đây!
Bảo quản và lưu trữ chứng từ ĐÚNG CÁCH?
III. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ ĐÚNG quy định như thế nào?
Tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ có nội dung, như sau:
* Thời gian lưu trữ hóa đơn, chứng từ:
Theo Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Hóa đơn giấy: cũng lưu trong 10 năm (theo quy định tại Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế).
- Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Lời khuyên từ Thuận Việt: Phải có các biện pháp dự phòng, sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
=> Doanh nghiệp cần có phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, có mã số định danh, và được bảo mật.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
– Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
– Đối với hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Trên đây là một số thông tin về hóa đơn vận tải phải thể hiện biển kiểm soát và hành trình được áp dụng từ 1/6/2025 và những đổi mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và bổ sung một số điểm a khoản 6 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
*Bài viết liên quan:
